Alle belangrijke TOPdesk-inzichten bij elkaar
AureaDesk brengt data uit Meldingenbeheer, Wijzigingsbeheer, Operationeel beheer, Asset Management, Reserveringenbeheer en Behandelaarslicenties samen in een overzichtelijk dashboard. Workload combineert gegevens uit meerdere modules tot een totaalbeeld, en het Wallboard zet de belangrijkste cijfers van vandaag op een groot scherm voor het team. Op dit moment telt AureaDesk negen weergaven.
Alle namen en cijfers in de schermafbeeldingen zijn fictief en dienen uitsluitend ter illustratie.
- Drie lagen per tabblad: Samenvatting, Analyse en Lijst.
- Zoeken en sorteren: elke tabel sorteert per kolom, heeft een zoekveld en toont 12, 25 of 50 rijen per pagina.
- Trendlijn en gemiddelde in grafieken per periode, en elke grafiek ook als tabel.
- Opvallende veranderingen: pieken en dalen buiten de normale bandbreedte van de eigen eerdere cijfers, per tabblad en kort op het Overzicht.
Overzicht
Zie de kerncijfers voor open meldingen, SLA-naleving, doorlooptijd en klanttevredenheid bij elkaar.
Zie wat aandacht vraagt
Bovenaan het Overzicht staan de open majors en de losse open P1-meldingen van de gekozen behandelaarsgroepen en vestigingen, los van het periodefilter.
- Per major: hoe lang hij open staat, de streefdatum, het aantal gekoppelde meldingen en getroffen vestigingen in je selectie, en of hij op het portaal is gepubliceerd
- Afrondcontrole: toont een herstelde major waaraan nog open meldingen hangen, en omgekeerd
- Doorklikken: vanuit elke regel open je de melding in TOPdesk
Het dashboard vertelt wat opvalt
AureaDesk vergelijkt de cijfers binnen je selectie automatisch met de vorige periode en je ingestelde doelen. Opvallende ontwikkelingen en urgente zaken verschijnen bovenaan de weergave Overzicht, zodat je weet waar je kunt bijsturen.
- Signalen: een major incident dat nog open staat, meldingen die bijna hun SLA missen, een instroom die hoger ligt dan gebruikelijk voor die weekdag, een gedaalde SLA-naleving of de oudste nog openstaande melding; en net zo voor wijzigingen (eenvoudig en uitgebreid), wijzigingsactiviteiten en, met de module Operationeel beheer, operationele activiteiten: noodwijzigingen, een opvallende toe- of afname, activiteiten over hun geplande einddatum en de oudste open wijziging. Berekend op je eigen cijfers, met vaste regels. Dezelfde signalen staan bovenaan de periodieke rapportagemail.
Workload
Zie hoeveel werk er ligt, hoe het is verdeeld en waar de werkvoorraad groeit.
De weergave Workload brengt meldingen, wijzigingen en wijzigingsactiviteiten samen; met de module Operationeel beheer tellen ook operationele activiteiten mee. Eenvoudige en uitgebreide wijzigingen worden apart weergegeven, zodat je ook de samenstelling van het werk ziet. Bekijk per behandelaarsgroep en behandelaar hoeveel werk binnenkomt, wordt opgepakt en wordt afgerond.
Onderbouw hoeveel capaciteit je team nodig heeft
Groeit de werkvoorraad terwijl de bezetting gelijk blijft? Of is er ruimte om het werk anders te verdelen? De weergave Workload helpt je ontwikkelingen te herkennen en capaciteitskeuzes te onderbouwen.
- Bekijk eenvoudige en uitgebreide wijzigingen afzonderlijk.
- Vergelijk de hoeveelheid werk per behandelaarsgroep en per behandelaar, met het aantal actieve behandelaren erbij; een beheerder kan de cijfers per behandelaar uitzetten.
- Bekijk trends en een vooruitblik voor de korte termijn.
- Workload per behandelaarsgroep: per behandelaarsgroep een staaf met binnengekomen, opgepakt en afgerond, als aantallen of in procent, met de markering Meer dan gemiddeld nog niet opgepakt.
