Privacyverklaring

Deze verklaring beschrijft hoe Van Croonenburg IT-Consultancy B.V. omgaat met persoonsgegevens op deze website en in de dienst AureaDesk.

Wie is verantwoordelijk?

Van Croonenburg IT-Consultancy B.V., handelend onder de naam AureaDesk, Oude Apeldoornseweg 45 – 067, 7333 NR Apeldoorn, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99307596, btw-nummer NL868926243B01. Vragen over privacy kun je stellen via servicedesk@aureadesk.com, per post op dit adres, of via 085 203 3506.

Aanspreekpunt voor privacyvragen is de directie, bereikbaar via servicedesk@aureadesk.com.

Gegevens die je zelf achterlaat op deze website

Als je het demoformulier invult, verwerken we de gegevens die je invoert: je naam, organisatie, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer, het gekozen pakket, de gewenste demovorm, de toelichting die je meestuurt, en de optionele keuzes over je TOPdesk-omgeving: het aantal extra gebruikers, bij Enterprise het aantal extra TOPdesk-omgevingen en de serverkeuze, een schatting van de omvang (aantal kaarten en assets) en of je automatisch archiveert. Op de contactpagina ook of je Reserveringenbeheer of Operationeel beheer wilt toevoegen. Verder kun je aangeven hoe je bij AureaDesk bent terechtgekomen. Naam, organisatie en e-mailadres zijn nodig om op je aanvraag te kunnen reageren; zonder die drie kunnen we geen contact opnemen. De overige velden zijn optioneel. Verstrekking is niet wettelijk verplicht.

• Waarvoor: om contact met je op te nemen over je aanvraag, je toegang tot de demo-omgeving te sturen of een demo in te plannen, en om je een passend voorstel te doen als je daarom vraagt. Je antwoord op de vraag hoe je bij AureaDesk bent terechtgekomen, gebruiken we alleen om te zien langs welke weg aanvragen binnenkomen. Je aanvraag komt als e-mail aan in onze mailbox; we slaan haar niet in een apart systeem op.
• Grondslag: het afhandelen van je aanvraag, inclusief het toesturen van de toegangsgegevens voor de demo-omgeving en een of twee opvolgberichten over diezelfde aanvraag: het treffen van maatregelen op jouw verzoek voorafgaand aan een eventuele overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Voor je antwoord op de vraag hoe je bij AureaDesk bent terechtgekomen, is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om te weten langs welke weg aanvragen binnenkomen (artikel 6 lid 1 sub f AVG); die vraag is optioneel, en het antwoord bewaren we met de aanvraag. Word je geen klant, dan bewaren we de aanvraag en onze antwoorden daarna nog tot twaalf maanden op grond van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): zo kunnen we terugvinden wat er is besproken als je later zelf opnieuw contact opneemt, en kunnen we vragen of geschillen over de aanvraag afhandelen. Commerciële berichten sturen we je alleen als je daarvoor bij je aanvraag toestemming hebt gegeven (artikel 11.7 Telecommunicatiewet); in elk bericht staat hoe je je afmeldt, en afmelden is altijd kosteloos. Tegen de bewaring op grond van ons gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken, zie Je rechten.
• Toestemming voor nieuws en aanbiedingen: alleen als je het vakje daarvoor in het formulier aanvinkt, sturen we je af en toe per e-mail nieuws en aanbiedingen over AureaDesk (grondslag: jouw toestemming, artikel 6 lid 1 sub a AVG). Je aanvraag met je keuze bewaren we als bewijs van die toestemming zolang de toestemming geldt, ook na de termijn van twaalf maanden. Je kunt de toestemming op elk moment intrekken via de afmeldmogelijkheid in elk bericht of via servicedesk@aureadesk.com; daarna stoppen we direct.
• Hoe lang: tot twaalf maanden na het laatste contact over je aanvraag, tenzij er een klantrelatie ontstaat. Dan gelden de bewaartermijnen onder Klantadministratie en licenties. Vraag je eerder om verwijdering, dan verwijderen we de aanvraag, tenzij we haar nog nodig hebben voor de afhandeling van een lopende vraag of een lopend geschil.

Eerder via de pop-up gegeven toestemming voor nieuws en aanbiedingen. Tot 1 oktober 2026 kon je je op deze website ook via een pop-up aanmelden voor nieuws en aanbiedingen over AureaDesk, met een kortingscode voor een eerste abonnement. Die pop-up is weggehaald; aanmelden kan alleen nog via het vakje in het demoformulier hierboven. Heb je je via de pop-up aangemeld, dan blijft je toestemming gelden tot je haar intrekt.

