Algemene voorwaarden

1. Wie wij zijn en waarop deze voorwaarden gelden

1.1 Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen en overeenkomsten van Van Croonenburg IT-Consultancy B.V., handelend onder de naam AureaDesk, gevestigd aan de Oude Apeldoornseweg 45 – 067, 7333 NR Apeldoorn, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99307596, btw-nummer NL868926243B01, e-mail sales@aureadesk.com (hierna: wij), met betrekking tot de dienst AureaDesk. Wij leveren AureaDesk uitsluitend aan ondernemingen en organisaties, niet aan consumenten. Afwijkingen gelden alleen als ze schriftelijk zijn overeengekomen. Inkoopvoorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij wij die uitdrukkelijk schriftelijk hebben aanvaard.

1.2 Onze offertes zijn vrijblijvend en dertig dagen geldig, tenzij anders vermeld; wij mogen een offerte nog onverwijld na de aanvaarding herroepen. Kennelijke vergissingen en verschrijvingen in een offerte binden ons niet. Een overeenkomst komt tot stand door ondertekening van de abonnementsovereenkomst door beide partijen, of door schriftelijke aanvaarding van onze offerte door de klant gevolgd door onze schriftelijke bevestiging; zonder die ondertekening of bevestiging zijn wij niet gebonden. Ondertekening met een elektronische handtekening en aanvaarding per e-mail gelden als schriftelijk.

1.3 De overeenkomst bestaat uit de abonnementsovereenkomst, deze voorwaarden, de verwerkersovereenkomst en de service level agreement (SLA). Bij strijdigheid geldt de rangorde van de abonnementsovereenkomst; voor de verwerking van persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst altijd voor.

1.4 De artikelen 6:227b lid 1 en 6:227c BW zijn tussen ons en de klant niet van toepassing. Deze voorwaarden worden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst als PDF ter hand gesteld en zijn altijd op aureadesk.com/voorwaarden te raadplegen en op te slaan.

1.5 Is een bepaling van deze voorwaarden nietig of wordt zij vernietigd, dan blijven de overige bepalingen van kracht en geldt in plaats van de getroffen bepaling een geldige bepaling die de bedoeling ervan zo dicht mogelijk benadert.

1.6 Onze administratie en de logbestanden van de dienst, waaronder de registratie van accounts, aanmeldingen, verzonden berichten, storingen en ondersteuningsverzoeken, leveren tussen partijen volledig bewijs op van de daarin vastgelegde feiten, behoudens door de klant te leveren tegenbewijs.

1.7 Onder onze bestuurder wordt in deze voorwaarden verstaan onze statutaire bestuurder en iedere natuurlijke persoon die, rechtstreeks of via een of meer rechtspersonen, onze bestuurder is (middellijk bestuurder), ook als hij dat alleen was op het moment van de gebeurtenis waarop een aanspraak berust. Waar een bepaling ziet op verhindering van onze bestuurder (artikel 6.9), is de natuurlijke persoon bedoeld. Waar een bepaling aansprakelijkheid beperkt of uitsluit, een vrijwaring geeft of een derdenbeding bevat (artikel 4.6 en 9.10), zijn beiden bedoeld. Deze omschrijving schept voor hen geen verplichtingen jegens de klant.

2. Wat de dienst inhoudt

AureaDesk is een webtoepassing die gegevens uit de TOPdesk-omgeving van de klant leest en presenteert in een dashboard en rapportages. De dienst wordt geleverd als abonnement, met een omgeving op een eigen subdomein. Welke modules zijn inbegrepen, blijkt uit de pakketbeschrijving die bij de offerte of de abonnementsovereenkomst is gevoegd of, als die ontbreekt, uit de pakketbeschrijving op de website zoals die luidde op de datum van de offerte. Overige mededelingen op de website maken geen deel uit van de overeenkomst.

AureaDesk leest uitsluitend gegevens uit TOPdesk en schrijft niets terug. Wij zijn niet gelieerd aan TOPdesk B.V.; TOPdesk is een merk van die onderneming.

AureaDesk haalt de gegevens doorlopend en automatisch op via de TOPdesk-API, ook buiten kantooruren en ook als niemand het dashboard open heeft, en houdt het dashboard zo actueel. Hoeveel aanroepen het ophalen kost, hangt af van de omvang van de TOPdesk-omgeving van de klant en van de snelheid van de TOPdesk-API. Het dashboard toont de laatst opgehaalde gegevens. De wijze van ophalen mogen wij aanpassen, ook per omgeving, onder meer om de TOPdesk-omgeving van de klant of de dienst voor andere klanten te ontzien; zo'n aanpassing is geen wijziging van een wezenlijke functie. Halen wij door zo'n aanpassing de gegevens van een klant blijvend minder vaak op, dan melden wij dat aan de klantbeheerder.

Wij ontwikkelen AureaDesk doorlopend. Wij mogen de dienst wijzigen, uitbreiden en verbeteren, waaronder de vormgeving, weergaven, rapportages en de technische inrichting, zolang de kernfunctionaliteit van het afgenomen pakket (het lezen en tonen van de TOPdesk-gegevens in dashboard en rapportages) behouden blijft. Gedurende een lopende looptijd verplaatsen wij een functie die de klant bij het aangaan van de overeenkomst in zijn pakket had, voor die klant niet naar een hoger pakket; zo'n verplaatsing gaat voor die klant op zijn vroegst in bij het begin van een nieuwe looptijd. Het beëindigen van een module of van een wezenlijke functie zonder gelijkwaardige vervanging, en het verplaatsen van een wezenlijke functie naar een hoger pakket, kondigen wij ten minste drie maanden van tevoren schriftelijk aan. Raakt zo'n wijziging een module waarvoor de klant een afzonderlijke vergoeding betaalt, dan mag de klant de overeenkomst voor die module opzeggen. Raakt zo'n wijziging een andere module of een wezenlijke functie van het pakket van de klant, dan mag de klant de overeenkomst opzeggen. De klant zegt schriftelijk op, uiterlijk op de datum waarop de wijziging ingaat en tegen die datum, ook binnen een lopende looptijd; een vooruitbetaalde vergoeding over de periode daarna betalen wij naar rato terug. Dat opzegrecht is het enige recht van de klant bij zo'n wijziging. Wijzigt TOPdesk B.V. zijn API, zijn voorwaarden of zijn licentiemodel zodanig dat een onderdeel van de dienst niet meer kan worden geleverd, dan spannen wij ons in dat onderdeel binnen een redelijke termijn aan te passen; lukt dat niet binnen negentig dagen, dan mag elk van beide partijen de overeenkomst voor dat onderdeel schriftelijk opzeggen zonder schadeplicht. Is voor dat onderdeel een afzonderlijke vergoeding overeengekomen, dan vervalt die vanaf de opzegging; in andere gevallen stellen wij de verlaging van de vergoeding naar redelijkheid vast aan de hand van het aandeel van dat onderdeel in het pakket.

AureaDesk is geen back-up, archief of vervanging van de TOPdesk-omgeving. De TOPdesk-omgeving van de klant is en blijft de bron van de getoonde gegevens. De geschiedenis die AureaDesk zelf opbouwt (zoals tijdlijnen en momentopnamen) ontstaat vanaf het moment van koppelen, alleen voor de periode waarin de koppeling werkt. Voor zover AureaDesk een geschiedenis zelf opbouwt, legt die vast wat AureaDesk bij het ophalen waarneemt; een tijdstip in die geschiedenis kan het tijdstip van de waarneming zijn, en wat tussen twee ophalingen verandert en weer terugverandert, staat er niet in. Een route of statustijdlijn die AureaDesk uit de rapportagekoppeling van TOPdesk leest, komt uit de kaartgeschiedenis van de TOPdesk-omgeving van de klant zelf; welke onderdelen die koppeling vragen en welk recht de klant daarvoor toekent, staat in de pakketbeschrijving en de abonnementsovereenkomst. Wij verwijderen die geschiedenis niet op leeftijd zolang de overeenkomst loopt. Een uitzondering geldt voor de gegevens waarvoor de verwerkersovereenkomst een termijn in dagen of maanden noemt. Wij verwijderen die gegevens automatisch na die termijn. Wij hebben een dagelijkse, geautomatiseerde back-up van de database van de klantomgeving ingericht, met een bewaartermijn van dertig dagen. Bij een herstel uit een back-up kan een deel van de door AureaDesk opgebouwde geschiedenis, instellingen en logboeken verloren gaan; de waarden die de SLA daarvoor noemt, zijn streefwaarden en geen garantie. Gegevens die in TOPdesk zijn gewijzigd of verwijderd, worden in AureaDesk niet hersteld. De klant exporteert zelf tijdig wat hij wil bewaren.

