Overstappen en gegevenslocatie

Deze pagina hoort bij artikel 6 en 6a van onze algemene voorwaarden en bij de abonnementsovereenkomst. Zij geeft de informatie die artikel 26, 28 en 29 van de Dataverordening (Verordening (EU) 2023/2854) voorschrijven. Wijkt deze pagina af van de overeenkomst die je met ons hebt gesloten, dan geldt de overeenkomst.

Overstappen of stoppen

• Looptijd en opzeggen. Een abonnement heeft een eerste looptijd van twaalf maanden en wordt daarna telkens stilzwijgend met twaalf maanden verlengd. Opzeggen kan schriftelijk, ook per e-mail aan sales@aureadesk.com, tegen het einde van de lopende looptijd met een opzegtermijn van twee maanden; wij herinneren je drie maanden vóór elke einddatum per e-mail (algemene voorwaarden, artikel 6). Een opzegging geldt tegelijk als kennisgeving dat je wilt overstappen of stoppen.
• Overstappen kan op elk moment. Je kunt ons op elk moment schriftelijk meedelen dat je wilt overstappen naar een andere dienst of naar eigen infrastructuur, of dat je je gegevens wilt laten wissen. Tussen die mededeling en het begin van de overstap zitten ten hoogste twee maanden. Daarna volgt, als je daarom in je mededeling of uiterlijk een maand voor het einde van die termijn schriftelijk vraagt, een overgangsperiode van dertig kalenderdagen waarin de dienst beschikbaar blijft tegen de gewone vergoeding naar rato en wij redelijke medewerking verlenen. Is dertig dagen om technische redenen niet haalbaar, dan melden wij dat binnen veertien werkdagen, met de reden en een alternatieve periode van ten hoogste zeven maanden. Je kunt de overgangsperiode een keer verlengen (artikel 6a.1 en 6a.2).
• Ophalen en verwijderen. Na de einddatum of de overgangsperiode blijven de exporteerbare gegevens nog dertig kalenderdagen kosteloos op verzoek beschikbaar. Vraag je in die periode schriftelijk om een bestandsexport, dan leveren wij die binnen tien werkdagen; die termijn wordt verlengd met de duur van een vooraf aangekondigde afwezigheid, tot ten hoogste dertig kalenderdagen na het verzoek (artikel 6a.11). Daarna verwijderen wij de omgeving: binnen dertig dagen na afloop van de ophaalperiode, of eerder zodra je schriftelijk bevestigt dat je alles hebt opgehaald. Is een export geleverd, dan blijft de omgeving nog dertig kalenderdagen bewaard, zodat je de export kunt controleren en wij een onvolledige export kunnen aanvullen, en verwijderen wij haar binnen vijf werkdagen daarna. Je ontvangt een schriftelijke bevestiging van de verwijdering (verwerkersovereenkomst, artikel 12.4).
• Back-ups. De infrastructuurback-up van onze hostingpartij draait op een vast rotatieschema en is uiterlijk vijf weken na de verwijdering overschreven. Wij gebruiken die back-up na het einde van de overeenkomst niet om je gegevens te herstellen.
• Demo-omgeving. De demo-omgeving is een gedeelde omgeving met voorbeeldgegevens om AureaDesk te bekijken; de regels over overstappen gelden daar niet (artikel 6b).

Wat het kost

• Standaardtarieven: Standaard 500 euro en Pro 700 euro per maand, Enterprise 1.300 euro per maand, de module Reserveringenbeheer 50 euro per maand en de module Operationeel beheer 90 euro per maand (vanaf Pro), alles exclusief btw. Wie een jaar vooruit betaalt, krijgt 5% korting. Aansluiten is kosteloos. De actuele tarieven staan bij Prijzen.
• Overstapkosten: geen. Ook de bestandsexport is kosteloos: een levering en zo nodig een aanvulling (artikel 6a.10).
• Vergoeding bij voortijdige beëindiging: eindigt de overeenkomst door een overstap of een verzoek om wissen vóór het einde van de lopende looptijd van twaalf maanden, dan blijft de vergoeding over de resterende maanden van die looptijd verschuldigd. Dat is de enige vergoeding bij voortijdige beëindiging (artikel 6.3 en 6a.6). Eindigt de overeenkomst binnen een vooruitbetaald jaar op grond van een tussentijds opzegrecht, dan betalen wij het vooruitbetaalde bedrag over de resterende volle kalendermaanden terug, verminderd met de korting over de wel afgenomen maanden (artikel 6.4).