• Waarvoor: om je, zolang je toestemming geldt, af en toe per e-mail nieuws en aanbiedingen over AureaDesk te sturen. Een kortingscode die je via de pop-up hebt ontvangen, blijft geldig onder de voorwaarden in dat bericht.
• Grondslag: jouw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG en artikel 11.7 Telecommunicatiewet).
• Wat we hebben vastgelegd: bij je aanmelding is een bericht naar onze mailbox gegaan met je e-mailadres, de taal van de pagina, het tijdstip en de versie van de tekst waarmee je instemde. Dat bericht is ons bewijs van je toestemming. Op de webserver is van je aanmelding niets bewaard.
• Hoe lang: het bewijs van je toestemming bewaren we zolang de toestemming geldt en daarna nog twaalf maanden, zodat we kunnen aantonen dat we je de eerdere berichten mochten sturen. Meld je je af, dan stoppen we direct en houden we alleen je e-mailadres op onze afmeldlijst, zolang we nieuwsberichten versturen, zodat we je niet opnieuw benaderen (gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f AVG).
• Afmelden: in elk bericht staat hoe je je afmeldt; je kunt ook antwoorden met "afmelden" of mailen naar servicedesk@aureadesk.com. Afmelden is kosteloos.

Ondersteuning en contact

Mail of bel je ons, of gebruik je de knop Contact servicedesk of Verbetersuggestie in je AureaDesk-omgeving, dan verwerken we je naam, je e-mailadres of telefoonnummer, de naam van je organisatie en van je omgeving, en de inhoud van je bericht, inclusief eventuele schermafbeeldingen die je per e-mail meestuurt.

• Waarvoor: om je vraag of storing af te handelen, afspraken terug te kunnen vinden en onze dienstverlening te verbeteren.
• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang en dat van jouw organisatie bij het nakomen van de overeenkomst en bij het beantwoorden van vragen die aan ons worden gesteld (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Ben je zelf onze contractspartij, dan is de grondslag de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• Hoe lang: tot twee jaar na de afhandeling van je vraag, zodat we bij een vervolgvraag kunnen zien wat er eerder is besproken; correspondentie die bij een overeenkomst, een factuur of een geschil hoort, bewaren we zeven jaar. Telefoongesprekken nemen we niet op.
• Waar: in onze mailboxen bij Mijndomein (Nederland, EU). Een bericht via de knop in je omgeving wordt verstuurd via de mailserver van TransIP (Nederland, EU).

Zet in een ondersteuningsverzoek geen persoonsgegevens van melders of collega’s die we niet nodig hebben; een meldingnummer volstaat meestal.

Sollicitaties

Solliciteer je op een vacature, dan verwerken we je naam, contactgegevens, cv, motivatie en wat je verder meestuurt.

• Waarvoor: uitsluitend voor de werving en selectie voor de vacature waarop je reageert. We delen je gegevens niet met derden en benaderen referenties alleen na overleg met jou.
• Grondslag: stappen voorafgaand aan een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldige selectie (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
• Hoe lang: leidt de sollicitatie niet tot een samenwerking, dan verwijderen we je gegevens uiterlijk vier weken na het einde van de procedure. Wil je dat we je gegevens bewaren voor een volgende vacature, dan vragen we daarvoor je toestemming en bewaren we ze ten hoogste een jaar. Komt er wel een samenwerking, dan gaan je gegevens over naar het personeels- of opdrachtdossier.
• Waar: in onze mailboxen bij Mijndomein (Nederland, EU).

Gegevens die automatisch worden vastgelegd

De webserver van deze website legt technische gegevens vast die nodig zijn om de site te leveren en te beveiligen: het IP-adres, het opgevraagde adres, het tijdstip, de statuscode en het type browser. Deze logbestanden bewaren we maximaal dertig dagen en gebruiken we alleen voor storingsanalyse en misbruikpreventie. Daarnaast houden we bij hoeveel aanvragen via het demoformulier er het afgelopen uur vanaf een bepaald IP-adres zijn binnengekomen, om misbruik af te remmen. Daarvoor bewaart de webserver per IP-adres alleen een afgeleide code (een hash) en de tijdstippen, nooit het adres zelf; dat wordt automatisch na uiterlijk een uur opgeruimd.

