Sehen Sie, was in TOPdesk wirklich passiert.
AureaDesk macht aus Ihren TOPdesk-Daten Erkenntnisse, mit denen Sie sofort arbeiten können. Incidents, Changes, Assets, Wissen und Workload an einer Stelle — ohne selbst Berichte oder BI-Dashboards zu bauen.
Funktioniert mit TOPdesk SaaS · Keine BI-Lizenz nötig · Gehostet in den Niederlanden (EU) · Anschluss kostenlos
für Onboarding, Beratungsstunden oder Einführung
vom Anschluss bis zum Livegang, ohne Projekt
Vorausschau auf erwartete Incidents und Changes
TOPdesk-Module in einem Dashboard
Prozess und Service im Griff
Steuern Sie nach Kapazität, nicht nach Bauchgefühl
Belegen Sie, wo zusätzliche Kapazität nötig ist, wo sich Arbeit besser verteilen lässt und wo es auch mit weniger geht. Sie sehen, wie viel Arbeit bei welcher Bearbeitergruppe und welchem Bearbeiter liegt, mit der erwarteten Zahl an Incidents und Changes daneben.
Liefern Sie, was Sie zugesagt haben
Sehen Sie die Qualität Ihrer Dienstleistung je Priorität: überschrittene SLAs, Reaktionszeit und Durchlaufzeit bewegen sich mit Ihrer Auswahl. Ein einzelner Prozentsatz für alles verbirgt genau das, was Sie wissen wollen.
Verkürzen Sie Durchlaufzeiten
AureaDesk hält selbst fest, welche Bearbeitergruppen und Bearbeiter ein Incident oder Change durchlaufen hat und wie lange er dort jeweils lag. So wird sichtbar, wo der Prozess funktioniert und wo nicht.
Gewinnen Sie jeden Monat Stunden zurück
Rufen Sie die aktuellen Zahlen sofort ab, ohne manuelle Exporte, Tabellen oder wiederkehrende Berichtsarbeit. Teilen oder anderswo weiterverarbeiten geht genauso: Der Export ist eingebaut.
Vermeiden Sie Incidents, die gar nicht nötig wären
Veraltete Anleitungen im Self-Service Portal erzeugen zusätzliche Incidents. Sehen Sie, welche Wissenseinträge für Endnutzer sichtbar sind, aber seit neunzig Tagen nicht aktualisiert wurden.
Ihre Investitionen im Griff
Welche Assets sorgen immer wieder für Störungen, und welcher Change ging ihnen voraus? So begründen Sie Wartung oder Ersatz. Dazu die kostenpflichtigen Bearbeiterkonten, die seit neunzig Tagen ungenutzt sind.
Die Daten stehen längst in TOPdesk. AureaDesk macht Erkenntnisse daraus.
In TOPdesk steckt viel wertvolle Information über Ihr Team und Ihre Prozesse. Doch sobald Sie Daten kombinieren, Trends erkennen oder verstehen wollen, warum sich Zahlen bewegen, braucht es meist Exporte, Berichte oder eine zusätzliche BI-Lösung.
AureaDesk bringt diese Information direkt zusammen, in einem übersichtlichen, interaktiven Dashboard. Weniger Zeit für Berichte, mehr Zeit zum Steuern dessen, was in Ihrem Team tatsächlich passiert.
Ein Bericht kostet Stunden
Exportieren, in Excel aufbereiten, Pivot-Tabellen aktualisieren — und im nächsten Monat von vorn. AureaDesk liefert die aktuellen Zahlen, wann immer Sie sie brauchen.
Ein BI-Projekt, um das Sie nicht gebeten haben
Die meisten TOPdesk-Dashboards sind Power-BI-Berichte: Sie brauchen eine Lizenz, jemanden, der sie baut, und jemanden, der sie am Laufen hält. AureaDesk ist eine fertige Umgebung. Sie melden sich an, und sie ist da.
Niemand weiß, wo ein Incident liegen blieb
Welche Bearbeitergruppe hatte ihn, und wie lange? AureaDesk erfasst jede Übergabe selbst und zeichnet die Route als Zeitleiste. Die Wartezeit je Gruppe steht direkt daneben.
Zahlen ohne Zusammenhang sagen nichts
Jeder Balken und jedes Tortensegment ist ein Filter. Klicken Sie auf „SLA überschritten“, und Sie sehen sofort, um welche Incidents es geht, von welcher Gruppe und von welchem Bearbeiter. Jede Kennzahl zeigt den Trend gegenüber der Vorperiode.
Alle wichtigen TOPdesk-Erkenntnisse an einer Stelle
AureaDesk bringt Daten aus Incidentmanagement, Changemanagement, Operationsmanagement, Assetmanagement, Wissensdatenbank und Stammdaten in einem übersichtlichen Dashboard zusammen. Workload verbindet Daten aus mehreren Modulen zu einem aktuellen Bild, und das Wallboard stellt die Kennzahlen des Tages dem ganzen Team vor Augen. Das Reservierungsmanagement ist als optionales Modul erhältlich. Derzeit hat AureaDesk acht Ansichten.
Workload
Sehen Sie, wie viel Arbeit ansteht, wo sie landet und wie sich der Workload entwickelt.