- Verwachte workload, Opvallende veranderingen in Totaal workload en de regelkaart per week.
Zo voer je het gesprek over werkverdeling en bezetting op basis van je eigen TOPdesk-gegevens. De aantallen en soorten werkzaamheden geven daarbij context: niet iedere taak vraagt evenveel tijd.
Wallboard
Het Wallboard toont de werkdag op een groot scherm voor het hele team.
Het Wallboard toont wat vandaag binnenkomt, wordt opgepakt en wordt afgerond. Daarnaast zie je in Pro en Enterprise de werkverdeling per behandelaarsgroep en, als de beheerder dit inschakelt, per behandelaar.
Nieuwe meldingen, wijzigingen en activiteiten verschijnen als notificatie nadat AureaDesk ze uit TOPdesk heeft opgehaald, met hun prioriteit en type. De schermvullende weergave past zich automatisch aan het beschikbare schermformaat aan.
Houd samen zicht op de voortgang van vandaag
Het Wallboard is ontworpen voor een groot scherm in de teamruimte. Grote cijfers en duidelijke overzichten maken zichtbaar waar het werk doorstroomt en waar aandacht nodig is.
Je opent het Wallboard via het menu Weergave. De inhoud past automatisch op het scherm, van een kantoormonitor tot een 4K-televisie. Met de knop Rotatie laat je de tabellen met recente meldingen, wijzigingen en wijzigingsactiviteiten automatisch doorbladeren.
Binnengekomen, opgepakt en afgerond
Volg de doorstroom van vandaag aan de hand van aantallen en percentages. Zo is te zien hoeveel werk binnenkomt, hoeveel is opgepakt en hoeveel is afgerond.
Werkverdeling per behandelaarsgroep en behandelaar (Pro en Enterprise)
Bekijk de werkzaamheden per behandelaarsgroep, uitgesplitst naar type. Eenvoudige en uitgebreide wijzigingen worden afzonderlijk getoond. Daaronder staan de meest recente meldingen, wijzigingen en wijzigingsactiviteiten.
Bij gebruik van een wallboard-link staan namen en cijfers per behandelaar standaard uit. De beheerder kan deze per link inschakelen.
Nieuwe werkzaamheden in beeld
Nieuwe meldingen, wijzigingen en activiteiten verschijnen rechtsboven op het scherm. Er zijn maximaal zes notificaties tegelijk zichtbaar en ze verdwijnen automatisch, zodat het overzicht behouden blijft.
Ook op je eigen scherm
Kies in het dashboard de periode Vandaag om de cijfers vanaf middernacht te bekijken. Filter vervolgens op je eigen naam om te zien welk werk vandaag aan jou is toegewezen.
Een gedeeld overzicht voor je team
Met het Wallboard kijkt iedereen naar dezelfde actuele cijfers. Je ziet samen waar het werk oploopt en waar ondersteuning nodig is, zodat je gedurende de dag kunt bijsturen.
Wil je dit binnen je team gebruiken? Deel deze pagina met je teamleider of vraag samen een gratis demo aan.
Meldingenbeheer
Krijg grip op openstaande meldingen, prestaties en de verwachte hoeveelheid werk.
Filter op soort melding, categorie, status, prioriteit, impact, urgentie, soort binnenkomst, klanttevredenheid, lijn, behandelaarsgroep, behandelaar of vestiging. De kerncijfers passen zich automatisch aan je selectie aan. Je ziet onder meer openstaande meldingen, SLA-overschrijdingen, responstijden, doorlooptijden, heropeningen, geregistreerde tijd en major incidents. Heropeningen vragen de rapportagekoppeling van TOPdesk.
Bekijk daarnaast de verwachte aantallen voor de komende 7, 30 en 90 dagen; bij Enterprise ook voor 6 maanden.
Met de kruistabel vergelijk je twee velden naar keuze op aantal, gemiddelde doorlooptijd of SLA-naleving. Vanuit het detailvenster open je de bijbehorende kaart rechtstreeks in TOPdesk.