Hetzelfde geldt voor de server waarop ons beheerpaneel, onze licentieserver, de demo-omgeving en de statuspagina draaien: een toegangslog met IP-adres, tijdstip, opgevraagd adres en statuscode bewaren we maximaal dertig dagen, en een IP-adres waarvandaan herhaaldelijk verkeerd wordt ingelogd of dat de server overbelast, wordt tijdelijk geblokkeerd (een uur, bij herhaling oplopend tot maximaal een dag; de lijst met blokkades wordt na een dag opgeschoond). Op diezelfde server draaien ook de AureaDesk-omgevingen van onze klanten; het toegangslog daarvan houden we op dezelfde manier en met dezelfde termijn bij, in opdracht van de betreffende klant, die daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke is (zie Gegevens in AureaDesk zelf).

De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige website en dienst (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Cookies en meekijken

Met je toestemming gebruiken we Google Analytics voor bezoekstatistieken, en Google Ads en de LinkedIn Insight Tag om te zien welke advertenties tot een aanvraag leiden. Daarbij gaat het om gegevens als bezochte pagina’s, het versturen van een aanvraag (zonder de inhoud daarvan), het type apparaat en de globale regio. Je kiest in de cookiemelding voor "Accepteren", "Alleen statistieken" of "Weigeren". Zonder toestemming wordt er niets van Google of LinkedIn geladen en niets gemeten. Advertentiepersonalisatie staat uit, wat je ook kiest; zolang je geen toestemming voor advertentiemeting hebt gegeven, worden advertentieklikgegevens voor Google onherkenbaar gemaakt.

Voor Google Analytics werkt Google Ireland Limited in onze opdracht als verwerker; voor Google Ads bepaalt Google zelf hoe het de gegevens verwerkt en is het zelfstandig verantwoordelijke. In Google Analytics hebben we de bewaartermijn van de meetgegevens op 14 maanden na je laatste bezoek ingesteld, het delen van gegevens met andere Google-diensten uitgeschakeld en de zogenoemde Google-signalen uitgezet; voor Google Ads geldt het bewaarbeleid van Google. De gegevens kunnen worden doorgegeven aan de Verenigde Staten. Dat gebeurt op grond van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS Data Privacy Framework (artikel 45 AVG), waarvoor Google LLC is gecertificeerd (zie dataprivacyframework.gov), met de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie als aanvullende waarborg. Meer over de doorgiftekaders van Google lees je op policies.google.com/privacy/frameworks; een kopie van de modelcontractbepalingen kun je opvragen via servicedesk@aureadesk.com. De grondslag is jouw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG).

De LinkedIn Insight Tag laden we alleen als je in de cookiemelding kiest voor "Accepteren". LinkedIn Ireland Unlimited Company (Ierland) bepaalt daarvoor zelf hoe het de gegevens verwerkt en is zelfstandig verantwoordelijke. LinkedIn ontvangt dan je IP-adres, de bezochte pagina, het versturen van een aanvraag (zonder de inhoud daarvan) en kenmerken van je browser, en koppelt dat aan je LinkedIn-profiel als je daar bent ingelogd. Wij zien daarvan alleen totalen: welke advertentie tot een aanvraag leidde en uit welke branches en functies onze bezoekers komen, nooit wie iemand is. LinkedIn verwijdert de directe herkenningsgegevens binnen zeven dagen en de overige gegevens binnen 180 dagen. Ook deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan de Verenigde Staten: op grond van het adequaatheidsbesluit voor het EU-VS Data Privacy Framework voor zover LinkedIn daarvoor is gecertificeerd, en anders op grond van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie; zie het privacybeleid van LinkedIn op linkedin.com/legal/privacy-policy. De grondslag is jouw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG).

Dit wordt er op je apparaat geplaatst:

• aureadesk-toestemming (lokale opslag van je browser, geplaatst door ons): je keuze, de datum waarop je koos en de versie van de tekst waarmee je instemde. Geen cookie, niet naar een server gestuurd; nodig om je keuze te onthouden. Na twaalf maanden vragen we opnieuw.
• _ga en _ga_G-Y8JGD9LK7N (cookies van Google Analytics, alleen bij "Alleen statistieken" of "Accepteren"): een willekeurig bezoekersnummer om paginabezoeken van dezelfde browser bij elkaar te houden. Maximaal 13 maanden.
• _gcl_au en, na een klik op een advertentie, _gcl_aw en _gcl_gs (cookies van Google Ads, alleen bij "Accepteren"): om een aanvraag te koppelen aan de advertentie die eraan voorafging. Maximaal 90 dagen.
• li_fat_id (cookie van LinkedIn, alleen bij "Accepteren"): om een aanvraag te koppelen aan de LinkedIn-advertentie die eraan voorafging. Maximaal 30 dagen. Op zijn eigen domein plaatst LinkedIn daarnaast cookies volgens zijn cookiebeleid (linkedin.com/legal/cookie-policy).