Workload verbindet Daten aus vier TOPdesk-Modulen zu einer Übersicht. Changes werden in einfach und umfangreich unterteilt, sodass nicht nur die Anzahl zählt, sondern auch der Unterschied im Aufwand. Sehen Sie je Bearbeitergruppe und je Bearbeiter, wie viel Arbeit hereinkommt, in Bearbeitung genommen und abgeschlossen wird, und erkennen Sie, wo der Workload dauerhaft steigt oder nachlässt.
Incidentmanagement
Von der aktuellen Leistung bis zu Trends und erwarteter Arbeitsmenge.
Filtern Sie Incidents unter anderem nach Kategorie, Status, Priorität, Auswirkung, Dringlichkeit, Eingangskanal, Kundenzufriedenheit, Linie, Bearbeitergruppe, Bearbeiter und Niederlassung. Jede Kennzahl folgt Ihrer Auswahl: offene Incidents, überschrittene SLAs, Reaktionszeit, Durchlaufzeit, Wiedereröffnungen, erfasste Zeit und Major Incidents. Dazu eine Vorausschau auf 7 Tage, 30 Tage, 90 Tage, 6 Monate und 12 Monate.
Die Kreuztabelle stellt zwei beliebige Felder gegenüber — als Anzahl, durchschnittliche Durchlaufzeit oder SLA-Einhaltung — und aus jeder Detailansicht springen Sie mit einem Klick zur Karte in TOPdesk.
Changemanagement
Sehen Sie, was sich ändert, wo Changes stehen und wo Verzögerung entsteht.
Changes und ihre Aktivitäten stehen in einer Ansicht zusammen. Sehen Sie, wie viele laufen, in welcher Phase sie sind und wo die Durchlaufzeit anwächst. Dieselbe Vorausschau gilt hier ebenso, von 7 Tagen bis 12 Monaten.
Operationsmanagement
Bringen Sie auch die Arbeit außerhalb von Incidents und Changes ins Bild.
Nicht alles, was ein Team tut, wird als Incident oder Change erfasst. Operative Aktivitäten kosten trotzdem Kapazität und prägen damit den Workload. AureaDesk macht sie je Zeitraum und je Bearbeitergruppe sichtbar, sodass das Bild der Arbeitsverteilung vollständig ist.
Assetmanagement
Finden Sie heraus, welche Assets immer wieder Incidents und Changes verursachen.
Sehen Sie je Asset, wie viele Incidents und Changes damit verknüpft sind, einschließlich der Zahl der P1/P2-Incidents. Die chronologische Reihenfolge der Aktivitäten zeigt zudem, ob Störungen kurz nach einem Change begannen. So entsteht ein fundierteres Bild davon, welche Assets Wartung, Untersuchung oder Ersatz brauchen.
Wissensdatenbank
Behalten Sie im Griff, wie aktuell und verfügbar Ihr Wissen ist.
Sehen Sie, wie viele Wissenseinträge es gibt, welche noch im Entwurf sind und welche tatsächlich im Self-Service Portal sichtbar sind. Artikel, die für Endnutzer sichtbar sind, aber seit 90 Tagen nicht verändert wurden, werden gesondert gekennzeichnet — so sehen Sie schnell, welche Inhalte Aufmerksamkeit brauchen.
Stammdaten
Prüfen Sie, ob kostenpflichtige Bearbeiter und Zugriffsrechte noch der Realität entsprechen.
AureaDesk zeigt, welche kostenpflichtigen Bearbeiter in den vergangenen 90 Tagen keine Aktivität hatten, mit ihren Berechtigungsgruppen daneben. Auch Wechsel von Funktion oder Abteilung werden gekennzeichnet, sodass Sie prüfen können, ob Konten und Rechte noch zur aktuellen Position passen.
Wallboard
Der Arbeitstag, wie er gerade steht, auf einen Blick.
Das Wallboard ist für einen großen Bildschirm im Teamraum gebaut und zeigt, was heute hereinkam, was in Bearbeitung genommen wurde und was erledigt ist, daneben den aktuellen Workload je Bearbeitergruppe und Bearbeiter. Neue Arbeit erscheint sofort als Benachrichtigung, mit Priorität und Art. Es füllt den Bildschirm, lässt die Navigation weg und passt sich jeder Bildschirmgröße an.
AureaDesk stützt die Vorausschau ausschließlich auf historische Daten aus Ihrer eigenen TOPdesk-Umgebung. Mehrere sich nicht überschneidende Zeiträume gleicher Länge werden miteinander verglichen und gemittelt.
Die Vorausschau ist damit eine Fortschreibung dessen, was tatsächlich geschehen ist — keine Garantie für die Zukunft.
Gibt es zu wenig historische Daten für eine belastbare Berechnung? Dann zeigt AureaDesk bewusst keine Vorausschau statt einer Zahl, die nicht ausreichend belegt ist.
Sofortiger Einblick in Durchlaufzeit und Übergaben
TOPdesk erfasst die Historie jedes Incidents und jedes Change. AureaDesk führt diese Information zusammen und zeigt auf einen Blick, welche Bearbeitergruppen ein Incident oder Change durchlaufen hat und wie lange er bei jeder davon lag.