- Prioriteitenmatrix klanttevredenheid: per behandelaarsgroep of categorie het aantal beoordelingen tegen de gemiddelde beoordeling, in vier kwadranten. In elk pakket, als klanttevredenheid aan staat.
- Regelkaart per week (Pro en Enterprise): een kerncijfer per week met middenlijn en regelgrenzen; een week buiten de grenzen krijgt een rode stip.
- Verwacht klaar (Pro en Enterprise): in de SLA-horizon en het detailvenster een verwachting van het moment van afronden; een verwachting, geen belofte.
AureaDesk berekent de vooruitblik met historische gegevens uit je TOPdesk-omgeving. Daarvoor kijkt AureaDesk naar eerdere perioden van gelijke lengte.
De uitkomst geeft een indicatie van wat je kunt verwachten op basis van eerdere perioden. Werkelijke aantallen kunnen daarvan afwijken. De vooruitblik verschijnt als er genoeg geschiedenis is opgebouwd.
- KPI-doelen (Pro en Enterprise): stel een streefwaarde in voor SLA-naleving, doorlooptijd, responstijd, open meldingen en heropeningen. Elke tegel laat zien of het doel gehaald is, en de grafiek SLA-naleving tekent jouw doellijn.
- Werkvoorraad-ontwikkeling: dag voor dag hoeveel meldingen open stonden, hoeveel daarvan langer dan 7 en 30 dagen, en hoeveel met verlopen SLA. De TOPdesk-API geeft alleen de huidige stand; AureaDesk legt die dagelijks vast.
- Heatmap: per weekdag en uur wanneer de meeste meldingen binnenkomen, voor bezetting en piekmomenten.
- Signalen in Teams of Slack (Pro en Enterprise): een drempel die je zelf instelt komt niet alleen per e-mail, maar ook in het kanaal van het team.
Signalen, de analysekaarten (heatmap, werkvoorraad-ontwikkeling, verouderingsmatrix, instroom en uitstroom, Pareto van oorzaken, kerncijfers over tijd, klanttevredenheid in detail en, met de module Operationeel beheer, nalevingsmatrix), signalen per e-mail op kerncijfers van Meldingenbeheer, de kruistabel met zelfgekozen waarde (aantal, doorlooptijd, SLA) en het delen van een weergave via een link zitten in Standaard, Pro en Enterprise. KPI-doelen, signalen in Teams of Slack en signalen met meer voorwaarden, ook buiten Meldingenbeheer, zitten in Pro en Enterprise. Heropeningen, responstijd, de kruistabel met aantallen, een e-mailsignaal bij SLA-risico, export naar Word en PowerPoint en Openen in TOPdesk zitten in elk pakket. De kaarten in deze laag worden doorlopend aangevuld en kunnen van vorm veranderen.
Inzicht in doorlooptijd en overdrachten
AureaDesk brengt het verloop van meldingen en wijzigingen samen. Bij meldingen vraagt dit de rapportagekoppeling van TOPdesk. Je ziet in een oogopslag welke route ze langs behandelaarsgroepen hebben afgelegd en hoelang ze bij elke behandelaarsgroep hebben gestaan. AureaDesk toont bij welke behandelaarsgroep een melding of wijziging staat en stond, en houdt dat actueel.
- Behandelaarsgroepwissels van wijzigingen worden vastgelegd vanaf het moment van koppelen; die van meldingen komen uit de rapportagekoppeling van TOPdesk
- Wachttijd per behandelaarsgroep, in uren of dagen
- Zichtbaar in het detailvenster van elke melding en wijziging
Wijzigingsbeheer
Zie wat er verandert, waar wijzigingen zich bevinden en waar vertraging ontstaat.
Wijzigingen en bijbehorende wijzigingsactiviteiten worden samengebracht in een weergave. Bekijk hoeveel wijzigingen lopen, in welke fase ze zich bevinden en waar de doorlooptijd oploopt. Ook hier hoort dezelfde vooruitblik bij, tot 90 dagen (Enterprise: tot 6 maanden).