Via Cookievoorkeur onderaan elke pagina pas je je keuze aan of trek je je toestemming in; dat is net zo eenvoudig als toestemming geven. Kies je alsnog "Weigeren" nadat je eerder "Accepteren" of "Alleen statistieken" had gekozen, dan verwijderen we de al geplaatste cookies van Google en LinkedIn en stopt de meting. Kies je "Alleen statistieken" nadat je eerder "Accepteren" had gekozen, dan verwijderen we de advertentiecookies. Wat vóór het intrekken al is gemeten, blijft rechtmatig verwerkt.

Gegevens in AureaDesk zelf

Gebruik je AureaDesk als klant, dan verwerken we in jouw omgeving gegevens uit jouw TOPdesk-omgeving. Daarin staan persoonsgegevens van melders en behandelaren, zoals namen en de meldingen waaraan zij gekoppeld zijn. Daarnaast legt AureaDesk in jouw omgeving zelf gegevens vast: de accounts van je gebruikers (naam, e-mailadres, gehasht wachtwoord, rol) en een auditlogboek van wie in het dashboard wat wanneer deed, met IP-adres en met de melding die in het detailvenster is geopend.

• AureaDesk bouwt ook een beperkte geschiedenis op die TOPdesk niet teruggeeft: welke behandelaarsgroep wanneer aan zet was, het statusverloop met de naam van de behandelaar, en functie- en afdelingswijzigingen. Wat er precies wordt bewaard en hoe lang, staat in de verwerkersovereenkomst met jouw organisatie; je eigen beheerder kan het inzien, corrigeren of verwijderen.
• Voor al die gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. We leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst, die precies beschrijft wat AureaDesk vastlegt, hoe lang en met welke beveiliging. Die overeenkomst is op verzoek vooraf beschikbaar via sales@aureadesk.com.
• Je omgeving draait op een eigen installatie met een eigen, versleutelde database, gescheiden van die van andere klanten.
• Ben je gebruiker van een AureaDesk-omgeving en heb je vragen over je gegevens daarin, dan is je eigen organisatie je aanspreekpunt; zie Je rechten.

Demo-omgeving. De demo-omgeving op demo.aureadesk.com bevat uitsluitend fictieve voorbeeldgegevens en is niet aan een TOPdesk-omgeving gekoppeld. Krijg je toegang tot de demo-omgeving, dan legt het auditlogboek van die omgeving vast wanneer met het demo-account is ingelogd en wat ermee is gedaan, met IP-adres; die regels bewaren we maximaal dertig dagen. Het tijdstip en het IP-adres van de laatste aanmeldingen met het demo-account bewaren we negentig dagen. Verder gelden alleen de technische gegevens onder Gegevens die automatisch worden vastgelegd. Voor de demo-omgeving zijn wij zelf de verwerkingsverantwoordelijke; de grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige demo-omgeving (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Klantadministratie en licenties

Ben je contactpersoon bij een organisatie die AureaDesk afneemt, dan verwerken wij je naam, functie, zakelijke e-mailadres en telefoonnummer, de gegevens van je organisatie en de afspraken in de overeenkomst. In onze licentieserver leggen we per klant vast welke licentie is uitgegeven, wanneer die begon en verloopt, welke installatie ermee is gekoppeld en wie van ons daaraan wanneer iets wijzigde.

• Waarvoor: het uitvoeren van de overeenkomst (aansluiten, ondersteunen, licentiebeheer, facturatie) en het voldoen aan onze wettelijke administratieplicht.
• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang en dat van jouw organisatie bij het uitvoeren van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub f AVG), een wettelijke verplichting voor de facturen en de administratie (artikel 6 lid 1 sub c AVG, fiscale bewaarplicht) en, ben je zelf onze contractspartij, de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• Herkomst: meestal van jou of van je organisatie bij het aangaan van de overeenkomst. Geeft je organisatie jou als contactpersoon op, dan wijzen we je uiterlijk bij ons eerste bericht aan jou op deze verklaring.
• Hoe lang: gedurende de overeenkomst en daarna zeven jaar (facturen, overeenkomst en licentiegegevens, vanwege de wettelijke bewaarplicht). Het logboek van wijzigingen in de licentieserver bewaren we twee jaar. Word je als contactpersoon vervangen, dan halen we je uit de actieve administratie zodra we de vervanging doorkrijgen; je naam blijft wel staan in de overeenkomst en de facturen die onder de bewaarplicht vallen.
• Wie: zie Wie kunnen erbij? De licentieserver draait bij TransIP in Nederland; e-mail eruit gaat via de mailserver van TransIP.

