Wallboard met TOPdesk-gegevens: wat zet je erop?

Het ligt voor de hand om het dashboard op het scherm in de teamruimte te zetten, maar dat werkt niet. Een dashboard is gemaakt om in te klikken, terwijl je een wandscherm alleen bekijkt. Voor zo'n scherm moet je dus andere keuzes maken. Bij het Wallboard van AureaDesk, dat de gegevens uit TOPdesk toont, zijn die keuzes tijdens het bouwen een paar keer herzien.

Waarom je dashboard niet zomaar op een wandscherm past

In de eerste opzet kon je op elk tabblad een wandschermmodus aanzetten. De menubalk en de filters verdwenen dan uit beeld. Er was zelfs een functie die automatisch tussen de tabbladen wisselde.

Van die opzet is afgezien, omdat de tabbladen te veel verschillen in hoeveelheid inhoud. Op de vollere tabbladen worden de cijfers te klein om te lezen. Dan zou je per tabblad uitzonderingen moeten maken voor wat je wel en niet toont, en zo krijg je nooit een overzichtelijk scherm. Het Wallboard is daarom een apart scherm geworden, met een eigen selectie.

Alles van vandaag, met een paar uitzonderingen

De belangrijkste keuze voor het Wallboard is dat de periode vaststaat op vandaag, los van wat je in de zijbalk hebt ingesteld. Aanpassen is met opzet niet mogelijk.

Een wandscherm wordt anders gebruikt dan een rapportage, waarin je bijvoorbeeld kwartalen vergelijkt. Wie naar het scherm kijkt, wil weten hoe het team er nu voor staat. Je wilt dan niet dat het nog op de laatste twaalf maanden is ingesteld omdat iemand die periode gisteren heeft gekozen.

Op het Wallboard telt de kalenderdag vanaf middernacht als vandaag, niet de afgelopen 24 uur. Voor de dagstart maakt dat kleine verschil wel uit, want zo kijkt iedereen naar dezelfde dag. Met de afgelopen 24 uur zou het beeld elk uur verschuiven, en dan zegt een opmerking als "we lopen voor" niets meer.

Voor een paar cijfers geldt een andere periode. Klanttevredenheid gaat over de laatste dertig dagen, omdat er per dag te weinig beoordelingen binnenkomen, vaak geen of maar een paar. Een percentage heeft dan geen betekenis. In de strook met open major incidents en P1-meldingen staan ook meldingen van eerdere dagen, zolang ze openstaan. Hetzelfde geldt voor de tegels met meldingen die binnenkort verlopen of al verlopen zijn. Een major incident van gisteren dat nog openstaat, blijft dus in beeld. Het scherm geeft dat ook aan, zodat je deze cijfers niet per ongeluk als dagcijfers leest.

Wat er op staat

Bovenaan staan de balk met behandelaarsgroepen en, als die er zijn, de open major incidents en P1-meldingen. Dan volgen de kerncijfers over open meldingen, SLA-naleving, wat binnenkort verloopt en wat al verlopen is. Daarbij horen ook klanttevredenheid, major incidents, wat vandaag is afgerond en, in Pro en Enterprise, de totale workload.

Daaronder staat de doorstroom, het belangrijkste deel van het scherm. Je ziet hoeveel meldingen er vandaag zijn binnengekomen, opgepakt en afgerond. De doorstroom toont de voortgang van de dag als balk en is niet bedoeld om prestaties te meten. Een team leest zo'n balk heel anders dan een percentage.

In Pro en Enterprise volgt daarna de workload per behandelaarsgroep en, als namen worden getoond, per behandelaar, gesplitst per soort werk. Meldingen, eenvoudige en uitgebreide wijzigingen en wijzigingsactiviteiten krijgen elk een eigen kleur, omdat tien eenvoudige wijzigingen niet evenveel werk zijn als tien uitgebreide.

Onderaan staan de recente meldingen, wijzigingen en wijzigingsactiviteiten naast elkaar, de nieuwste eerst. Per regel zie je het nummer, de korte omschrijving, de status (bij meldingen ook de prioriteit) en de behandelaar. Op een scherm met een wallboard-link zie je standaard de behandelaarsgroep in plaats van de behandelaar. Namen en cijfers per behandelaar staan dan uit, tot je beheerder ze per link aanzet.

De balk met behandelaarsgroepen bovenin kun je wel aanklikken. Wil je tijdens een overleg een behandelaarsgroep apart bekijken, klik dan op die behandelaarsgroep en daarna nog een keer om weer alle behandelaarsgroepen te zien.

Wat er gebeurt als er iets binnenkomt

Nieuwe meldingen, wijzigingen en wijzigingsactiviteiten verschijnen als kaartje in beeld. Elke kaart heeft een gekleurde rand voor de soort werk. Bij meldingen komt daar nog een gekleurd label bij met de prioriteit Kritiek, Hoog of Normaal. Een major incident krijgt het label Kritiek, ongeacht de prioriteit.

Bij de eerste keer laden krijg je geen stortvloed. Alles wat er op dat moment al is, telt als gezien, en je krijgt alleen bericht van wat er daarna bijkomt.

Een wandscherm dat volloopt met berichten die niemand wegklikt, krijgt binnen een week geen aandacht meer. Op het Wallboard blijft het aantal kaartjes daarom beperkt tot wat je op een scherm aan de muur nog kunt lezen. Is het maximum bereikt, dan verdringt een nieuw kaartje het oudste. Elk kaartje staat ook maar kort in beeld en verdwijnt daarna vanzelf.

Praktische zaken

Je opent het Wallboard via het menu Weergave. Het vult dan het hele scherm, zonder menubalk en filterpaneel. Je verlaat het met Escape of met de knop Wallboard verlaten rechtsboven. Wil je aan je eigen bureau zien hoe de dag loopt, kies dan in het dashboard de periode Vandaag. Met de knop Rotatie laat je de tabellen met recente meldingen, wijzigingen en wijzigingsactiviteiten automatisch doorbladeren. Zo verschijnen ook de latere rijen op een scherm waar niemand bij zit.

Het Wallboard past zich aan de schermgrootte aan, zowel op een kleine monitor als op een 4K-scherm, zodat alles zonder scrollen in beeld staat. Een wandscherm waarvan de onderste helft buiten beeld valt, heeft geen nut, want op een tv aan de muur scrol je niet. Past het in een uitzonderlijk drukke omgeving toch niet helemaal, dan kun je naar de rest scrollen en blijft er niets verborgen.

Zolang het Wallboard openstaat, worden de cijfers bijgewerkt. Met een gewoon account word je na een tijd zonder activiteit uitgelogd. Voor een vast scherm aan de muur maakt je beheerder daarom een wallboard-link aan. Met zo'n link wordt het scherm vanzelf opnieuw aangemeld, zodat het Wallboard de hele dag in beeld blijft.

Cijfers voor het team zelf

Voor het management waren er al cijfers, maar voor het team was er nog niets. Over "vandaag veertien binnen, elf af" praat een team anders dan over een maandoverzicht, omdat het gaat om een dag die nog loopt en waar je iets aan kunt doen. De doorstroom van de dag geldt voor het hele team. Je ziet wat er samen is weggewerkt, zonder score per persoon.

De doorstroom heeft voor binnengekomen, opgepakt en afgerond elk een eigen regel. Zo zie je in welke stap het werk vandaag blijft liggen, zonder dat iemand dat hoeft te zeggen.