- Waar gaat het mis (Pro en Enterprise): per categorie of behandelaarsgroep het aandeel in alle wijzigingen naast het aandeel in geannuleerde wijzigingen en noodwijzigingen; voor wijzigingsactiviteiten Waar lopen activiteiten uit.
- Verwachte doorlooptijd per fase en verwachte resterende doorlooptijd (Pro en Enterprise): een verwachting per fase van uitgebreide wijzigingen en voor open wijzigingsactiviteiten; geen belofte.
- Wijzigingen op tijd uitgevoerd: per maand de afgesloten wijzigingen die op of voor de geplande implementatiedatum zijn uitgevoerd, en die erna.
- Opvallende veranderingen op de planning: pieken, dalen en verschuivingen in de geplande wijzigingsactiviteiten per week.
Asset Management
Ontdek welke assets vaak betrokken zijn bij meldingen en wijzigingen.
Bekijk per asset hoeveel meldingen en wijzigingen eraan zijn gekoppeld, inclusief meldingen met prioriteit P1 en P2. De tijdlijn laat zien wanneer meldingen zijn gemeld en wijzigingen zijn uitgevoerd. Zo kun je bijvoorbeeld onderzoeken of storingen kort na een wijziging zijn ontstaan.
Deze inzichten helpen je bepalen welke assets nader onderzoek, onderhoud of vervanging nodig hebben.
Herken terugkerende storingen en mogelijke verbanden met wijzigingen
AureaDesk brengt gekoppelde meldingen en wijzigingen per asset samen. Je ziet hoe vaak een asset bij meldingen betrokken is, welke prioriteit die meldingen hebben en welke wijzigingen rond dezelfde periode zijn uitgevoerd.
- Meldingen en wijzigingen per asset: bekijk de aantallen in een overzicht, op volgorde van het aantal meldingen.
- Tijdlijn per asset: open alle gekoppelde meldingen en wijzigingen van nieuw naar oud en klik door naar elke melding en wijziging.
- P1- en P2-meldingen: zie welke assets het vaakst betrokken zijn bij meldingen met een hoge prioriteit.
- Toewijzing aan personen: bekijk aan wie assets zijn toegewezen, welke assets niet gekoppeld zijn en welke personen de meeste assets hebben.
- Ontwikkeling van Asset Management: volg per maand hoeveel assets er sinds de koppeling bij zijn gekomen en bekijk de verdeling naar type, status en locatie.
- Filterbare assetlijst: vind assets op basis van onder meer toegewezen persoon, vestiging, locatie en status.
- Storingsgraad per assettype en vestiging of locatie: meldingen per 100 middelen per jaar in een raster; geen cijfer onder 5 middelen.
- Trend per assettype: storingen per maand over de laatste 12 volle maanden, de snelste stijgers bovenaan.
- Meldingen en wijzigingen per asset en Assets met meeste P1/P2-meldingen volgen de gekozen periode en filters, ook in PDF, Word en PowerPoint.
Behandelaarslicentiebeheer
Krijg inzicht in het gebruik van betaalde behandelaarslicenties en controleer of toegangsrechten nog passen bij ieders werkzaamheden.
AureaDesk maakt inzichtelijk welke betaalde behandelaren de afgelopen 90 dagen geen activiteit hebben gehad en toont de bijbehorende rechtengroepen. Ook wijzigingen in functie of afdeling worden gesignaleerd, zodat gecontroleerd kan worden of accounts en rechten nog aansluiten bij de huidige rol.
Betaal alleen voor behandelaren die daadwerkelijk actief zijn
Voor iedere behandelaar met een betaalde TOPdesk-licentie worden licentiekosten gemaakt. Maar worden al deze accounts nog daadwerkelijk gebruikt? AureaDesk maakt inzichtelijk welke behandelaren de afgelopen 90 dagen geen activiteit hebben gehad op meldingen, wijzigingen en, met de module Operationeel beheer, operationele activiteiten.