AureaDesk bevat geen AI-systeem in de zin van de AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689). Alle cijfers, signalen, vooruitblikken en kaarten zijn berekeningen met vaste, gedocumenteerde regels op de gegevens uit TOPdesk; er is geen zelflerend model en AureaDesk neemt geen geautomatiseerde besluiten in de zin van artikel 22 AVG. Een beoordeling van een medewerker op basis van de getoonde cijfers is een menselijk besluit van de klant; of en hoe de klant de cijfers per behandelaar daarvoor gebruikt, bepaalt de klant zelf (artikel 4.8). Voegen wij in de toekomst een functie met een AI-systeem toe, dan kondigen wij dat vooraf aan als wijziging van de dienst en beschrijven wij daarbij welke gegevens die functie verwerkt.

3. Gebruiksrecht

3.1 De klant krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om AureaDesk te gebruiken binnen de eigen organisatie. Het is niet toegestaan de toepassing of onderdelen daarvan te kopiëren, te verhuren, door te verkopen of aan derden beschikbaar te stellen. Alle intellectuele eigendomsrechten op AureaDesk berusten bij Van Croonenburg IT-Consultancy B.V.

3.2 Het aantal gebruikersaccounts is afhankelijk van het afgenomen pakket: Standaard tien en Pro twintig gebruikers, vermeerderd met de gebruikers die de klant op grond van artikel 3.2c heeft bijgekocht; Enterprise veertig gebruikers, vermeerderd met de in de abonnementsovereenkomst overeengekomen extra gebruikers. Een gebruiker is een persoonlijk account op naam van een medewerker van de klant; een bijgekochte gebruiker is zo'n account bovenop het aantal van het pakket en geeft geen ander recht. Alleen-lezen wallboard-aanmeldingen voor een scherm in een teamruimte tellen niet als gebruiker. Elk bestaand account telt mee voor het maximum, ook een geblokkeerd account; een verwijderd account niet. De dienst staat het aanmaken van meer accounts dan het zo bepaalde maximum niet toe.

3.2a Een pakket geldt voor een TOPdesk-omgeving van de klant. Voor een tweede of volgende TOPdesk-omgeving van dezelfde rechtspersoon, voor meer gebruikers dan het Pro-pakket met de bijgekochte gebruikers van artikel 3.2c toestaat, en voor een TOPdesk-omgeving die volgens de intake een eigen virtuele server vraagt, gelden de in de abonnementsovereenkomst vastgelegde Enterprise-afspraken. Een TOPdesk-omgeving van een andere rechtspersoon vereist een eigen overeenkomst en een eigen verwerkersovereenkomst met die rechtspersoon.

3.2b De klant kan op elk moment schriftelijk overstappen naar een hoger pakket, gebruikers bijkopen (artikel 3.2c) of een module toevoegen; de hogere vergoeding gaat in op de eerste dag van de kalendermaand na onze schriftelijke bevestiging en wordt bij vooruitbetaling naar rato bijgefactureerd. Een overstap naar een lager pakket, het verminderen van bijgekochte gebruikers of het beëindigen van een module is mogelijk tegen het einde van de lopende looptijd, met een aankondigingstermijn van twee maanden (artikel 6.2); bij een vooruitbetaald jaar verrekenen wij het verschil over de resterende volle kalendermaanden op de wijze van artikel 6.4. Een pakketwijziging verlengt of verkort de looptijd niet. Bij een overstap naar een lager pakket of een vermindering van bijgekochte gebruikers verwijdert de klant vooraf zelf de accounts boven het nieuwe maximum; doet hij dat niet, dan mogen wij de accounts boven dat maximum blokkeren, te beginnen met de meest recent aangemaakte, totdat de klant zelf heeft aangegeven welke accounts vervallen.

3.2c Bij Standaard en Pro kan de klant gebruikers bijkopen bovenop het in het pakket inbegrepen aantal van artikel 3.2, tot een totaal van ten hoogste negentien gebruikers bij Standaard en vijftig bij Pro; wie meer gebruikers nodig heeft, stapt over naar een hoger pakket (artikel 3.2b) of, boven het maximum van Pro, naar de Enterprise-afspraken van artikel 3.2a. Bij Enterprise worden gebruikers boven de veertig in de abonnementsovereenkomst overeengekomen en gelden de overige bepalingen van dit artikel voor hen op dezelfde wijze. Wij bevestigen het aantal schriftelijk en passen daarna het maximum in de licentie aan. De vergoeding per bijgekochte gebruiker per maand staat in de abonnementsovereenkomst. Voor bijgekochte gebruikers die al bij het aangaan van de overeenkomst zijn overeengekomen, is zij verschuldigd vanaf de dag waarop de abonnementsvergoeding verschuldigd wordt; voor later bijgekochte gebruikers vanaf de eerste dag van de kalendermaand na onze bevestiging. Zij volgt voor betaling, korting bij vooruitbetaling en wijziging artikel 5. Bij een overstap naar een hoger pakket gaan de bijgekochte gebruikers op in het aantal van dat pakket en vervalt de vergoeding ervoor vanaf de ingangsdatum van het hogere pakket. Bijgekochte gebruikers zijn geen afzonderlijke dienst maar een uitbreiding van het pakket: zij eindigen met de overeenkomst, ook bij een overstap of een verzoek om wissen op grond van artikel 6a, kennen geen eigen looptijd, kunnen alleen worden verminderd op de wijze van artikel 3.2b, kennen geen eigen vergoeding bij beëindiging, en de vergoeding ervoor valt onder artikel 6.3 op dezelfde wijze als het pakkettarief.

3.3 Het gebruiksrecht omvat het gebruik van de dienst via de webinterface, de exports en de rapportages, voor de eigen bedrijfsvoering van de klant. Het is de klant niet toegestaan: (a) de programmatuur te decompileren, te ontleden of anderszins aan reverse engineering te onderwerpen, behoudens voor zover dwingend recht dit toestaat; (b) de dienst geautomatiseerd uit te lezen, te bevragen of te kopiëren anders dan via de door ons aangeboden exportfuncties; (c) beveiligings-, licentie- of gebruikersbeperkingen te omzeilen of te testen, waaronder penetratietests, zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming; (d) de dienst te gebruiken voor het aanbieden van diensten aan derden of voor het ontwikkelen van een concurrerend product. Het verbod om de toepassing te kopiëren ziet op de programmatuur, niet op exports.

3.4 Alle rechten van intellectuele eigendom op AureaDesk, waaronder de programmatuur, de vormgeving, de rapportage- en exportsjablonen, de documentatie en de daarin opgenomen databanken, berusten uitsluitend bij Van Croonenburg IT-Consultancy B.V. of haar licentiegevers. Niets in de overeenkomst draagt zo'n recht over.

3.5 De rechten op de gegevens uit de TOPdesk-omgeving van de klant, op de geschiedenis en het auditlogboek die AureaDesk daaruit voor de klant opbouwt, en op de inhoud van geëxporteerde rapportages blijven bij de klant; een eventueel databankrecht op die verzamelingen komt toe aan de klant. Wij verkrijgen op die gegevens geen ander recht dan het recht ze te verwerken voor de uitvoering van de overeenkomst, overeenkomstig de verwerkersovereenkomst. De klant mag geëxporteerde rapportages vrij gebruiken, bewerken en delen, ook buiten de eigen organisatie; de vormgeving en de sjablonen van die rapportages blijven van ons, maar wij beroepen ons daarop niet tegen zulk gebruik. Wij mogen technische gebruiksgegevens over de werking en het gebruik van de dienst (zoals welke functies worden gebruikt, prestaties en foutmeldingen), zonder gegevens uit TOPdesk en zonder gegevens van individuele gebruikers, gebruiken voor het beheren en verbeteren van de dienst.

3.6 Suggesties en verbeteringsvoorstellen die de klant of zijn gebruikers over de dienst doen, mogen wij vrij en zonder vergoeding gebruiken, zonder dat wij daarbij verplicht zijn de bron te noemen.