- Jeder Wechsel der Bearbeitergruppe wird erfasst
- Wartezeit je Bearbeitergruppe, in Stunden oder Tagen
- Sichtbar in der Detailansicht jedes Incidents und jedes Change
Das Dashboard sagt Ihnen, was auffällt
Zahlen sagen erst etwas, wenn Sie wissen, was normal ist. Deshalb vergleicht AureaDesk Ihre Auswahl selbständig mit der Vorperiode und mit Ihren eigenen Zielen und stellt das Auffällige oben auf den Reiter Übersicht.
- Signale — ein noch offener Major Incident, Incidents kurz vor dem SLA-Bruch, ein Eingang über dem üblichen Niveau für diesen Wochentag, ein Rückgang der SLA-Einhaltung oder der älteste noch offene Incident — und ebenso für Changes (einfach und umfangreich), Changeaktivitäten und operative Aktivitäten: Notfallchanges, ein deutlicher Anstieg oder Rückgang, Aktivitäten mit überschrittenem geplantem Enddatum und der älteste offene Change. Berechnet aus Ihren eigenen Zahlen nach festen Regeln. Dieselben Signale stehen oben in der geplanten Berichts-E-Mail.
- KPI-Ziele (Pro) — legen Sie ein Ziel fest für SLA-Einhaltung, Durchlaufzeit, Reaktionszeit, offene Incidents und Wiedereröffnungen. Jede Kachel zeigt auf einen Blick, ob das Ziel erreicht ist, und die Grafik zur SLA-Einhaltung zeichnet Ihre Ziellinie ein.
- Entwicklung des Arbeitsvorrats — Tag für Tag, wie viele Incidents offen waren, wie viele davon länger als 7 und 30 Tage, und wie viele mit überschrittenem SLA. TOPdesk hält das nicht fest; AureaDesk erfasst es täglich.
- Heatmap — je Wochentag und Stunde, wann die meisten Incidents hereinkommen, für Besetzung und Spitzenzeiten.
- Signale in Teams oder Slack (Pro) — ein selbst gesetzter Schwellenwert erreicht Sie nicht nur per E-Mail, sondern auch im Kanal des Teams.
Signale, Heatmap, Entwicklung des Arbeitsvorrats, E-Mail-Signale zu neun Kennzahlen, die Kreuztabelle mit eigener Größe (Anzahl, Durchlaufzeit, SLA), das Teilen einer Ansicht per Link sowie Word- und PowerPoint-Export gehören zu Standard und Pro. KPI-Ziele und Signale in Teams oder Slack gehören zu Pro. Wiedereröffnungen, Reaktionszeit, die Kreuztabelle mit Anzahl, ein E-Mail-Signal bei SLA-Risiko und „In TOPdesk öffnen“ sind in jedem Paket enthalten, auch in Starter.
Braucht dieses Team zusätzliche Leute oder nicht?
Die Ansicht Workload ist auf den Blick nach vorn gebaut: Sie zeigt, ob der Workload bei gleichbleibendem Team dauerhaft steigt oder ob noch Luft ist.
- Changes unterteilt in einfach und umfangreich — zehn einfache Changes sind keine zehn umfangreichen
- Gesamt-Workload je Bearbeiter und je Bearbeitergruppe, mit der Zahl der aktiven Bearbeiter daneben
- Jede Trendlinie mit kurzfristiger Vorausschau
Das ist der Unterschied zwischen „gefühlt ist viel los“ und einem fundierten Gespräch über Kapazität. Ob Sie zeigen wollen, dass eine Einstellung gerechtfertigt ist, oder dass das aktuelle Team es trägt: Beide Argumente stehen und fallen mit Zahlen, die je Team und je Person standhalten.
Welche Assets verursachen die meisten Störungen und Ausfälle — und gibt es einen Zusammenhang mit Changes?
TOPdesk erfasst, welche Incidents und welche Changes mit einem Asset verknüpft sind. Diese Informationen liegen verstreut auf einzelnen Karten, wodurch Zusammenhänge und wiederkehrende Muster schwer zu erkennen sind.
AureaDesk führt sie pro Asset in einer einzigen Übersicht zusammen. Sie sehen sofort, wie oft etwas ausgefallen ist, wie schwerwiegend es war und wie Incidents und Changes an demselben Gerät zusammenhängen.
- Incidents und Changes pro Asset in einer Übersicht, sortiert nach Gesamtzahl. So sehen Sie auf einen Blick, welche Assets die meiste Aktivität erzeugen und wie sich diese auf Incidents und Changes verteilt.
- Klicken Sie auf ein Asset für eine vollständige chronologische Zeitleiste aller verknüpften Incidents und Changes, neueste zuerst, mit Link zu jedem einzelnen Vorgang. So wird zum Beispiel sichtbar, ob Störungen kurz nach einem Change begonnen haben.
- Ein separates Diagramm zeigt die Assets mit den meisten P1/P2-Incidents. Wiederkehrende Incidents hoher Priorität an demselben Asset können Anlass sein, über Wartung, eine nähere Untersuchung oder einen Austausch nachzudenken.