Wat je meeneemt en in welk formaat

• Rapportages: PDF, Word (.docx) en PowerPoint (.pptx), in elk pakket. Je maakt ze zelf tijdens de looptijd, via het menu Rapportage, met de periode en de filters die op dat moment zijn gekozen. PDF, Word en PowerPoint bevatten kerncijfers en grafieken van de gekozen tabbladen. In Word en PowerPoint staan geen rijen en niet elke kaart van het scherm. Onder meer matrixkaarten, analysekaarten en de kaarten per persoon ontbreken, behalve Workload per behandelaar in Pro en Enterprise, met namen, als de instelling Cijfers per behandelaar aanstaat. Een beheerder kan deze instelling aan- of uitzetten. De rapportages zijn niet bedoeld als volledige lijst van meldingen, wijzigingen, wijzigingsactiviteiten, assets of operationele activiteiten. Die gegevens staan in je eigen TOPdesk-omgeving. Een account met een beperking tot behandelaarsgroepen exporteert alleen wat het mag zien.
• Auditlogboek: CSV (puntkomma als scheidingsteken, UTF-8) of JSON, door je eigen beheerder te exporteren via Beheer.
• Bestandsexport op schriftelijk verzoek, binnen tien werkdagen: wat AureaDesk zelf over jouw omgeving heeft opgebouwd en wat niet in TOPdesk staat, als CSV en JSON: de route- en statustijdlijnen van wijzigingen, wijzigingsactiviteiten en operationele activiteiten (die van meldingen komen uit de rapportagekoppeling van TOPdesk; AureaDesk bewaart ze niet), vastgelegde functie- en afdelingswijzigingen van behandelaren, de dagelijkse werkvoorraad-momentopnamen, de dagelijkse kerncijfers per behandelaarsgroep, de maandtotalen van klanttevredenheidsbeoordelingen per behandelaarsgroep, de eerste-waarnemingsdata van assets, de gebruikersaccounts (zonder wachtwoorden en zonder tweestapsgeheimen), opgeslagen filtersets, KPI-doelen, signalen (zonder geheime webhook-adressen), geplande rapportages met hun ontvangers, wallboard-aanmeldingen (zonder het token), de overige instellingen van de omgeving waaronder de domeinenlijst, die van de automatische e-mailberichten en de bewaartermijn van het auditlogboek, de afgevinkte controle-items, de inloggeschiedenis van de laatste negentig dagen en, als je dat wilt, het volledige auditlogboek. De bestandsnamen en veldnamen staan in het register hieronder; bij de export zit een bestand LEESMIJ.txt dat elk veld beschrijft. Wij dragen de export versleuteld over aan het aanspreekpunt van je organisatie.
• Wat je niet krijgt: een kopie van de databasebestanden zelf (die bevatten versleutelde sleutels en accountgeheimen), versleutelingssleutels, wachtwoorden, tweestapsgeheimen, de TOPdesk-koppelgegevens en de programmatuur, configuratie en sjablonen van AureaDesk. Je TOPdesk-gegevens leveren wij niet als aparte kopie: die staan in je eigen TOPdesk-omgeving; AureaDesk leest ze en schrijft niets terug.
• Beperkingen: AureaDesk heeft geen eigen programmeerkoppeling (API) voor klanten; gegevens worden via bestanden geëxporteerd. Voor dashboards van dit type bestaat geen gangbare open interoperabiliteitsspecificatie. Daarom gebruiken wij gangbare bestandsformaten: CSV en JSON (machineleesbaar) voor de bestandsexport en het auditlogboek, en PDF, Word (.docx) en PowerPoint (.pptx) voor rapportages.Exporteren vanuit het dashboard is mogelijk zolang de omgeving actief is en de koppeling met TOPdesk werkt. Als een Word- of PowerPoint-bestand een technische bovengrens bereikt, wordt dit in het bestand vermeld. Is de export te groot om te worden aangemaakt, dan wordt deze geweigerd. Kies in dat geval minder tabbladen of een kortere periode.