4. Wat wij nodig hebben van de klant

4.1 Voor het koppelen levert de klant een applicatiewachtwoord van een TOPdesk-operator met de benodigde leesrechten. De klant is verantwoordelijk voor een geldige TOPdesk-licentie en voor de juistheid van de gegevens in de eigen omgeving. Beschikt de TOPdesk-licentie van de klant niet over een bepaalde module, dan blijft het bijbehorende onderdeel van AureaDesk leeg; dat vormt geen tekortkoming.

4.2 Het koppelingsaccount is een aparte behandelaar (operator) in TOPdesk met API-toegang en uitsluitend leesrechten op de modules die de klant in AureaDesk wil gebruiken. De klant houdt dat account en het applicatiewachtwoord beperkt tot dat doel, wijzigt het wachtwoord op ons verzoek of bij een vermoeden van misbruik, en trekt het in bij het einde van de overeenkomst. Kent de klant aan het koppelingsaccount meer rechten toe dan leesrechten, dan is dat voor eigen risico van de klant; AureaDesk schrijft in geen geval gegevens naar TOPdesk.

4.3 De klant is verantwoordelijk voor het gebruik van de dienst door zijn gebruikers en voor ieder gebruik dat met de inloggegevens van zijn gebruikers, met door hem aangemaakte wallboard-aanmeldingen of met door hem opgegeven koppelingen (webhooks) plaatsvindt. Accounts zijn persoonlijk en worden niet gedeeld. De klant zorgt dat gebruikers hun inloggegevens geheim houden, wijst ten minste een beheerder aan, houdt de contactgegevens van de beheerder en van de contactpersoon voor facturen actueel en verwijdert accounts van vertrokken medewerkers zelf in het beheerpaneel.

4.4 De klant bepaalt zelf aan welke ontvangers rapportages en signalen worden gestuurd en welke informatie daarin staat, en is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van die verzending, in het bijzonder naar ontvangers buiten de eigen organisatie.

4.5 De klant staat ervoor in dat hij bevoegd is ons toegang tot zijn TOPdesk-omgeving te geven, dat dit geen inbreuk maakt op de licentievoorwaarden van TOPdesk B.V. of op rechten van derden, en dat de gegevens in zijn TOPdesk-omgeving rechtmatig zijn verzameld en verwerkt. Dit artikel ziet niet op het aantal aanroepen dat AureaDesk doet.

4.6 De klant vrijwaart ons, onze bestuurder en de door ons ingeschakelde hulppersonen tegen aanspraken van derden, waaronder betrokkenen, medewerkers en medezeggenschapsorganen van de klant, TOPdesk B.V. en toezichthouders, die verband houden met de inhoud of de rechtmatigheid van de gegevens in de TOPdesk-omgeving van de klant, met het gebruik van de dienst door de klant of zijn gebruikers in strijd met de overeenkomst, met het gebruik door de klant van de kerncijfers per behandelaar en het auditlogboek (artikel 4.8), of met de door de klant opgegeven ontvangers van rapportages en signalen, behalve voor zover de aanspraak het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van ons. De vrijwaring omvat de schade en de redelijke kosten van verweer en juridische bijstand. Wij stellen de klant zo spoedig mogelijk van zo'n aanspraak op de hoogte. Voor de verwerking van persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst voor.

4.7 Voor het gebruik van AureaDesk is een TOPdesk SaaS-omgeving met API-toegang en een actuele versie van een gangbare browser nodig. De klant zorgt zelf voor zijn apparatuur, browser en internetverbinding.

4.8 AureaDesk toont kerncijfers per behandelaar en legt vast wie in het dashboard wat heeft gedaan en ingezien. De klant is er als werkgever voor verantwoordelijk dat dit gebruik in overeenstemming is met het arbeidsrecht en de medezeggenschapsregels, waaronder een eventueel instemmingsrecht van de ondernemingsraad, en dat zijn medewerkers daarover vooraf zijn geïnformeerd. Op verzoek stellen wij daarvoor een beschrijving van de dienst beschikbaar.

4.9 De klant verleent tijdig alle medewerking en levert tijdig alle gegevens en toegang die wij redelijkerwijs nodig hebben om de dienst te leveren, waaronder een werkend koppelingsaccount. Komt de klant een verplichting uit dit artikel niet, niet tijdig of niet juist na, dan komen de vertraging en de overige gevolgen daarvan voor zijn rekening, mogen wij de uitvoering van onze daarmee samenhangende verplichtingen opschorten en blijft de vergoeding verschuldigd. Een onderdeel van de dienst dat daardoor niet of niet volledig werkt, vormt geen tekortkoming van ons. Extra werkzaamheden die daarvan het gevolg zijn en die niet onder het kosteloos aansluiten van de abonnementsovereenkomst vallen, mogen wij na voorafgaande schriftelijke opgave van de verwachte inzet in rekening brengen tegen het in de abonnementsovereenkomst genoemde uurtarief, tenzij de klant na die opgave schriftelijk meedeelt dat hij de werkzaamheden niet wenst; in dat geval hoeven wij ze niet te verrichten.

4.10 De klant richt de dienst zelf in. Instellingen die de klant of zijn gebruikers kiezen, waaronder rollen en rechten van gebruikers, filters, KPI-doelen, drempelwaarden van signalen, geplande rapportages, ontvangers, koppelingen (webhooks), wallboard-aanmeldingen en de bewaartermijn van het auditlogboek, en de gevolgen daarvan, zijn voor eigen risico van de klant. Signalen en geplande rapportages zijn een hulpmiddel en vervangen de eigen bewaking door de klant in TOPdesk niet. De klant meldt een vermoeden van misbruik of verlies van inloggegevens, van een wallboard-aanmelding of van het koppelingsaccount onverwijld aan servicedesk@aureadesk.com en neemt zelf direct de maatregelen die binnen zijn bereik liggen, zoals het blokkeren van het account of het intrekken van het applicatiewachtwoord.

4.11 De klant geeft ons voor het aansluiten de gegevens over de omvang en de inrichting van zijn TOPdesk-omgeving waarom wij vragen, en daarna op ons verzoek opnieuw. Hij meldt ons vooraf een ingreep die de omvang in 1 keer wezenlijk verandert, zoals een migratie, het samenvoegen van omgevingen of het terugzetten van gearchiveerde kaarten. De klant beheert de omvang van zijn TOPdesk-omgeving zelf, waaronder het archiveren van kaarten. Hij bepaalt met de rechten van het koppelingsaccount welke gegevens AureaDesk kan ophalen. De klant zorgt dat de beheerder van zijn TOPdesk-omgeving weet dat AureaDesk die omgeving doorlopend via de API leest. Hij meldt ons vooraf de grenzen aan de API of aan het koppelingsaccount die hij zelf stelt of die hem van TOPdesk B.V. bekend zijn. Voor zover de tijd die het ophalen kost of de volledigheid van de opgehaalde gegevens het gevolg is van die omvang, die rechten of die grenzen, is dat geen tekortkoming van ons. Bij een TOPdesk-omgeving boven de grenzen van Artikel 2a.1 van de abonnementsovereenkomst is het dashboard ingericht op gebruik op een computer met een actuele browser; gebruik op een telefoon of tablet is bij die omvang niet toegezegd, ook niet als de website of de documentatie het gebruik op een telefoon in het algemeen noemt.

5. Prijzen en betaling

Prijzen gelden per organisatie en zijn exclusief btw; de vergoeding voor bijgekochte gebruikers (artikel 3.2c) geldt per gebruiker. Waar deze voorwaarden de abonnementsvergoeding of de vergoeding voor de dienst noemen, is daaronder ook de vergoeding voor modules en voor bijgekochte gebruikers begrepen. Betaling vindt plaats per maand of ineens voor het volledige jaar, zoals overeengekomen; bij vooruitbetaling van het volledige jaar geldt een korting van 5% op het pakkettarief, op de vergoeding voor een optionele module en op de vergoeding voor bijgekochte gebruikers. Facturering vindt vooraf plaats, per periode zoals overeengekomen. De betalingstermijn is dertig dagen na factuurdatum. Betaalt de klant niet binnen de betalingstermijn, dan is hij zonder nadere ingebrekestelling in verzuim. Wij mogen dan de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a of 6:119b BW) en buitengerechtelijke incassokosten overeenkomstig het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro, in rekening brengen. Blijft betaling na een schriftelijke aanmaning met een termijn van veertien dagen uit, dan mogen wij de toegang tot de dienst opschorten totdat volledig is betaald.