- Karte „Assets pro Person“. Sehen Sie, welcher Person ein Asset in TOPdesk zugewiesen ist: ein durchsuchbares Seitenpanel, Kacheln für verknüpft und nicht verknüpft sowie die Personen mit den meisten Assets. Wählen Sie eine Person aus, und die Tabelle zeigt nur deren Assets.
- Einblick in die monatliche Entwicklung Ihres Asset-Bestands, einschließlich Aufschlüsselung nach Typ, Status und Standort.
- Eine vollständige Asset-Liste mit unter anderem zugewiesener Person, Niederlassung, Standort und Status, seitenweise aufgeteilt und mit denselben Filtern wie die übrigen Ansichten.
Gerade der Zusammenhang zwischen Changes und den darauf folgenden Störungen macht diese Analyse wertvoll. „Seit dem letzten Update scheint dieses Asset regelmäßig auszufallen“ ist meist eine Vermutung ohne Beleg. AureaDesk stellt das Datum des Change neben die Incidents, die danach eingegangen sind. Das liefert konkrete Daten, um mögliche Zusammenhänge zu erkennen, Problem-Assets früher zu identifizieren und fundierter über Wartung, nähere Untersuchung oder Austausch zu entscheiden. Das Gespräch verlagert sich von der Vermutung zur Erkenntnis auf Basis von TOPdesk-Daten.
Zahlen Sie nur für Bearbeiter, die tatsächlich aktiv sind
Jeder Bearbeiter mit einer kostenpflichtigen TOPdesk-Lizenz verursacht Lizenzkosten. Doch werden all diese Konten noch wirklich genutzt? AureaDesk macht sichtbar, welche Bearbeiter in den letzten 90 Tagen keine Aktivität bei Incidents, Changes oder operativen Aktivitäten hatten.
So zeigt sich schnell, wo möglicherweise unnötig Lizenzkosten anfallen und wo Zugriffsrechte Aufmerksamkeit verdienen.
- Einblick in kostenpflichtige Bearbeiter ohne Aktivität in jüngster Zeit, einschließlich der Berechtigungsgruppen, denen sie derzeit zugeordnet sind.
- Ein Hinweis auf Bearbeiter, deren Funktion oder Abteilung sich geändert hat, damit Sie prüfen können, ob ihre Rechte und Gruppen noch zur aktuellen Position passen.
- Markieren Sie geprüfte Konten als erledigt, damit klar ist, was bereits bewertet wurde, und Sie bei der nächsten Überprüfung problemlos anknüpfen können.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen Wechsel von Funktion oder Abteilung. Wenn jemand intern wechselt, können alte Rechte bestehen bleiben, während neue hinzukommen. Auch das Gegenteil kommt vor: Ein Bearbeiter fehlt in der Gruppe, in der seine aktuelle Arbeit eingeht. Im ersten Fall häufen sich unnötige oder unerwünschte Zugriffsrechte an, was für Sicherheit und Audits relevant ist. Im zweiten Fall erreichen Incidents oder Aufgaben womöglich nicht den richtigen Bearbeiter, mit möglichen Folgen für die Durchlaufzeit. AureaDesk hilft daher nicht nur, unnötige Lizenzkosten aufzuspüren, sondern auch, die Einrichtung von Bearbeitern und Zugriffsrechten regelmäßig und belegbar zu überprüfen.
Wissen aktuell halten und unnötige Incidents vermeiden
Veraltetes Wissen im Self-Service Portal kann sogar zusätzliche Incidents erzeugen. Eine Anleitung bleibt für Endanwender verfügbar, während ihr Inhalt längst überholt ist. Wer ihr folgt, kommt nicht weiter und meldet das Problem trotzdem beim Servicedesk.
AureaDesk macht sichtbar, welche Wissenseinträge möglicherweise Aufmerksamkeit brauchen.
- Wissenseinträge, die im Self-Service Portal sichtbar sind, aber in den letzten 90 Tagen nicht aktualisiert wurden, damit veraltete Inhalte früher auffallen.
- Die Verteilung der Wissenseinträge nach Status, etwa in Gebrauch, Entwurf und archiviert. Das zeigt unter anderem, welche Artikel lange im Entwurfsstadium bleiben.
- Einblick in die Verfügbarkeit für Endanwender: Wie viele Wissenseinträge sind im Self-Service Portal tatsächlich sichtbar, und wie viele nicht?
- Pro Artikel das Datum der letzten Aktualisierung und der zuständige Bearbeiter, sodass sofort klar ist, wo Nacharbeit nötig sein könnte.
Eine gute Wissensdatenbank zeichnet sich nicht dadurch aus, wie viel Wissen vorhanden ist, sondern wie aktuell und brauchbar es ist. AureaDesk hilft sichtbar zu machen, wo Wissen zu veralten droht und welche Informationen für Endanwender nicht verfügbar sind. So pflegen Sie die Wissensdatenbank gezielt und nutzen das Self-Service Portal wirksamer, um unnötige Incidents zu vermeiden.
Reservierungen, Konflikte und offene Buchungen im Griff
Mit wachsender Zahl an Reservierungen wird es schwieriger, schnell zu erkennen, wo es hakt. Doppelbuchungen, Reservierungen, die über ihr geplantes Ende hinauslaufen, und Anfragen, die offen bleiben, brauchen alle eine zeitnahe Nachverfolgung.