Register van gegevensstructuren

Bijgewerkt bij elke release die een van deze structuren wijzigt. Versie van 9 oktober 2026. Tijdstippen staan in ISO 8601-notatie, in UTC. De bestandsexport bestaat uit twintig gegevenssoorten, elk als .csv en als .json met dezelfde regels en dezelfde veldnamen, en een bestand LEESMIJ.txt dat elk veld beschrijft. CSV: puntkomma als scheidingsteken, UTF-8 met BOM, kolomnamen op de eerste regel; een veld dat met =, +, - of @ begint krijgt een apostrof ervoor, tenzij het een getal is. JSON: een lijst van objecten, UTF-8 zonder BOM. 1 en 0 betekenen aan en uit.

De bestands- en kolomnamen in deze export (zoals behandelgroepgeschiedenis, behandelgroep en behandelgroep_beperking) zijn technische namen en volgen de schermterm behandelaarsgroep bewust niet, zodat het exportformaat gelijk blijft; in de uitleg per veld staat de schermterm.

• Auditlogboek, download door je eigen beheerder (auditlog-<omgeving>-<datum>-<tijd>.csv of .json; CSV met puntkomma, UTF-8 met BOM): tijdstip_utc (tijdstip in UTC), gebruiker (e-mailadres van de handelende gebruiker), actie (vaste actiecode), omschrijving (omschrijving van de actie in de gekozen taal), detail (toelichting), ip (IP-adres).
• Rapportage-export (dashboard-export-<datum>.docx, .pptx, en PDF via de afdrukfunctie van de browser): met de periode en de filters die bij het exporteren zijn gekozen. PDF, Word en PowerPoint bevatten kerncijfers en grafieken van de gekozen tabbladen. Word en PowerPoint bevatten geen rijen en geen kaarten per persoon, behalve Workload per behandelaar in Pro en Enterprise, met namen, als de instelling Cijfers per behandelaar aanstaat. Een beheerder kan deze instelling aan- of uitzetten.
• behandelgroepgeschiedenis (.csv en .json), route langs behandelaarsgroepen: id, soort_record (incident, change, operationalActivity of changeActivity), topdesk_id (kenmerk van het record in TOPdesk), behandelgroep (naam, ontsleuteld), van en tot (tijdstip; tot leeg als het record nog bij die behandelaarsgroep ligt).
• statusgeschiedenis: id, soort_record, topdesk_id, status, on_hold (0 of 1), behandelaar (naam, ontsleuteld), van, tot, afgesloten (0 of 1).
• AureaDesk houdt de route en de statustijdlijn van meldingen niet zelf bij; die komen uit de rapportagekoppeling van TOPdesk en staan alleen in het werkgeheugen. In behandelgroepgeschiedenis en statusgeschiedenis staan daarom geen meldingen.
• functie_en_afdelingswijzigingen, functie- en afdelingswijzigingen van behandelaren: id, person_id (kenmerk in TOPdesk), veld (functie of afdeling), oude_waarde, nieuwe_waarde (beide ontsleuteld), gedetecteerd_op. functie_en_afdeling_huidig, de laatst bekende stand: person_id, functie, afdeling.
• werkvoorraadmomentopnames, dagelijkse werkvoorraad: date, open, over_7d, over_30d, sla_breached (aantallen meldingen).
• kerncijfers_per_dag, per dag per behandelaarsgroep, alleen aantallen en gemiddelden: date, behandelgroep (naam, of Samengevoegd voor te kleine behandelaarsgroepen), open, nieuw, gesloten, sla_pct, doorlooptijd_gem_uren, doorlooptijd_mediaan_uren, doorlooptijd_p90_uren, heropend.
• klanttevredenheid_per_maand, per maand per behandelaarsgroep per sterwaarde: maand, behandelgroep, ster, aantal, afgesloten (aantal afgemelde meldingen in die maand).
• assets_eerste_waarneming: asset_id, eerste_waarneming.
• gebruikersaccounts: id, e_mailadres, voornaam, achternaam, rol, taal, thema, behandelgroep_beperking (behandelaarsgroepen waartoe het account is beperkt), geblokkeerd, aangemaakt_op, laatst_ingelogd_op, laatst_gezien_op, tweestapsverificatie_aan (1 of 0). Niet in de export: wachtwoordgegevens, tweestapsgeheimen en hersteltokens.
• inloggeschiedenis, laatste negentig dagen: id, user_id, e_mailadres, tijdstip_utc, ip.
• filtersets: id, user_id, naam, filterstand (de filterkeuzes als JSON), aangemaakt_op.
• signalen: id, user_id, kerncijfer, drempel, aan_adres, actief, laatst_gewaarschuwd_op, aangemaakt_op, webhook_ingesteld (1 of 0), webhook_host (alleen de hostnaam). Het volledige webhook-adres is een geheim en zit niet in de export.
• geplande_rapportages: id, user_id, formaat, tabbladen, frequentie, ontvangers, behandelgroepen, behandelaren, actief, laatst_verzonden_op, aangemaakt_op.
• wallboard_aanmeldingen: id, naam, behandelgroep_beperking, aangemaakt_door, aangemaakt_op, geldig_tot, ingetrokken_op, laatst_gebruikt_op, namen_van_behandelaren_tonen (1 of 0). Het token en de hash ervan zitten niet in de export.
• kpi_doelen: doel, waarde, eenheid, richting, uitleg.
• instellingen, de overige instellingen van de omgeving, een regel per instelling, waaronder reportRecipientDomains (de domeinenlijst): instelling, waarde, uitleg. Geheimen zitten niet in de export.
• mailberichten, instellingen van de automatische e-mailberichten: actie, aan (1 of 0), aan_adres, onderwerp, bericht.
• bewaartermijn_auditlogboek: instelling, waarde (dagen), bron (ingesteld of standaard), standaard, minimaal, maximaal.
• afgevinkte_controle_items: soort_controle (functie_afdeling, idle_account of kb_stale), afgevinkt_item.
• auditlogboek, het volledige logboek in de bestandsexport: tijdstip_utc, gebruiker, actie, omschrijving, omschrijving_en, omschrijving_de, omschrijving_fr, detail, ip, id.