Wij mogen de tarieven eenmaal per kalenderjaar, per 1 januari en niet eerder dan twaalf maanden na de ingangsdatum, aanpassen met ten hoogste de laatst door het CBS gepubliceerde jaarmutatie, op het moment van de aankondiging, van de dienstenprijsindex (commerciële dienstverlening en transport) of, als die index niet meer wordt gepubliceerd, van de consumentenprijsindex, alle huishoudens, vermeerderd met twee procentpunten. Zo'n indexering kondigen wij ten minste een maand vooraf schriftelijk aan, met vermelding van de gebruikte index, en geeft geen recht op opzegging. Een verhoging boven dat maximum kondigen wij ten minste twee maanden van tevoren schriftelijk aan; de klant mag de overeenkomst in dat geval tegen de ingangsdatum van die verhoging schriftelijk opzeggen, ook binnen een lopende looptijd.

Facturen zenden wij per e-mail aan het factuuradres dat de klant opgeeft. Bezwaren tegen een factuur meldt de klant binnen veertien dagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd; daarna geldt de factuur als aanvaard, behoudens kennelijke rekenfouten. Het bezwaar schort de betalingsverplichting niet op. De klant mag betalingen niet opschorten en niet verrekenen met vorderingen op ons, tenzij wij die vordering schriftelijk hebben erkend of zij in rechte is vastgesteld. Is de klant met de betaling van een factuur in verzuim, dan zijn al onze overige vorderingen op de klant direct opeisbaar. Betalingen strekken eerst in mindering op de kosten, dan op de vervallen rente en daarna op de oudste openstaande factuur, ook als de klant een andere volgorde aanwijst. Hebben wij gegronde redenen om aan de kredietwaardigheid van de klant te twijfelen, dan mogen wij vooruitbetaling of een andere passende zekerheid verlangen voordat wij de dienst (verder) leveren.

6. Duur, verlenging en opzegging

6.1 De overeenkomst gaat in op de in de abonnementsovereenkomst bepaalde ingangsdatum en heeft een eerste looptijd van twaalf maanden, gerekend vanaf de dag waarop de vergoeding verschuldigd wordt. Na afloop van elke looptijd wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd met twaalf maanden, tenzij een van beide partijen haar overeenkomstig artikel 6.2 heeft opgezegd.

6.2 Elk van beide partijen kan de overeenkomst schriftelijk opzeggen tegen het einde van de lopende looptijd, met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden; de opzegging moet de andere partij dus uiterlijk twee maanden vóór de einddatum hebben bereikt. Wij herinneren de klant ten minste drie maanden vóór elke einddatum per e-mail aan de einddatum en de opzegtermijn; het uitblijven van die herinnering heeft geen gevolgen voor de verlenging.

6.3 Eindigt de overeenkomst vóór het einde van de lopende looptijd door ontbinding op grond van artikel 12.2 of 12.3 wegens een omstandigheid aan de zijde van de klant, of doordat de klant overstapt of zijn gegevens laat wissen als bedoeld in artikel 6a, dan blijft de vergoeding over de resterende maanden van de lopende looptijd verschuldigd. Bij een overstap of een verzoek om wissen is dit de enige vergoeding die wij voor de voortijdige beëindiging in rekening brengen; overstapkosten brengen wij niet in rekening. Bij een ontbinding wegens een tekortkoming van de klant laat dit lid ons recht op vergoeding van verdere schade onverlet. Dit lid geldt niet als de klant opzegt op grond van een recht tot tussentijdse opzegging dat deze voorwaarden, de abonnementsovereenkomst of de SLA hem uitdrukkelijk geven.

6.4 Betaalt de klant een jaar vooruit, dan valt de betaalperiode samen met de lopende looptijd van twaalf maanden. Eindigt de overeenkomst binnen een vooruitbetaald jaar op grond van een recht tot tussentijdse opzegging dat deze voorwaarden, de abonnementsovereenkomst of de SLA de klant uitdrukkelijk geven, dan betalen wij het vooruitbetaalde bedrag over de resterende volle kalendermaanden terug, verminderd met de over de wel afgenomen maanden genoten korting van 5%.

6.5 De gekozen betaalwijze, per maand of het volledige jaar vooruit, heeft geen invloed op de looptijd.

6.6 Waar in deze voorwaarden "schriftelijk" staat, is daaronder ook e-mail begrepen. Een opzegging door de klant wordt gericht aan sales@aureadesk.com, tenzij de abonnementsovereenkomst daarvoor een ander adres noemt, en werkt vanaf de dag waarop zij ons heeft bereikt; de klant draagt het bewijs van de ontvangst. Wij bevestigen de ontvangst zo spoedig mogelijk; het uitblijven van een bevestiging heeft geen gevolgen voor de geldigheid van de opzegging. Een opzegging door ons wordt gericht aan het e-mailadres dat de klant in de abonnementsovereenkomst voor kennisgevingen heeft opgegeven. De klant staat ervoor in dat dat adres werkt en wordt gelezen; niet-ontvangst door een onjuist of niet meer gebruikt adres komt voor zijn risico.

6.7 Is de omgeving van de klant langer dan dertig aaneengesloten dagen voor alle gebruikers van de klant in het geheel niet bereikbaar door een oorzaak die niet aan de klant, aan de TOPdesk-omgeving, de TOPdesk-API of de infrastructuur van de klant is toe te rekenen, dan mag de klant de overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk opzeggen; vooruitbetaalde bedragen over de periode daarna betalen wij naar rato terug. Voor faillissement en surseance van betaling geldt artikel 12.2.

6.8 Een terugbetaling waarin deze voorwaarden, de abonnementsovereenkomst, de verwerkersovereenkomst of de SLA voorzien, berekenen wij op de in de betreffende bepaling genoemde wijze over de periode na de datum waarop de overeenkomst of het betrokken onderdeel eindigt, of over de periode die de bepaling zelf noemt. Wij mogen de terugbetaling verrekenen met alles wat de klant ons op dat moment nog verschuldigd is en voldoen het saldo binnen dertig dagen nadat het recht op terugbetaling is ontstaan; over die termijn is geen rente verschuldigd. Buiten die gevallen en buiten de gevallen waarin de wet daartoe verplicht, betalen wij vooruitbetaalde bedragen niet terug.

6.9 Beëindigen wij de dienst AureaDesk voor al onze klanten, bijvoorbeeld omdat wij de onderneming staken, omdat onze bestuurder of een andere sleutelpersoon van wie de dienst afhankelijk is, langdurig verhinderd is of omdat voortzetting van de dienst bedrijfseconomisch niet langer verantwoord is, dan mogen wij de overeenkomst, ook binnen een lopende looptijd, schriftelijk opzeggen tegen het einde van een kalendermaand met een opzegtermijn van ten minste drie maanden. Artikel 6a (export, overgangsperiode, ophaalperiode en verwijdering) blijft dan gelden, de vergoeding over de periode na de einddatum is niet verschuldigd en een vooruitbetaald bedrag daarover betalen wij naar rato terug. Tot een andere vergoeding of tot schadevergoeding wegens deze opzegging zijn wij niet gehouden.

6a. Overstappen naar een andere dienst, export en verwijdering

AureaDesk is een dataverwerkingsdienst in de zin van artikel 2, punt 8, van Verordening (EU) 2023/2854 (Dataverordening). In aanvulling op artikel 6 geldt daarom het volgende.

6a.1 De klant kan ons op elk moment schriftelijk meedelen dat hij wil overstappen naar een andere dienst of naar eigen infrastructuur, of dat hij zijn gegevens na het einde van de overeenkomst wil laten wissen. Een opzegging geldt tegelijk als zo'n mededeling. De termijn tussen die mededeling en het begin van de overstap bedraagt ten hoogste twee maanden. Een lopende looptijd staat aan een overstap niet in de weg; de vergoeding over de resterende maanden van de lopende looptijd blijft dan verschuldigd (artikel 6.3).

6a.2 Na afloop van die termijn begint, als de klant daarom in zijn mededeling of uiterlijk een maand voor het einde van die termijn schriftelijk heeft gevraagd, een overgangsperiode van dertig kalenderdagen. Gedurende de overgangsperiode blijft de dienst beschikbaar tegen de gewone vergoeding naar rato, verlenen wij de klant en de door hem gemachtigde derden redelijke medewerking aan de overstap en aan de exitstrategie van de klant, waaronder het verstrekken van de daarvoor relevante informatie over de dienst, houden wij de beveiliging en de continuïteit van de dienst in stand en wijzen wij de klant op bekende risico's voor de continuïteit. Is de overgangsperiode van dertig dagen om technische redenen niet haalbaar, dan melden wij dat binnen veertien werkdagen na de mededeling van de klant, met opgave van redenen en van een alternatieve periode van ten hoogste zeven maanden. De klant kan de overgangsperiode eenmaal met een door hem passend geachte periode verlengen.