Mit dem Modul Reservierungsmanagement führt AureaDesk diese Informationen in einer einzigen Übersicht zusammen, mit denselben Filtern und derselben Arbeitsweise wie im Rest der Plattform.
- Einblick in Reservierungen nach Zeitraum, Standort und Bearbeitergruppe, von Besprechungsräumen über Ausstattung bis zu anderen buchbaren Einrichtungen.
- Reservierungskonflikte separat dargestellt, damit Situationen, in denen mehrere Buchungen dieselbe Einrichtung betreffen, schnell erkannt und beurteilt werden können.
- Ein Hinweis auf überfällige Reservierungen, bei denen das geplante Enddatum verstrichen ist, die Reservierung aber nicht abgeschlossen wurde.
- Eine Aufschlüsselung nach Reservierungsstatus, darunter angefragt, geplant, abgelehnt und storniert, für ein klares Bild des aktuellen Ablaufs.
So erhalten Sie nicht nur Einblick in das, was gebucht wird, sondern auch darin, wo Handeln nötig ist. AureaDesk hilft, Reibungspunkte früher sichtbar zu machen, und gibt Administratoren eine zentrale Übersicht für die tägliche Nachverfolgung von Reservierungen. Das Reservierungsmanagement ist optional für 49 € pro Monat zusätzlich zu Starter, Standard und Pro erhältlich.
Was Sie auf dem Bildschirm sehen, landet auch in Ihrem Export
Kein separates Berichtsmodul, dessen Ergebnis ein wenig anders aussieht. Über das Menü Berichte exportieren Sie genau die Auswahl, die in diesem Moment aktiv ist — nach Excel, PDF, Word oder PowerPoint. Eine Zusammenfassung Ihrer Filter steht oben, damit der Empfänger weiß, was er vor sich hat.
- Excel — ein Tabellenblatt pro Typ, nur mit dem, was in Ihre Filter fällt
- PDF — eine für den Druck optimierte Ansicht
- Word (ab Standard) — die aktuelle Ansicht als Word-Dokument: dieselben Kennzahlen, Diagramme und Tabellen wie auf dem Bildschirm, mit der Filterzusammenfassung oben, bereit zur Ergänzung mit eigenen Anmerkungen für einen Monats- oder Quartalsbericht
- PowerPoint (ab Standard) — derselbe Inhalt als Präsentation, mit den Kacheln und Diagrammen als Folien, fertig für eine Teambesprechung oder ein Management-Review; Word und PowerPoint lassen sich auch als Format für den geplanten Bericht wählen
- Geplant per E-Mail — lassen Sie einen festen Bericht automatisch verschicken, auch an Personen, die sich nie anmelden; die jeweils aktuellen Signale stehen oben
- Signale per E-Mail, Teams oder Slack — legen Sie einen Schwellenwert für eine Kennzahl fest und erhalten Sie ein Signal, sobald er überschritten wird. Starter: ein Signal für SLA-Risiko; ab Standard alle neun Kennzahlen, von SLA-Risiko bis Wiedereröffnungen; in Pro auch in einem Microsoft-Teams- oder Slack-Kanal
- Link zu dieser Ansicht (ab Standard) — kopieren Sie einen Link, der Ihre Registerkarte und alle Ihre Filter enthält; wer ihn öffnet, sieht genau dieselbe Auswahl
Verfolgen Sie den Tag, während er noch läuft
Ein Dashboard ist dafür gemacht, sich durchzuklicken. Einen Bildschirm an der Wand fasst niemand an. Das verlangt andere Entscheidungen: weniger Zahlen, größer dargestellt, und nur das, was sich heute noch beeinflussen lässt.
Das Wallboard ist deshalb eine eigene Ansicht und nicht Ihr Dashboard auf einem großen Monitor. Sie starten es über das Menü Ansicht: Vollbild, keine Menüleiste, kein Filterbereich. Der Inhalt skaliert sich selbst, sodass alles ohne Scrollen passt, vom kleinen Bürodisplay bis zum 4K-Fernseher. Mit der Schaltfläche Rotation blättern die Tabellen mit den letzten Incidents, Changes und operativen Aktivitäten von selbst weiter, sodass auf einem unbeaufsichtigten Bildschirm auch spätere Zeilen vorbeikommen.
Eingegangen, in Bearbeitung, abgeschlossen
Der Durchlauf von heute als drei Linien, daneben die Zahlen und Prozentsätze. Der Zeitraum ist fest auf heute eingestellt — ein Wandbildschirm ist kein Bericht. Keine Punktzahl und keine Rangliste: Sie sehen, ob die Arbeit in Bewegung ist oder irgendwo liegen bleibt, ohne dass es jemand sagen muss.
Workload pro Gruppe und pro Person
Dieselben drei Spalten wie in Workload, aufgeschlüsselt nach Art der Arbeit, denn zehn einfache Changes sind nicht zehn umfangreiche. Darunter stehen die letzten Incidents, Changes und operativen Aktivitäten nebeneinander, neueste zuerst.
