Wallboard mit TOPdesk-Daten: Was gehört darauf?

Für einen Bildschirm an der Wand des Teamraums scheint es zu genügen, Ihr Dashboard darauf anzuzeigen. In der Praxis funktioniert das nicht, weil ein Dashboard zum Durchklicken gedacht ist und einen Wandbildschirm niemand bedient. Was darauf stehen soll, muss deshalb gesondert entschieden werden. Beim Wallboard von AureaDesk mit den Daten aus TOPdesk wurden diese Entscheidungen während der Entwicklung mehrmals geändert.

Warum sich Ihr Dashboard nicht einfach für einen Wandbildschirm eignet

Der erste Versuch war ein Modus, den man über jede Registerkarte legen konnte. Schaltete man den Wandmodus ein, verschwanden Menüleiste und Filter. Es gab sogar eine Funktion, die automatisch zwischen den Registerkarten wechselte.

Der Wandmodus hat sich nicht bewährt, weil sich die Registerkarten zu stark darin unterscheiden, wie viel sie enthalten. Auf einer Registerkarte mit vielen Kennzahlen werden die Zahlen so klein, dass man sie nicht mehr lesen kann. Man müsste dann pro Registerkarte festlegen, was gezeigt und was ausgeblendet wird, und dafür gibt es keine befriedigende Lösung.

An die Stelle des Modus trat eine separate Ansicht, die nur für den Wandbildschirm gebaut ist und eine eigene Auswahl an Inhalten hat.

Alles von heute, mit zwei Ausnahmen

Am wichtigsten war die Entscheidung über den Zeitraum. Auf dem Wallboard ist er fest auf heute eingestellt, unabhängig davon, was Sie in der Seitenleiste wählen. Eine Änderung ist bewusst nicht vorgesehen.

Einen Wandbildschirm nutzt niemand wie einen Bericht, um Quartale zu vergleichen. Das Team will wissen, wo es gerade steht, und dabei hilft es nicht, wenn der Bildschirm die letzten zwölf Monate zeigt, weil jemand am Vortag diesen Zeitraum gewählt hat.

„Heute“ ist hier der Kalendertag ab Mitternacht. Ein gleitendes 24-Stunden-Fenster verwendet das Wallboard nicht. Im Stand-up schauen so alle auf denselben Tag. Bei einem gleitenden Fenster verschiebt sich der Vergleich jede Stunde, und eine Aussage wie „Wir liegen vorn“ sagt dann nichts mehr aus.

Eine Ausnahme ist die Kundenzufriedenheit. Sie umfasst die letzten dreißig Tage, weil in kürzeren Zeiträumen zu wenige Bewertungen eingehen. Pro Tag sähen Sie oft null oder eine Bewertung, und daraus lässt sich kein sinnvoller Prozentsatz bilden. Der Bildschirm gibt den Zeitraum an, damit niemand die Zahl versehentlich als Tageswert liest.

Die andere Ausnahme betrifft die Leiste mit Major Incidents und P1-Incidents und den SLA-Horizont. Beide berücksichtigen alle offenen Incidents, auch ältere, und auf dem Bildschirm steht dazu ebenfalls ein Hinweis.

Was darauf steht

Gibt es offene Major Incidents oder P1-Incidents, stehen sie oben in einer eigenen Leiste. Darunter folgen die Kennzahlen: offene Incidents, SLA-Einhaltung, der SLA-Horizont (was bald abläuft und was bereits abgelaufen ist), Kundenzufriedenheit, Major Incidents, heute abgeschlossene Arbeit und, in Pro und Enterprise, die Gesamt-Workload.

Unter den Kennzahlen steht der Durchlauf, der wichtigste Teil des Wallboards. Drei Balken zeigen für heute die eingegangenen, die in Bearbeitung genommenen und die erledigten Incidents. Die Balken geben den Fortschritt des Tages wieder. Als Leistungsmessung sind sie nicht gedacht, und ein Team liest sie anders als einen Prozentsatz.

In Pro und Enterprise sehen Sie danach die Workload, aufgeteilt nach Art der Arbeit, je Bearbeitergruppe und, wenn Namen angezeigt werden, auch je Bearbeiter. Incidents, einfache und umfassende Changes und Changeaktivitäten haben jeweils eine eigene Farbe, damit zehn einfache Changes nicht so aussehen wie zehn umfassende.