Waar staan de gegevens?

De website en de klantomgevingen draaien op servers in Nederland, Europese Unie (EU): de website bij Mijndomein, de klantomgevingen op een VPS bij TransIP in Nederland (EU), inclusief de back-ups. Op diezelfde server staan ook onze licentieserver en ons beheerpaneel (zie Klantadministratie en licenties) en de publieke statuspagina status.aureadesk.com, die zelf geen persoonsgegevens bevat. Verkeer verloopt versleuteld via HTTPS. E-mail die je via deze website of rechtstreeks aan ons stuurt, komt aan in onze mailboxen bij Mijndomein (Nederland, EU). E-mail die AureaDesk zelf verstuurt (bijvoorbeeld een welkomstmail, een wachtwoordherstel of een rapportage) gaat via de mailserver van TransIP (Nederland, EU).

Wie kunnen erbij?

Toegang tot de gegevens is beperkt tot onze beheerders en tot eventuele door ons gemachtigde en tot geheimhouding verplichte personen, uitsluitend voor zover dat nodig is voor beheer en ondersteuning. Schakelen we voor beheer of ondersteuning een andere persoon in, dan gebeurt dat onder een schriftelijke geheimhoudingsplicht en met dezelfde toegangsregels.

Voor ondersteuning kan wie aan onze kant beheertoegang heeft, vanuit ons centrale beheerpaneel in een klantomgeving een wachtwoord resetten, een account blokkeren, een back-up terugzetten of op verzoek van de klant geschiedenis wissen. Elke handeling van dat soort wordt in het auditlogboek van die klantomgeving vastgelegd, zodat de klant haar terugziet.

Wij schakelen de volgende verwerkers in en hebben met elk van hen een verwerkersovereenkomst gesloten:

• Mijndomein (Nederland): hosting van deze website en de mailboxen sales@ en servicedesk@aureadesk.com, waarin aanvragen, vragen en ondersteuningsverzoeken binnenkomen.
• TransIP B.V., Leiden (Nederland): de server waarop de klantomgevingen, de demo-omgeving, onze licentieserver, het beheerpaneel en de statuspagina draaien, de bijbehorende back-ups, en de mailserver waarover e-mail vanuit de klantomgevingen en de licentieserver wordt verzonden (welkomst- en wachtwoordmails, rapportages, signalen en berichten aan onze servicedesk).
• Google Ireland Limited (Ierland): alleen met jouw toestemming, voor Google Analytics, onder de verwerkersvoorwaarden van Google (Google Ads Data Processing Terms). Zie Cookies en meekijken.
• Boekhouding en facturatie: de leverancier van het boekhoudpakket waarin wij factureren, voor zover wij daarvoor een online dienst gebruiken; die dienst bevat dan klantnaam, adres, contactpersoon en factuurgegevens. Op verzoek noemen wij de naam en het vestigingsland van deze leverancier.

Andere ontvangers. Met jouw toestemming ontvangt Google Ireland Limited ook gegevens voor Google Ads; daarvoor bepaalt Google zelf hoe het de gegevens verwerkt en is het zelfstandig verantwoordelijke (zie Cookies en meekijken). Met jouw toestemming ontvangt ook LinkedIn Ireland Unlimited Company (Ierland) gegevens via de LinkedIn Insight Tag, eveneens als zelfstandig verantwoordelijke (zie Cookies en meekijken). Schakelen we voor de jaarrekening en de belastingaangiften een accountant of boekhouder in, dan ontvangt die de factuurgegevens en is hij daarvoor zelf verantwoordelijk. Betalen doe je per bankoverschrijving op factuur; we gebruiken geen betaaldienst. Het rekeningnummer waarvan je betaalt staat op ons bankafschrift en blijft met de boekhouding zeven jaar bewaard. Andere partijen ontvangen je gegevens alleen als een wettelijke plicht ons daartoe verplicht, of als dat nodig is voor de afhandeling van een geschil, een schadeclaim of een openstaande vordering (bijvoorbeeld onze verzekeraar, een juridisch adviseur of een incassopartij).