Eine Benachrichtigung, sobald etwas eingeht
Neue Incidents, Changes und Aktivitäten erscheinen oben rechts als Karte, mit der Priorität als Label und einem farbigen Rand für die Art der Arbeit. Nie mehr als sechs gleichzeitig, und sie verschwinden von selbst wieder: Ein Wandbildschirm, der sich mit Benachrichtigungen füllt, wird binnen einer Woche ignoriert.
Derselbe Tag, auf Ihrem eigenen Bildschirm
Sie brauchen keinen Wandbildschirm, um den Tag zu verfolgen. Wählen Sie Heute als Zeitraum, und jede Ansicht rechnet ab Mitternacht. Fügen Sie den Filter auf Ihren eigenen Namen hinzu, und übrig bleibt, was heute auf Ihrem Tisch liegt.
Gemacht, um gemeinsam darauf zu schauen
Auf dem Wallboard gibt es keine Rangliste und keine Zahl pro Person. Darauf steht, was heute eingegangen ist und was das Team gemeinsam erledigt hat. Deshalb lässt ein Team es eingeschaltet: Es legt an niemanden einen Maßstab an, und es zeigt, wo der Tag ins Stocken gerät, solange sich noch etwas daran tun lässt.
Sie arbeiten selbst am Servicedesk und gefällt Ihnen das? Schicken Sie diese Seite an die Person, die darüber entscheidet. Eine Demo ist kostenlos, und es hängt kein Projekt daran.
Auf einem Wandbildschirm, auf Ihrem Laptop, auf Ihrem Smartphone
Für den Bildschirm im Teamraum gibt es das Wallboard oben. Genauso gut können Sie AureaDesk aber den ganzen Tag auf Ihrem Laptop geöffnet lassen: Es aktualisiert sich selbst, und Ihre Filter und die gewählte Ansicht bleiben, wie sie waren.
Und im Stand-up, in der Teambesprechung oder im monatlichen Management-Review öffnen Sie es einfach. Keine Präsentation vorbereiten, keine Zahlen in eine Folie abtippen, die am nächsten Morgen schon überholt ist: Sie filtern an Ort und Stelle nach Gruppe, Zeitraum oder Priorität, und die Antwort steht da, während alle zusehen. Eine Nachfrage? Sie klicken weiter, statt sie in die nächste Besprechung mitzunehmen.
Und unterwegs funktioniert es genauso gut. Keine separate App, die installiert oder aktuell gehalten werden muss: AureaDesk passt sich dem Bildschirm an, Filter klappen zu einem einzigen Menü zusammen, Kacheln stapeln sich, und die Ansichten scrollen seitwärts. Dieselbe Umgebung, dieselbe Adresse, dieselben Zahlen.
Praktisch im Stand-up, auf dem Weg zu einer Besprechung oder wenn jemand während einer Störung wissen will, wie viel offen ist. Die Anmeldung funktioniert genau wie am Laptop.
Ihre TOPdesk-Daten enthalten personenbezogene Daten. AureaDesk ist entsprechend gebaut.
Die Namen von Meldern und Bearbeitern stehen nicht nur in Incidents, sondern auch in Changes, operativen Aktivitäten, Reservierungen und den Bearbeiterdatensätzen selbst. AureaDesk geht deshalb davon aus, dass Zugriff eine bewusste Entscheidung ist und nichts, was man versehentlich offen lässt. Und dass Sie wissen möchten, wo diese Daten liegen.
Immer anmelden
Keine Ansicht ohne Passwort. Jedes Konto ist persönlich, und AureaDesk unterstützt die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authenticator-App.
Ihre eigene Umgebung
Jeder Kunde erhält eine eigene Installation auf einer eigenen Subdomain, mit eigener Datenbank.
Gehostet in den Niederlanden, Europäische Union (EU)
Ihre Umgebung und Datenbank laufen in den Niederlanden (EU).
Nur lesen, nie schreiben
AureaDesk fragt TOPdesk nie nach mehr als Leserechten.
Verschlüsselt gespeichert
Die gesamte Datenbank Ihrer Umgebung ist auf der Festplatte verschlüsselt.
Auftragsverarbeitungsvertrag
AureaDesk verarbeitet personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, und das erfordert einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Sie erhalten ihn beim Anschluss. Wenn Ihr Einkauf oder Ihr Datenschutzbeauftragter das Dokument vorab prüfen möchte, senden wir es Ihnen schon vorher zu.
Anbindung in drei einfachen Schritten
AureaDesk stellt über die Standard-API von TOPdesk eine sichere, rein lesende Verbindung zu Ihrer TOPdesk-Umgebung her. Es wird nichts installiert, und an Ihrer bestehenden Einrichtung oder Ihren Prozessen sind keine Änderungen nötig.
Ein API-Konto in TOPdesk anlegen
Legen Sie in TOPdesk einen separaten Bearbeiter als API-Konto für die Verbindung mit AureaDesk an. Geben Sie diesem Konto API-Zugriff und ausschließlich Leserechte, und zwar für die Module, die Sie in AureaDesk nutzen möchten. Erzeugen Sie anschließend ein Anwendungspasswort für die Verbindung.