6a.3 Na de einddatum van de overeenkomst blijven de exporteerbare gegevens gedurende een ophaalperiode van dertig kalenderdagen kosteloos op verzoek beschikbaar. Na afloop van de ophaalperiode verwijderen wij de klantomgeving en alle daarin opgeslagen gegevens van de klant overeenkomstig de verwerkersovereenkomst. Bevestigt de klant schriftelijk eerder dat alles is opgehaald, dan verwijderen wij eerder.

6a.4 Heeft de klant een overgangsperiode gevraagd, dan eindigt de overeenkomst bij voltooiing van de overstap, waarvan de klant ons schriftelijk bericht, en anders aan het einde van de overgangsperiode. Heeft de klant geen overgangsperiode gevraagd of heeft hij om wissen van zijn gegevens gevraagd, dan eindigt de overeenkomst aan het einde van de in 6a.1 bedoelde termijn of, bij een opzegging, op de datum waartegen is opgezegd. De ophaalperiode en de verwijdering volgen daarna. Wij bevestigen de klant het einde van de overeenkomst en de einddatum schriftelijk.

6a.5 Exporteerbare gegevens zijn uitputtend: (a) de gegevens die AureaDesk uit de TOPdesk-omgeving van de klant leest; deze blijven in TOPdesk bij de klant zelf en worden door ons niet als aparte kopie geleverd; (b) de door AureaDesk lokaal opgebouwde geschiedenis, voor zover AureaDesk die zelf bijhoudt: route- en statustijdlijnen van meldingen en wijzigingen, vastgelegde functie- en afdelingswijzigingen van behandelaren, dagelijkse werkvoorraad-momentopnamen, dagelijkse kerncijfers per behandelaarsgroep, maandtotalen van klanttevredenheidsbeoordelingen per behandelaarsgroep en de eerste-waarnemingsdata van assets; (c) de instellingen van de omgeving: gebruikersaccounts (naam, e-mailadres, rol, taal), opgeslagen filtersets, KPI-doelen, signalen en geplande rapportages met hun ontvangers, wallboard-aanmeldingen (zonder het token), domeinenlijst, de instellingen van de automatische e-mailberichten, bewaartermijn van het auditlogboek, de afgevinkte controle-items (te controleren behandelaren) en de inloggeschiedenis van gebruikers over de laatste negentig dagen (tijdstip en IP-adres); (d) het auditlogboek. De klant exporteert (a) zelf op elk moment tijdens de looptijd als Word, PowerPoint of PDF vanuit het dashboard, voor zover het gekozen pakket die formaten bevat, en (d) zelf als CSV of JSON vanuit het beheerpaneel; (b) en (c), en op verzoek ook (d), leveren wij op schriftelijk verzoek binnen tien werkdagen als CSV en JSON, gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar (artikel 30, lid 5, Dataverordening). Een beschrijving van de bestandsindelingen en van de wijze van exporteren staat op aureadesk.com/overstappen (artikel 26 Dataverordening). Niet exporteerbaar zijn: de programmatuur, configuratie en sjablonen van AureaDesk, de databasebestanden zelf, versleutelingssleutels, wachtwoorden en tweestapsverificatiegeheimen, de TOPdesk-koppelgegevens en onze overige bedrijfsgeheimen (artikel 25, lid 2, onder f, Dataverordening).

6a.6 Wij brengen voor een overstap geen overstapkosten in rekening, ook niet voor de export onder 6a.5. Bij beëindiging vóór het einde van de lopende looptijd blijft de vergoeding over de resterende maanden verschuldigd (artikel 6.3); dat is de enige vergoeding bij voortijdige beëindiging.

6a.7 De klant werkt te goeder trouw mee aan een overstap (artikel 27 Dataverordening).

6a.8 Onder welk rechtsgebied onze infrastructuur valt en welke maatregelen wij nemen tegen toegang door overheden van buiten de Europese Unie, staat op aureadesk.com/overstappen. Deze pagina is de in artikel 28 Dataverordening bedoelde vermelding; wij houden haar actueel.

6a.9 Op de demo-omgeving (artikel 6b) zijn de bepalingen van dit artikel niet van toepassing, omdat het een gedeelde omgeving met voorbeeldgegevens betreft, zonder gegevens van de klant.

6a.10 De medewerking en de export van dit artikel omvatten wat de Dataverordening van ons vraagt: de levering van de exporteerbare gegevens in de in 6a.5 genoemde formaten, eenmaal op een door de klant te kiezen moment tijdens de overgangsperiode of de ophaalperiode en zo nodig eenmaal een aanvulling met de gegevens die in die levering ontbraken of daarna nog zijn ontstaan, met de beschrijving van de bestandsindelingen, en het beantwoorden van redelijke vragen daarover van de klant of van een door de klant aangewezen derde. Werkzaamheden die daarbuiten vallen, zoals omzetting naar een ander formaat, het inlezen of inrichten bij de nieuwe dienst, herhaalde of tussentijdse exports op maat en overleg met de nieuwe aanbieder dat verder gaat dan het toelichten van de bestandsindelingen, verrichten wij alleen na schriftelijke opdracht tegen het in de abonnementsovereenkomst genoemde uurtarief. Dat zijn geen overstapkosten, omdat de Dataverordening die werkzaamheden niet voorschrijft. Dit lid beperkt niet wat de Dataverordening of de verwerkersovereenkomst dwingend van ons vraagt.

6a.11 De termijn van tien werkdagen in 6a.5 wordt verlengd met de duur van een vooraf aangekondigde afwezigheid als bedoeld in de SLA, met dien verstande dat wij altijd leveren binnen de overgangsperiode of, als geen overgangsperiode is gevraagd, binnen dertig kalenderdagen na het verzoek.

6a.12 De informatie over de dienst die voor de exitstrategie van de klant relevant is, waaronder de beschrijving op aureadesk.com/overstappen, verstrekken wij de klant en de door hem gemachtigde derden op verzoek ook buiten de overgangsperiode. Op die informatieverstrekking is 6a.10 van toepassing.

6b. Demo-omgeving

6b.1 De demo-omgeving op demo.aureadesk.com is een gedeelde omgeving met voorbeeldgegevens die wij beheren, uitsluitend bedoeld om AureaDesk te bekijken. Toegang is gratis en vrijblijvend, kan door ons op elk moment worden ingetrokken en geeft geen recht op ondersteuning, beschikbaarheid of enige andere dienstverlening. Het is niet toegestaan eigen gegevens of gegevens van derden in de demo-omgeving in te voeren of te koppelen; wie dat toch doet, draagt daarvan zelf de gevolgen. Het gebruik van de demo-omgeving is voor eigen risico; onze aansprakelijkheid daarvoor is uitgesloten, behalve bij opzet, bewuste roekeloosheid of grove nalatigheid van ons of onze bedrijfsleiding en behalve voor zover dwingend recht een uitsluiting niet toelaat.

6b.2 De demo-omgeving is een niet-productieversie voor het bekijken van AureaDesk gedurende een beperkte periode. De verplichtingen van hoofdstuk VI van de Dataverordening over overstappen zijn daarop niet van toepassing; wij wijzen de klant daar hierbij vooraf op.

7. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning

7.1 Wij spannen ons in om de dienst beschikbaar te houden overeenkomstig de Service Level Agreement AureaDesk (SLA) die als bijlage bij de abonnementsovereenkomst is gevoegd. De SLA is de in dit artikel bedoelde afzonderlijke afspraak over beschikbaarheid en reactietijden. Buiten de SLA garanderen wij geen ononderbroken beschikbaarheid; de dienst wordt geleverd op basis van een inspanningsverplichting. De SLA kent geen financiële compensatie bij het niet halen van een doelstelling, tenzij in de abonnementsovereenkomst anders is afgesproken, en regelt de gevolgen van het niet halen van een doelstelling uitputtend.

7.2 Gepland onderhoud kondigen wij vooraf aan via status.aureadesk.com en, bij verwachte gevolgen voor de klant, per e-mail, en voeren wij zoveel mogelijk buiten kantooruren uit. Spoedonderhoud dat nodig is voor de veiligheid of de continuïteit van de dienst of ter voorkoming van gegevensverlies mogen wij zonder voorafgaande aankondiging uitvoeren; wij melden dat achteraf op status.aureadesk.com.