Unten stehen die neuesten Incidents, Changes und Changeaktivitäten nebeneinander, die jüngsten jeweils oben, mit Nummer, Kurzbeschreibung, Status (bei Incidents auch der Priorität) und dem zuständigen Bearbeiter. Auf einem Bildschirm mit Wallboard-Link steht an dieser Stelle standardmäßig die Bearbeitergruppe, denn Namen und Zahlen pro Person sind dort ausgeschaltet; Ihr Administrator kann sie pro Link einschalten.

Die Leiste der Bearbeitergruppen oben bleibt klickbar. Wollen Sie während einer Besprechung kurz nur eine Bearbeitergruppe sehen, klicken Sie sie an und heben die Auswahl danach wieder auf.

Was passiert, wenn etwas eingeht

Neue Incidents, Changes und Changeaktivitäten erscheinen als Karte auf dem Bildschirm. Jede Karte hat einen farbigen Rand für die Art der Arbeit. Bei Incidents kommt ein farbiges Label mit der Priorität Kritisch, Hoch oder Normal hinzu. Ein Major Incident erhält unabhängig von seiner Priorität das Label Kritisch.

Beim ersten Laden markiert das Wallboard alles, was bereits vorhanden ist, als gelesen und zeigt dafür keine Karten. Eine Karte erscheint nur für das, was danach eingeht.

Die Zahl der Karten ist auf so viele begrenzt, wie man auf einem Bildschirm am anderen Ende des Raums noch lesen kann. Ist die Höchstzahl erreicht, verdrängt eine neue Karte die älteste. Außerdem steht jede Karte nur kurz im Bild und blendet sich danach von selbst aus, denn ein Wandbildschirm, der sich mit Benachrichtigungen füllt, die niemand schließt, wird innerhalb einer Woche nicht mehr beachtet.

Praktisches

Sie starten das Wallboard über das Menü Ansicht. Es läuft im Vollbild ohne Menüleiste und Filterbereich. Verlassen können Sie es mit Escape oder über die Schaltfläche oben rechts. Möchten Sie die Zahlen von heute an Ihrem eigenen Arbeitsplatz sehen, wählen Sie im Dashboard den Zeitraum Heute. Mit der Schaltfläche Rotation lassen Sie die Tabellen der neuesten Incidents, Changes und Changeaktivitäten automatisch weiterblättern, sodass auf einem unbeaufsichtigten Bildschirm nach und nach auch die übrigen Zeilen erscheinen.

Der Bildschirm skaliert sich selbst, sodass alles ohne Scrollen passt, auf einem kleinen Monitor ebenso wie in 4K. Ohne diese Skalierung wäre auf manchen Bildschirmen die untere Hälfte abgeschnitten und das Wallboard damit unbrauchbar, denn auf einem Fernseher an der Wand scrollt niemand. Passt der Inhalt in einer außergewöhnlich umfangreichen Umgebung trotzdem nicht ganz auf den Bildschirm, erreichen Sie den Rest durch Scrollen, und es wird nichts unbemerkt abgeschnitten.

Solange das Wallboard geöffnet ist, aktualisiert es sich von selbst. Ein normales Konto wird nach einiger Zeit ohne Aktivität automatisch abgemeldet. Für einen festen Bildschirm an der Wand legt Ihr Administrator deshalb einen Wallboard-Link an. Über diesen Link meldet sich der Bildschirm selbstständig wieder an und bleibt so den ganzen Tag in Betrieb.

Was es im Team bewirkt

Das Wallboard ist für das Team selbst gebaut. Zahlen für das Berichtswesen und das Management gab es bereits.

„Heute vierzehn eingegangen, elf erledigt“ führt zu einem anderen Gespräch als eine Monatsübersicht, weil der Tag noch läuft und sich etwas ändern lässt. Der Durchlauf des Tages gilt für das ganze Team. Sie sehen, was Sie gemeinsam geschafft haben, ohne Bewertung einzelner Personen.

Deshalb zeigt der Durchlauf drei getrennte Balken und verzichtet auf eine Gesamtbewertung. Wo die Arbeit an diesem Tag liegen bleibt, sieht das Team an den Balken selbst, ohne dass jemand darauf hinweisen muss.