AureaDesk wird für Sie eingerichtet
Ihre eigene AureaDesk-Umgebung wird konfiguriert, und die im Rahmen Ihrer TOPdesk-Lizenz verfügbare API-Funktionalität wird geprüft. Auch der erste Administrator wird angelegt. Eine Installation oder technische Konfiguration ist nicht nötig. In den meisten Fällen ist die Umgebung innerhalb eines Tages einsatzbereit.
Anmelden und sofort loslegen
Sobald die Verbindung aktiv ist, werden die verfügbaren TOPdesk-Daten eingelesen und automatisch aktuell gehalten. Über den Verwaltungsbildschirm laden Sie Kolleginnen und Kollegen mit wenigen Klicks ein. AureaDesk funktioniert dann auf Desktop, Tablet und Smartphone.
Die Verbindung zu trennen ist genauso einfach. Deaktivieren Sie das API-Konto oder widerrufen Sie das Anwendungspasswort, und die Verbindung mit AureaDesk endet. Da für die Verbindung ein separates API-Konto verwendet wird, hat das keine Auswirkungen auf persönliche Konten, und in Ihrer TOPdesk-Umgebung wird nichts installiert.
Ein fester Betrag pro Paket
Sie zahlen pro Paket, nicht pro einzelnem Benutzer. Jedes Paket enthält eine feste Anzahl von Benutzern.
Der Anschluss ist immer kostenlos. Sie zahlen keine Einrichtungsgebühren, Beratungskosten oder sonstigen Kosten für Konfiguration und Anbindung.
Jedes Abonnement hat eine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten. Sie wählen die monatliche Zahlung zum Standardtarif oder zahlen das ganze Jahr im Voraus mit 5 % Rabatt.
Starter
Incidents und operative Aktivitäten im Blick, mit Export und Berichten.
pro Organisation, zzgl. MwSt.
Anfrage senden- Enthalten: Bis zu 3 Benutzer
- Enthalten: Incidentmanagement
- Enthalten: Operationsmanagement
- Nicht enthalten: Changemanagement
- Nicht enthalten: Assetmanagement
- Nicht enthalten: Wissensdatenbank
- Nicht enthalten: Verwaltung der Bearbeiterlizenzen
- Nicht enthalten: Wallboard für den Teambildschirm
- Nicht enthalten: Workload und Kapazität
- Nicht enthalten: Heatmap und Entwicklung des Arbeitsvorrats
- Nicht enthalten: KPI-Ziele auf Kacheln, Diagramm und Bericht
- Enthalten: Export nach Excel und PDF
- Enthalten: Geplante Berichte per E-Mail
- Nicht enthalten: Signale auf der Übersicht und in der Berichts-E-Mail
- Enthalten: E-Mail-Signal bei SLA-Risiko
- Nicht enthalten: E-Mail-Signale zu neun Kennzahlen
- Nicht enthalten: Signale in Microsoft Teams oder Slack
- Optionales Add-on: Reservierungsmanagement + 49 € pro Monat
Standard
Alles aus Starter, plus Changes und Changeaktivitäten, Wissensdatenbank und Wallboard. Das Dashboard sagt Ihnen, was auffällt.
pro Organisation, zzgl. MwSt.
Anfrage senden- Enthalten: Bis zu 10 Benutzer
- Enthalten: Incidentmanagement
- Enthalten: Operationsmanagement
- Enthalten: Changemanagement
- Nicht enthalten: Assetmanagement
- Enthalten: Wissensdatenbank
- Nicht enthalten: Verwaltung der Bearbeiterlizenzen
- Enthalten: Wallboard für den Teambildschirm
- Nicht enthalten: Workload und Kapazität
- Enthalten: Heatmap und Entwicklung des Arbeitsvorrats
- Nicht enthalten: KPI-Ziele auf Kacheln, Diagramm und Bericht
- Enthalten: Export nach Excel, PDF, Word und PowerPoint
- Enthalten: Geplante Berichte per E-Mail
- Enthalten: Signale auf der Übersicht und in der Berichts-E-Mail
- Enthalten: E-Mail-Signal bei SLA-Risiko
- Enthalten: E-Mail-Signale zu neun Kennzahlen
- Nicht enthalten: Signale in Microsoft Teams oder Slack
- Optionales Add-on: Reservierungsmanagement + 49 € pro Monat
Pro
Alles aus Standard, plus Assets, Lizenzen, Workload und KPI-Ziele. Signale auch in Teams oder Slack.
pro Organisation, zzgl. MwSt.
Anfrage senden- Enthalten: Bis zu 20 Benutzer
- Enthalten: Incidentmanagement
- Enthalten: Operationsmanagement
- Enthalten: Changemanagement
- Enthalten: Assetmanagement
- Enthalten: Wissensdatenbank
- Enthalten: Verwaltung der Bearbeiterlizenzen
- Enthalten: Wallboard für den Teambildschirm
- Enthalten: Workload und Kapazität
- Enthalten: Heatmap und Entwicklung des Arbeitsvorrats
- Enthalten: KPI-Ziele auf Kacheln, Diagramm und Bericht
- Enthalten: Export nach Excel, PDF, Word und PowerPoint
- Enthalten: Geplante Berichte per E-Mail
- Enthalten: Signale auf der Übersicht und in der Berichts-E-Mail
- Enthalten: E-Mail-Signal bei SLA-Risiko
- Enthalten: E-Mail-Signale zu neun Kennzahlen
- Enthalten: Signale in Microsoft Teams oder Slack
- Optionales Add-on: Reservierungsmanagement + 49 € pro Monat
Enterprise
Alles aus Pro, auch über zwanzig Benutzer hinaus und über mehrere TOPdesk-Umgebungen, plus Ihre eigenen Anforderungen an Konfiguration und Berichte. Richtpreis: Pro plus 195 € pro zusätzlicher TOPdesk-Umgebung und 15 € pro Benutzer über zwanzig.