7.3 Storingen of beperkingen bij TOPdesk of in de TOPdesk-API, bij de internetverbinding, apparatuur of browser van de klant, of als gevolg van wijzigingen die de klant in zijn TOPdesk-omgeving of het koppelingsaccount aanbrengt, vallen buiten onze verantwoordelijkheid en buiten de beschikbaarheidsdoelstelling. Hetzelfde geldt voor de tijd die het ophalen kost door de omvang van de TOPdesk-omgeving van de klant, door de reactietijd van de TOPdesk-API of door grenzen die de klant of TOPdesk B.V. aan de API of aan het koppelingsaccount stelt. Gelden zulke grenzen, dan passen wij het ophalen daaraan aan en toont AureaDesk de gegevens die binnen die grenzen zijn opgehaald. Dat is geen tekortkoming van ons.

7.4 Ondersteuning verlenen wij op werkdagen via servicedesk@aureadesk.com, overeenkomstig de SLA. De ondersteuning betreft het gebruik van AureaDesk, met inbegrip van de hulp bij het aansluiten van AureaDesk op de TOPdesk-omgeving van de klant; dat aansluiten is kosteloos (abonnementsovereenkomst, artikel 3.4). Advies over of inrichting van de TOPdesk-omgeving van de klant zelf, het opstellen van rapportages op maat en aanvullende opleiding vallen buiten het abonnement en kunnen apart worden overeengekomen.

7.5 Wij leveren de dienst met de zorg van een goed opdrachtnemer, maar staan er niet voor in dat de dienst zonder fouten of onderbrekingen werkt, dat iedere fout wordt hersteld, dat de dienst geschikt is voor een doel van de klant dat niet uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen, of dat signalen, geplande rapportages en andere e-mails of koppelingsberichten altijd, volledig en tijdig bij de ontvanger aankomen. De cijfers, signalen en vooruitblikken volgen uit de laatst opgehaalde gegevens zoals de TOPdesk-API die levert en uit de instellingen van de klant. Wij staan er niet voor in dat zij op elk moment de actuele stand in TOPdesk weergeven. Fouten in de dienst meldt de klant bij de servicedesk; wij behandelen die overeenkomstig de SLA. Mededelingen op de website, in brochures, in de handleiding, in demonstraties en in de demo-omgeving zijn informatie en geen toezegging of garantie, tenzij de abonnementsovereenkomst of deze voorwaarden er uitdrukkelijk naar verwijzen.

7.6 De ondersteuning is bedoeld voor de beheerder en de contactpersonen van de klant; de klant vangt vragen van zijn overige gebruikers eerst zelf op. Het invullen van vragenlijsten, leveranciersbeoordelingen en risicoanalyses van de klant, deelname aan overleggen en audits, en ondersteuning die de gebruikelijke omvang kennelijk te boven gaat, vallen buiten het abonnement voor zover zij verder gaan dan het verstrekken van onze standaarddocumentatie, waaronder de leveranciersverklaring en Bijlage 2 van de verwerkersovereenkomst. Zulke werkzaamheden verrichten wij alleen na voorafgaande opgave van de verwachte inzet en schriftelijke opdracht van de klant, als aanvullende dienstverlening tegen het in de abonnementsovereenkomst genoemde uurtarief. Voor bijstand bij de verwerking van persoonsgegevens, waaronder audits op grond van de verwerkersovereenkomst, geldt uitsluitend de regeling van de verwerkersovereenkomst.

8. Gegevens en privacy

8.1 Bij de verwerking van persoonsgegevens uit de TOPdesk-omgeving van de klant is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Partijen sluiten daarvoor de verwerkersovereenkomst vóórdat de koppeling met de TOPdesk-omgeving wordt gelegd; zonder ondertekende verwerkersovereenkomst leggen wij geen koppeling. De verwerkersovereenkomst gaat bij tegenstrijdigheid voor op deze voorwaarden voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft, en regelt onze aansprakelijkheid voor die verwerking; de begrenzingen in artikel 9 en in de verwerkersovereenkomst gelden niet naast elkaar.

8.2 Voor de gegevens die wij voor onze eigen klant-, licentie- en factuuradministratie verwerken (contactgegevens van de klant, licentiegegevens, facturen) zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Onze privacyverklaring op aureadesk.com/privacy beschrijft die verwerking.

8.3 De klantomgeving, de database en de back-ups daarvan worden bij het sluiten van de overeenkomst gehost in Nederland. Wij mogen de hosting verplaatsen naar een andere aanbieder of locatie binnen de Europese Unie, nadat wij dat overeenkomstig de regeling voor subverwerkers in de verwerkersovereenkomst hebben aangekondigd. Een versleutelde reservekopie van de back-ups mag daarnaast worden bewaard bij een in de Europese Unie gevestigde aanbieder die overeenkomstig de verwerkersovereenkomst als subverwerker is aangekondigd. Wij geven de gegevens van de klant niet door naar landen buiten de Europese Unie, behalve in de gevallen die de verwerkersovereenkomst noemt.

8.4 Bij het einde van de overeenkomst verlopen export en verwijdering volgens artikel 6a en de verwerkersovereenkomst. Na de ophaalperiode hebben wij geen bewaarplicht ten aanzien van de gegevens van de klant en na de verwijdering kunnen wij geen export meer leveren. Wij bewaren daarna alleen onze eigen klant-, licentie- en factuuradministratie; de in de verwerkersovereenkomst beschreven infrastructuurback-ups van onze hostingpartij kunnen de gegevens nog bevatten totdat zij op een vast schema automatisch worden overschreven.

9. Aansprakelijkheid

9.1 Onze aansprakelijkheid voor schade, uit welke rechtsgrond ook, is per gebeurtenis beperkt tot vergoeding van directe schade tot ten hoogste het totaal van de vergoedingen (exclusief btw) die de klant over de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de dienst verschuldigd was. Loopt de overeenkomst op dat moment korter dan twaalf maanden, dan geldt twaalf maal de op dat moment geldende maandvergoeding. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als een gebeurtenis. Onze totale aansprakelijkheid per kalenderjaar is, ongeacht het aantal gebeurtenissen, beperkt tot tweemaal dat bedrag.

9.2 Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan: (a) de redelijke kosten die de klant moet maken om onze prestatie alsnog aan de overeenkomst te laten beantwoorden, tenzij de overeenkomst is ontbonden; (b) de redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade; (c) de redelijke kosten ter voorkoming of beperking van schade, voor zover de klant aantoont dat deze kosten tot beperking van directe schade hebben geleid.

9.3 Aansprakelijkheid voor andere schade dan directe schade is uitgesloten, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie, verminderde goodwill, schade door beslissingen die op basis van de weergave in AureaDesk zijn genomen, aanspraken van derden, en schade door verlies, verminking of onjuistheid van gegevens waarvan de bron bij de klant zelf berust, waaronder de TOPdesk-omgeving.

9.4 De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet, bewuste roekeloosheid of grove nalatigheid van ons of onze bedrijfsleiding, en niet voor zover dwingend recht, waaronder artikel 13 van Verordening (EU) 2023/2854 (Dataverordening) en artikel 82 van de AVG, een beperking niet toelaat; in dat geval geldt de beperking voor het overige onverkort.

9.5 Een recht op schadevergoeding ontstaat alleen als de klant de tekortkoming onverwijld, en uiterlijk binnen dertig dagen na ontdekking, schriftelijk en gemotiveerd aan ons meldt en ons een redelijke termijn geeft om alsnog na te komen, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is. Iedere vordering tot schadevergoeding vervalt twaalf maanden nadat de klant met de schade bekend is geworden of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn, tenzij de vordering binnen die termijn schriftelijk bij ons is ingediend. Een tijdig ingediende vordering vervalt alsnog als zij niet binnen twaalf maanden na de indiening in rechte aanhangig is gemaakt, tenzij partijen schriftelijk een langere termijn zijn overeengekomen.

9.6 AureaDesk toont gegevens uit TOPdesk. De klant blijft zelf verantwoordelijk voor beslissingen die op basis van die weergave worden genomen en voor de juistheid en volledigheid van de gegevens in de eigen TOPdesk-omgeving.