Zo wordt snel zichtbaar waar mogelijk onnodige licentiekosten worden gemaakt en waar toegangsrechten aandacht verdienen.
- Betaalde behandelaren zonder recente activiteit: inclusief de rechtengroepen waaraan zij momenteel zijn gekoppeld.
- Gewijzigde functie of afdeling: signalering van behandelaren van wie de functie of afdeling is gewijzigd, zodat gecontroleerd kan worden of hun rechten en behandelaarsgroepen nog aansluiten bij hun huidige rol.
- Gecontroleerd afvinken: vink gecontroleerde accounts af, per account of met Alles gecontroleerd, zodat duidelijk is wat al is beoordeeld en je bij een volgende controle eenvoudig verder kunt.
- Ook in Word en PowerPoint, alleen met aantallen.
Met name wijzigingen in functie of afdeling verdienen aandacht. Bij een interne functiewijziging kunnen oude rechten blijven bestaan terwijl nieuwe rechten worden toegevoegd. Andersom kan een behandelaar juist ontbreken in de behandelaarsgroep waarin het huidige werk binnenkomt. In het eerste geval kunnen onnodige of ongewenste toegangsrechten ontstaan, wat relevant is voor beveiliging en audits. In het tweede geval kunnen meldingen of werkzaamheden niet bij de juiste behandelaar terechtkomen, met mogelijke gevolgen voor de doorlooptijd. AureaDesk helpt daarmee niet alleen om onnodige licentiekosten te signaleren, maar ook om de inrichting van behandelaren en toegangsrechten periodiek en onderbouwd te controleren.
Operationeel beheer
Zie welk gepland werk is afgerond en welke operationele activiteiten achterlopen.
Bekijk hoeveel operationele activiteiten binnen je selectie vallen, hoeveel er openstaan of zijn afgerond en welke hun geplande einddatum hebben overschreden.
De verdeling naar status, categorie en behandelaarsgroep laat zien waar aandacht nodig is. Grafieken tonen de ontwikkeling per periode. Met de module Operationeel beheer tellen operationele activiteiten ook mee in de weergave Workload, zodat je een completer beeld krijgt van het werk binnen je team.
- Verwachte operationele activiteiten in de Samenvatting en Opvallende veranderingen op de naleving per week.
Reserveringenbeheer
Alle reserveringen, conflicten en openstaande boekingen in een overzicht
Wanneer reserveringen toenemen, wordt het lastiger om snel te zien waar knelpunten ontstaan. Dubbele reserveringen, boekingen die over de geplande eindtijd heen lopen of aanvragen die blijven openstaan, vragen om tijdige opvolging.
Met de module Reserveringenbeheer brengt AureaDesk deze informatie samen in een overzicht, met dezelfde filters en werkwijze als binnen de rest van het platform.
- Reserveringen per periode, locatie en behandelaarsgroep: van vergaderruimtes tot apparatuur en andere reserveerbare faciliteiten.
- Reserveringsconflicten: herken overlappende boekingen voor dezelfde faciliteit en beoordeel waar actie nodig is.
- Reserveringen over tijd: signalering van reserveringen waarvan de geplande einddatum is verstreken maar die nog niet zijn afgerond.
- Verdeling naar reserveringsstatus: waaronder aangevraagd, gepland, afgewezen en geannuleerd, voor een duidelijk beeld van de actuele reserveringsstroom.
- Verwachte reserveringen in de Samenvatting.
Zo krijg je niet alleen inzicht in wat er wordt gereserveerd, maar ook waar actie nodig is. AureaDesk helpt knelpunten sneller te signaleren en geeft beheerders een centraal overzicht voor de dagelijkse opvolging van reserveringen. Reserveringenbeheer is bij Standaard en Pro bij te bestellen en bij Enterprise inbegrepen.
Exporteren met de periode en filters van het scherm
Het menu Rapportage exporteert naar PDF, Word of PowerPoint. De periode en de filters van het scherm gelden ook in het bestand. PDF geeft de gekozen tabbladen, Word en PowerPoint een rapport of presentatie met kerncijfers en grafieken.