Je rechten

Gaat het om gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn (zoals het demoformulier, ondersteuning en contact, de klantadministratie, de demo-omgeving en de bezoekstatistieken), dan kun je bij ons terecht. Je hebt het recht om die gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, en de gegevens die je zelf hebt verstrekt in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen of te laten overdragen. Wij nemen geen besluiten over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking.

Toestemming intrekken. Toestemming die je hebt gegeven (voor cookies en meting, of voor nieuws en aanbiedingen) kun je op elk moment intrekken: voor cookies via Cookievoorkeur onderaan elke pagina, voor e-mail via de afmeldmogelijkheid in elk bericht of via servicedesk@aureadesk.com. Intrekken doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór het intrekken.

Bezwaar tegen direct marketing. Wil je geen commerciële berichten van ons ontvangen, dan kun je daar altijd bezwaar tegen maken; we stoppen dan direct en zonder voorwaarden.

Stuur je verzoek naar servicedesk@aureadesk.com of per post naar het adres bovenaan deze verklaring. We reageren binnen vier weken; is een verzoek complex of zijn er meerdere verzoeken tegelijk, dan mogen we die termijn met ten hoogste twee maanden verlengen en laten we je dat binnen de eerste maand weten. Een verzoek is kosteloos; alleen bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken, bijvoorbeeld door herhaling, mogen we een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren. Bij twijfel over je identiteit kunnen we aanvullende gegevens vragen om zeker te weten dat we het verzoek aan de juiste persoon toewijzen; die gegevens gebruiken we alleen daarvoor.

Gaat je verzoek over gegevens uit de TOPdesk-omgeving van een organisatie die AureaDesk gebruikt, of over je gebruikersaccount in de AureaDesk-omgeving van je organisatie (bijvoorbeeld als behandelaar of melder), dan is die organisatie daarvoor verantwoordelijk, niet wij: wij zijn dan verwerker. Stuur je zo’n verzoek toch naar ons, dan sturen we het binnen drie werkdagen door naar die organisatie en laten we je weten dat we dat gedaan hebben.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst zelf. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of naar de rechter stappen.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteld verkeer (HTTPS), de volledige database versleuteld opgeslagen, toegang uitsluitend na inloggen met een persoonlijk account en een wachtwoord van minimaal twaalf tekens, tweefactorauthenticatie (verplicht voor beheerders, voor andere gebruikers instelbaar), automatische blokkade bij herhaald verkeerd inloggen, gescheiden klantomgevingen met een eigen database per klant, een dagelijkse back-up van elke versleutelde database, een auditlogboek van beheer- en gebruikershandelingen, beperkte leesrechten op de gekoppelde TOPdesk-omgeving en een vaste procedure voor het melden van datalekken. De maatregelen staan volledig beschreven in Bijlage 2 van onze verwerkersovereenkomst.

Vermoed je een kwetsbaarheid ontdekt te hebben? Meld dit verantwoord via servicedesk@aureadesk.com.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze dienstverlening of de regelgeving daar aanleiding toe geeft. De datum bovenaan geeft aan wanneer dat voor het laatst gebeurde. Gaan we je gegevens voor een nieuw doel gebruiken of schakelen we een nieuwe verwerker in die je gegevens ontvangt, dan informeren we klanten en contactpersonen daarover vooraf per e-mail. Eerdere versies sturen we op verzoek toe.

Versiehistorie: 14 oktober 2026 (namen van de knoppen in de cookiemelding gelijkgetrokken, geen inhoudelijke wijziging); 8 oktober 2026 (demoformulier: optionele vraag hoe je bij AureaDesk bent terechtgekomen, met doel en grondslag; Operationeel beheer in de opsomming); 7 oktober 2026 (twee termen aangepast, geen inhoudelijke wijziging); 1 oktober 2026 (pop-up voor nieuws en aanbiedingen en de kortingscode weggehaald; eerder gegeven toestemmingen blijven gelden); 25 september 2026 (LinkedIn Insight Tag toegevoegd aan de cookiekeuze); 24 september 2026 (aanmelding voor nieuws en aanbiedingen via de pop-up en de kortingscode); 17 september 2026 (verwerkers en ontvangers aangevuld, klantadministratie en licenties, ondersteuning en contact, cookie-overzicht, rechten uitgebreid); 11 september 2026 (cookiekeuze in drie stappen, Google Ads); 10 september 2026; 8 september 2026; 29 augustus 2026 (eerste versie).