9.7 Voor onze aansprakelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens als verwerker geldt uitsluitend artikel 11 van de verwerkersovereenkomst, met de daar genoemde begrenzing, meld- en vervaltermijnen. Die begrenzing en de begrenzing van dit artikel gelden niet naast elkaar: voor een gebeurtenis die onder beide valt, geldt eenmaal het hoogste toepasselijke plafond.

9.8 Wij hebben een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en spannen ons in die gedurende de looptijd van de overeenkomst in stand te houden, zolang zij op redelijke voorwaarden verkrijgbaar is. Op verzoek geven wij de naam van de verzekeraar en de geografische dekking van de polis. Vervalt de verzekering, dan melden wij dat aan de klant. De verzekering, het verzekerde bedrag en de hoogte van een uitkering bepalen de omvang van onze aansprakelijkheid niet.

9.9 Onder onze bedrijfsleiding wordt verstaan onze statutaire bestuurder en degenen die feitelijk met de leiding van de onderneming zijn belast. Opzet, bewuste roekeloosheid of grove nalatigheid van door ons ingeschakelde derden en van hulppersonen die niet tot onze bedrijfsleiding behoren, doet de beperkingen van dit artikel niet vervallen, tenzij dwingend recht dat voorschrijft.

9.10 Alleen de klant kan aan de overeenkomst rechten jegens ons ontlenen; gebruikers, groepsmaatschappijen en andere derden kunnen dat niet, behoudens dwingend recht. De klant richt vorderingen in verband met de overeenkomst uitsluitend tegen Van Croonenburg IT-Consultancy B.V. en niet tegen haar bestuurder, haar medewerkers of de door haar ingeschakelde derden in persoon, behalve bij opzet of bewuste roekeloosheid van de aangesprokene zelf. Dit artikel en de overige beperkingen en uitsluitingen in de overeenkomst zijn mede bedongen ten behoeve van onze bestuurder, onze medewerkers en de door ons ingeschakelde derden, waaronder een voor onze continuïteit aangewezen vervanger; zij kunnen zich daarop rechtstreeks beroepen (artikel 6:253 BW). Dit artikel en artikel 4.6 zijn onherroepelijke derdenbedingen om niet in de zin van artikel 6:253 lid 4 BW. Iedere andere vordering van de klant op ons dan een vordering tot schadevergoeding vervalt twaalf maanden nadat de klant bekend is geworden of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn met de feiten waarop de vordering berust, tenzij zij binnen die termijn schriftelijk bij ons is ingediend en behalve voor zover dwingend recht dat niet toelaat; voor vorderingen tot schadevergoeding geldt artikel 9.5.

10. Toepasselijk recht, geschillen en taal

10.1 Op deze voorwaarden en op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is niet van toepassing.

10.2 Een klacht over de dienst of over onze dienstverlening kan de klant richten aan servicedesk@aureadesk.com; wij reageren zo spoedig mogelijk, in de regel binnen tien werkdagen. Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen. Dat staat niet in de weg aan incassomaatregelen voor een onbetwiste, opeisbare factuur en aan spoedeisende maatregelen.

10.3 Geschillen die niet in onderling overleg worden opgelost, worden voorgelegd aan de rechtbank Gelderland, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

10.4 Deze voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands. Vertalingen zijn ter informatie; bij verschil tussen de Nederlandse tekst en een vertaling is de Nederlandse tekst bindend.

11. Overmacht

11.1 Wij zijn niet gehouden tot nakoming van enige verplichting als wij daartoe verhinderd zijn door overmacht. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan, ook als die omstandigheid zich voordoet bij een door ons ingeschakelde derde: storingen, vertraging, verzoeklimieten of onbeschikbaarheid van de TOPdesk-omgeving of de TOPdesk-API van de klant, wijzigingen door TOPdesk B.V. in die API of in de licentievoorwaarden daarvan totdat wij de koppeling redelijkerwijs hebben kunnen herstellen, uitval of storing van de hostinginfrastructuur, van datacenters, van elektriciteit, van internet- of telecommunicatieverbindingen of van de e-mailrelay, aanvallen op de dienst of de infrastructuur zoals (D)DoS-aanvallen, inbraken en gijzelsoftware die ondanks passende beveiligingsmaatregelen niet konden worden voorkomen, overheidsmaatregelen, epidemieën, brand, wateroverlast, staking, en ziekte of overlijden van sleutelpersonen voor zover vervanging niet binnen redelijke termijn mogelijk is.

11.2 Tijdens overmacht worden onze verplichtingen opgeschort. Duurt de overmacht langer dan zestig aaneengesloten dagen, dan mag elk van beide partijen de overeenkomst schriftelijk ontbinden voor het deel dat nog niet is nagekomen, zonder verplichting tot schadevergoeding. Is de dienst door overmacht langer dan tien aaneengesloten dagen in het geheel niet beschikbaar, dan is over die periode geen vergoeding verschuldigd en betalen wij een vooruitbetaalde vergoeding daarover naar rato terug, tenzij de oorzaak ligt in de TOPdesk-omgeving, de TOPdesk-API of de infrastructuur van de klant. Wegens het niet of niet volledig leveren van de dienst door overmacht heeft de klant geen andere rechten dan de rechten die dit lid, artikel 6.7, de abonnementsovereenkomst en de SLA hem uitdrukkelijk geven; in het bijzonder heeft hij geen recht op schadevergoeding, op opschorting van betaling of op een verdere vermindering van de vergoeding.

11.3 Storingen die onder de beschikbaarheidsafspraken van de SLA vallen, worden volgens de SLA afgehandeld; dit artikel geldt voor omstandigheden die daarbuiten liggen.

11.4 Overmacht ontslaat ons niet van de verplichtingen die de wet en de verwerkersovereenkomst ons opleggen bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens, waaronder het onverwijld melden daarvan aan de klant en het beperken van de gevolgen, en niet van de verplichting om ons in te spannen de dienst na afloop van de overmacht zo spoedig mogelijk te herstellen en de gegevens van de klant te herstellen voor zover dat met de beschikbare back-ups redelijkerwijs mogelijk is.

12. Opschorting en ontbinding

12.1 Wij mogen de toegang tot de dienst geheel of gedeeltelijk opschorten, na voorafgaande waarschuwing waar dat redelijkerwijs mogelijk is, als: (a) de klant na aanmaning niet betaalt (artikel 5); (b) de klant of een gebruiker van de klant handelt in strijd met artikel 3 of 4 of de dienst gebruikt op een wijze die de veiligheid, integriteit of beschikbaarheid van de dienst, van andere klanten of van derden in gevaar brengt; (c) een bevoegde autoriteit dat verlangt of wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Tijdens een opschorting bewaren wij de klantomgeving. Bij een opschorting op grond van (a) of (b) blijft de vergoeding verschuldigd; bij een opschorting op grond van (c) die niet aan de klant is toe te rekenen, is over de duur daarvan geen vergoeding verschuldigd. Wij heffen de opschorting op zodra de reden is weggenomen.

12.2 Elk van beide partijen mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk ontbinden, zonder ingebrekestelling en zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn, als de andere partij in staat van faillissement wordt verklaard of haar eigen faillissement aanvraagt, surseance van betaling aanvraagt of verkrijgt, haar onderneming staakt of liquideert, of als op een wezenlijk deel van haar vermogen beslag wordt gelegd dat niet binnen dertig dagen wordt opgeheven. Het voorbereiden of aanbieden van een akkoord als bedoeld in artikel 370 Faillissementswet is geen grond voor ontbinding of opschorting. Eindigt de overeenkomst op grond van dit lid door een omstandigheid aan onze zijde, dan blijven de export en de ophaalperiode van artikel 6a en de verwerkersovereenkomst gelden en betalen wij vooruitbetaalde bedragen over de periode daarna naar rato terug, voor zover de wet dat toelaat.

12.3 Wij mogen de overeenkomst ontbinden als de klant, na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn van ten minste veertien dagen, toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van een wezenlijke verplichting, waaronder de betalingsverplichting en de verplichtingen uit artikel 3 en 4. Een ingebrekestelling is niet nodig als nakoming blijvend onmogelijk is, als de aanmaning van artikel 5 zonder resultaat is gebleven, of als de tekortkoming zo ernstig is dat voortzetting redelijkerwijs niet van ons kan worden gevergd, zoals bij een inbreuk op onze rechten van intellectuele eigendom, het omzeilen van beveiliging of het in gevaar brengen van andere klanten.