- PDF: een voor print geoptimaliseerde weergave
- Word: een rapport met voorblad, inhoudsopgave, samenvatting met kernpunten en bij elke grafiek een tabel met cijfers, klaar om aan te vullen met een eigen toelichting voor een maand- of kwartaalrapportage
- PowerPoint: een presentatie met een samenvatting, de kerncijfers en per grafiek een dia met een bewerkbare PowerPoint-grafiek, te gebruiken in een overleg; Word en PowerPoint zijn ook te kiezen als formaat voor de periodieke rapportage
- Word en PowerPoint in een nieuwe opbouw: per tabblad kerncijfers en grafieken met tabel, kernpunten en toelichting; een exportvenster toont de voortgang. Formaten: PDF, Word en PowerPoint.
- Periodiek per e-mail: laat een vaste rapportage automatisch rondsturen, ook naar mensen die niet inloggen; in elk pakket staan de signalen van dat moment bovenaan
- Signalen per e-mail, Teams of Slack: stel een drempelwaarde in op een kerncijfer en krijg een signaal nadat AureaDesk bij een controle vaststelt dat die is overschreden, in elk pakket op kerncijfers van Meldingenbeheer, van SLA-risico tot heropeningen; in Pro en Enterprise ook op kerncijfers buiten Meldingenbeheer en in een Microsoft Teams- of Slack-kanaal
- Signalen met meer voorwaarden (Pro en Enterprise): vaste drempelwaarde, verandering ten opzichte van de vorige meting of afwijkende behandelaarsgroep; bezorging per keer of gebundeld in een dagoverzicht; delen met een collega.
- Link naar deze weergave (in elk pakket): kopieer een link met je tabblad en al je filters erin; wie 'm opent ziet exact dezelfde selectie
Word en PowerPoint bevatten kerncijfers en grafieken van de gekozen tabbladen. Niet in het bestand staan onder meer lijsten met rijen, kaarten per persoon (behalve Workload per behandelaar in Pro en Enterprise, als de instelling Cijfers per behandelaar aanstaat, die een beheerder aan- of uitzet), matrixkaarten en de nieuwe analysekaarten, zoals opvallende veranderingen, Waar gaan SLA’s mis, de regelkaart en de verwachte resterende doorlooptijd.
Op je wandscherm, laptop en telefoon
Gebruik AureaDesk waar je de cijfers nodig hebt: in de teamruimte, aan je bureau, tijdens een overleg of onderweg.
Op een groot scherm geeft het Wallboard je team een gedeeld overzicht. Op je laptop kun je het dashboard de hele dag open laten staan. De gegevens worden automatisch vernieuwd, terwijl je filters en gekozen weergave behouden blijven.
Tijdens een stand-up, teamoverleg of managementoverleg filter je op de relevante behandelaarsgroep, periode of prioriteit. Bij vervolgvragen klik je door naar de onderliggende gegevens.
Ook op je telefoon gebruik je dezelfde omgeving. AureaDesk past de indeling aan het scherm aan: filters staan in een uitklapbaar menu, tegels verschijnen onder elkaar en je wisselt tussen weergaven via de horizontale navigatie. Je hoeft geen aparte app te installeren.
AureaDesk op je telefoon. Bekijk de cijfers tijdens een stand-up, onderweg naar een overleg of bij een storing. Je gebruikt hetzelfde adres en logt op dezelfde manier in als op je laptop.
Jouw dashboard, in licht of donker
AureaDesk volgt automatisch de lichte of donkere weergave van je computer of telefoon. Liever zelf kiezen? Selecteer Licht of Donker in het menu Weergave. Je voorkeur wordt bewaard.
Ontdek AureaDesk zelf, gratis en vrijblijvend
Krijg gratis toegang tot de demo-omgeving en bekijk AureaDesk wanneer het jou uitkomt. Liever samen door het dashboard? Kies dan voor een persoonlijke online demo.