Waar de gegevens staan en onder welk recht

• AureaDesk draait op servers van TransIP B.V. in Nederland. Alle klantomgevingen, de dagelijkse databaseback-ups, de infrastructuurback-ups, de licentieserver en de e-mailrelay van de dienst staan daar. De infrastructuur en de daarop opgeslagen gegevens vallen onder Nederlands recht en het recht van de Europese Unie. Voor hosting, opslag, back-up en e-mail van de dienst gebruiken wij uitsluitend aanbieders die in Nederland zijn gevestigd. Het beheer voert VCITC zelf uit, vanuit Nederland.
• Maatregelen tegen toegang door overheden van buiten de Europese Unie: geen hosting, opslag of back-up buiten Nederland; de volledige database van elke klantomgeving staat versleuteld opgeslagen, met een eigen sleutel per omgeving; elke klant heeft een eigen installatie en een eigen database; toegang tot de server hebben alleen onze beheerders en eventuele door ons schriftelijk gemachtigde, tot geheimhouding verplichte personen, ieder met een persoonlijke SSH-sleutel, en, voor de onderliggende infrastructuur, TransIP B.V. Een verzoek van een rechter of autoriteit van buiten de Europese Unie voeren wij alleen uit als een internationale overeenkomst of Nederlands recht of Unierecht daartoe verplicht. Wij verstrekken dan niet meer dan strikt nodig en melden het verzoek vooraf aan de klant, tenzij de wet dat verbiedt (artikel 32 Dataverordening; voor persoonsgegevens artikel 48 AVG).
• Deze vermelding is opgenomen op grond van artikel 28 van Verordening (EU) 2023/2854 en wordt in onze overeenkomsten genoemd (algemene voorwaarden, artikel 6a.8; verwerkersovereenkomst, artikel 3.1).