12.4 Het intrekken of ongeldig maken van het TOPdesk-koppelingsaccount door de klant beëindigt de overeenkomst niet en ontslaat de klant niet van de betalingsverplichting. De klant kan de overeenkomst alleen beëindigen op de wijze bepaald in deze voorwaarden, de abonnementsovereenkomst en de SLA.

12.5 Bij ontbinding zijn de reeds verrichte prestaties en de daarvoor verschuldigde vergoedingen geen voorwerp van ongedaanmaking. Vorderingen die wij bij ontbinding op de klant hebben, zijn direct opeisbaar.

12.6 De klant kan de overeenkomst alleen ontbinden als wij toerekenbaar tekortschieten in de nakoming van een wezenlijke verplichting en die tekortkoming niet hebben hersteld binnen een redelijke termijn van ten minste dertig dagen na een schriftelijke en gemotiveerde ingebrekestelling, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is. Ontbinding werkt alleen voor de toekomst. Het niet halen van een doelstelling, streefwaarde of termijn van de SLA is op zichzelf geen grond voor ontbinding; daarvoor gelden uitsluitend de gevolgen die de SLA noemt. De rechten van de klant uit artikel 6.7, 11.2 en 12.2 en de overige rechten tot tussentijdse opzegging die deze voorwaarden, de abonnementsovereenkomst, de verwerkersovereenkomst en de SLA hem uitdrukkelijk geven, blijven gelden.

12.7 Voor schade van de klant door een opschorting die wij op grond van artikel 5 of 12.1 mochten toepassen, zijn wij niet aansprakelijk. Tijdens een opschorting lopen geplande rapportages, signalen en de opbouw van geschiedenis mogelijk niet door; dat wordt achteraf niet hersteld.

13. Geheimhouding, openbaarheid en referentie

13.1 Partijen houden alle informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar ontvangen en waarvan zij weten of redelijkerwijs moeten begrijpen dat die vertrouwelijk is, geheim en gebruiken die uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst. Vertrouwelijk zijn in ieder geval: de broncode en de technische inrichting van AureaDesk, de beveiligingsmaatregelen en beoordelingen die wij op verzoek verstrekken (waaronder Bijlage 2 van de verwerkersovereenkomst en de leveranciersverklaring), auditbevindingen, de met de klant overeengekomen prijzen, kortingen en offertes, en aan onze zijde de gegevens uit de TOPdesk-omgeving van de klant en de uitkomsten van de dashboards.

13.2 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die al openbaar is zonder schending van deze bepaling, die de ontvangende partij aantoonbaar al rechtmatig bezat of zelfstandig heeft ontwikkeld, of die op grond van een wettelijke plicht of rechterlijk bevel moet worden verstrekt; in dat laatste geval informeert de verplichte partij de andere partij vooraf, voor zover toegestaan. Het openbaar maken van de tarieven op aureadesk.com is nooit een schending.

13.3 Deze verplichting blijft na het einde van de overeenkomst vijf jaar van kracht; voor de gegevens van de klant en voor bedrijfsgeheimen in de zin van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen, waaronder beveiligingsinformatie, geldt zij zolang zij geheim zijn. Voor persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst voor.

13.4 Is de klant een bestuursorgaan dat onder de Wet open overheid valt, dan mag hij de overeenkomst en de bijlagen openbaar maken voor zover die wet hem daartoe verplicht. De klant merkt de in 13.1 als vertrouwelijk genoemde onderdelen daarbij aan als vertrouwelijk aan hem meegedeelde bedrijfs- en beveiligingsgegevens (artikel 5.1, eerste lid, onder c, en tweede lid, onder f en h, Wet open overheid), stelt ons vooraf in kennis van een verzoek dat deze onderdelen raakt en geeft ons gelegenheid een zienswijze te geven.

13.5 Wij noemen de klant alleen als referentie, met naam en logo, na diens voorafgaande schriftelijke toestemming. De klant kan die toestemming op elk moment intrekken; wij verwijderen de vermelding dan binnen tien werkdagen uit de door ons beheerde uitingen.

14. Wijziging van deze voorwaarden

14.1 Wij mogen deze voorwaarden wijzigen bij een wijziging van de dienst, van wet- of regelgeving of van onze bedrijfsvoering. Een wijziging kondigen wij ten minste twee maanden vóór de ingangsdatum schriftelijk aan bij de klant, met de nieuwe tekst als PDF. Is de wijziging voor de klant wezenlijk nadelig en niet het gevolg van een wijziging in wet- of regelgeving of van een uitspraak van een rechter of toezichthouder, dan mag de klant de overeenkomst tegen de ingangsdatum van de wijziging schriftelijk opzeggen, ook binnen een lopende looptijd; een vooruitbetaald bedrag over de periode daarna betalen wij naar rato terug. Zegt de klant niet op, dan geldt de gewijzigde versie vanaf de ingangsdatum. Wijzigingen die de klant niet wezenlijk benadelen, waaronder verduidelijkingen, wijzigingen op grond van wet- of regelgeving, nieuwe functies die de klant niet hoeft af te nemen en wijzigingen in het voordeel van de klant, gelden vanaf de aangekondigde ingangsdatum en geven geen recht op opzegging. Voor een wijziging van de tarieven geldt uitsluitend artikel 5.

14.2 Tussen partijen geldt steeds de versie van deze voorwaarden die bij de abonnementsovereenkomst als PDF is gevoegd, of de nadien overeenkomstig 14.1 in werking getreden versie. De op aureadesk.com/voorwaarden gepubliceerde tekst is de actuele versie voor nieuwe overeenkomsten.

15. Overdracht en inschakeling van derden

15.1 De klant mag zijn rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming overdragen aan een derde. Dit beding heeft goederenrechtelijke werking, behalve voor geldvorderingen waarvoor de wet een beperking van de overdraagbaarheid niet toelaat (artikel 3:83 lid 3 BW).

15.2 Wij mogen de overeenkomst, of de onderneming waarvan de dienst deel uitmaakt, overdragen aan een rechtsopvolger of aan een verkrijger van de dienst AureaDesk. De klant verleent daaraan bij voorbaat zijn medewerking, op voorwaarde dat de verkrijger de verplichtingen uit de overeenkomst, de verwerkersovereenkomst en de SLA onverkort overneemt en wij de klant ten minste een maand vooraf schriftelijk informeren.

15.3 Wij mogen bij de uitvoering van de overeenkomst derden inschakelen, waaronder de hostingpartij en de e-mailrelay, en bij de ontwikkeling en het onderhoud van de programmatuur gebruikmaken van programmatuur en diensten van derden. Derden krijgen alleen toegang tot de productieomgeving of tot persoonsgegevens van de klant volgens de regels over subverwerkers en toegang uit de verwerkersovereenkomst. Wij blijven jegens de klant verantwoordelijk voor de nakoming van de overeenkomst.

16. Aanvullende eisen van toezichtsregimes

Valt de klant onder de Verordening digitale operationele weerbaarheid (DORA, Verordening (EU) 2022/2554), de Cyberbeveiligingswet, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid of een vergelijkbaar regime dat eisen stelt aan contracten met leveranciers, dan geldt het volgende. AureaDesk is een rapportagedienst die gegevens uit TOPdesk leest en niets terugschrijft; naar ons oordeel ondersteunt de dienst geen kritieke of belangrijke functie in de zin van artikel 3, punt 22, DORA. De klant beoordeelt dat zelf. Op schriftelijk verzoek van de klant zijn wij bereid te overleggen over een addendum bij de abonnementsovereenkomst met de bepalingen die het betreffende regime voor deze dienst voorschrijft, waaronder de gegevens voor het informatieregister van artikel 28, lid 3, DORA, voor zover die bepalingen passen bij de daadwerkelijke inrichting van de dienst zoals beschreven in de verwerkersovereenkomst en de SLA. Tot het sluiten van een addendum zijn wij niet verplicht; zonder een door beide partijen ondertekend addendum gelden zulke eisen niet tussen partijen. Bepalingen die van ons certificeringen, meldtermijnen of beschikbaarheidsniveaus vragen die wij niet hebben of niet halen, nemen wij niet op; wij zeggen dat vooraf. De werkzaamheden voor het opstellen en beoordelen van het addendum en de extra verplichtingen die eruit volgen, zoals audits, rapportages en deelname aan tests, verrichten wij na voorafgaande opgave van de verwachte inzet tegen het in de abonnementsovereenkomst genoemde uurtarief, tenzij in het addendum anders is afgesproken. Voor audits en bijstand bij de verwerking van persoonsgegevens geldt de verwerkersovereenkomst.