Warum sich Pro oft schnell bezahlt macht
Incidents und Changes geben Ihnen Einblick darin, wie Ihr Team und Ihre Prozesse arbeiten. Assetmanagement, Stammdaten, Workload, KPI-Ziele und Signale in Teams oder Slack helfen Ihnen dann, diesen Einblick in konkrete Einsparungen und bessere Entscheidungen umzusetzen.
Assetmanagement
Sehen Sie, welche Assets immer wieder Incidents erzeugen und welche Changes ihnen vorausgingen. So begründen Sie Wartung oder Austausch besser und greifen, wo möglich, vor dem nächsten Ausfall ein.
Stammdaten
Erhalten Sie Einblick in kostenpflichtige TOPdesk-Bearbeiter, die in den letzten 90 Tagen nicht aktiv waren. Das zeigt, wo Lizenzen überdacht werden könnten und welche Konten oder Rechte Aufmerksamkeit brauchen. Eine Handvoll überflüssiger Bearbeiter kann den Preisunterschied zu Standard bereits ausgleichen.
Workload
Sehen Sie, wie sich der Workload im Verhältnis zu Ihrer Kapazität entwickelt. Steigen die Incidents stetig, während das Team gleich bleibt? Oder gibt es Spielraum innerhalb der aktuellen Besetzung? So stützen Sie Kapazitätsentscheidungen auf echte TOPdesk-Daten statt auf Annahmen.
KPI-Ziele und Teams/Slack
KPI-Ziele machen aus Zahlen ein Urteil: Ziel erreicht oder nicht, auf den Kacheln, im Diagramm und im Bericht. Signale in Microsoft Teams oder Slack bringen dieses Urteil dorthin, wo das Team ohnehin arbeitet, ohne dass sich jemand anmelden muss.
Pro gibt Ihnen also nicht nur mehr Einblick, sondern vor allem mehr Spielraum, um Kosten, Kapazität und Kontinuität bewusst zu steuern.
Keine Einrichtungs- oder Beratungsgebühren — bei keinem Paket. Der Anschluss an Ihre TOPdesk-Umgebung gehört dazu. Darüber hinaus: eigene Subdomain mit HTTPS, Hosting in den Niederlanden (EU), Updates und Support. Brauchen Sie mehr Benutzer, als Ihr Paket erlaubt? Fragen Sie nach den Möglichkeiten.
Häufig gestellte Fragen
Ändert sich etwas in meiner TOPdesk-Umgebung?
Nein. AureaDesk liest über die Standard-API von TOPdesk und schreibt nichts zurück. Es wird nichts installiert, an Ihrer Konfiguration ändert sich nichts, und Sie können die Verbindung jederzeit trennen, indem Sie das API-Konto deaktivieren oder sein Anwendungspasswort widerrufen.
Brauche ich Power BI oder eine andere BI-Lizenz?
Nein. Genau das ist der Unterschied zu den meisten TOPdesk-Dashboards, die als Power-BI-Bericht geliefert werden. AureaDesk ist eine eigene gehostete Umgebung: Sie melden sich an, und es ist da. Sie brauchen nur einen Browser.
Funktioniert es mit jeder TOPdesk-Umgebung?
Ja. AureaDesk ist für TOPdesk SaaS gebaut und liest über die Standard-API von TOPdesk. Welche Ansichten Sie erhalten, hängt von Ihrem AureaDesk-Paket ab (Starter, Standard, Pro oder Enterprise).
Funktioniert AureaDesk auf dem Smartphone?
Ja, im Browser Ihres Smartphones oder Tablets. Es gibt keine separate App zu installieren. Der Bildschirm passt sich an: Filter klappen zu einem Menü zusammen, Kacheln stapeln sich, und die Ansichten scrollen seitwärts.
Wie aktuell sind die Zahlen?
Das Dashboard holt neue Daten von selbst. Ihre aktiven Filter, die gewählte Ansicht und eine geöffnete Detailansicht bleiben bestehen. Nur die zugrunde liegenden Zahlen werden aktualisiert. So können Sie es auch den ganzen Tag auf einem Bildschirm im Teamraum laufen lassen.
Sehe ich auch die Historie von vor dem Anschluss?
Die Incidents, Changes, Assets und Wissenseinträge selbst: ja. Die kommen direkt aus TOPdesk, einschließlich allem, was dort bereits vorhanden ist. Die Ausnahme ist die Route zwischen Bearbeitergruppen. Diese Information ist über die API nicht verfügbar, deshalb baut AureaDesk sie ab dem Moment auf, in dem die Verbindung aktiv ist.
Wie viele Benutzer haben Zugriff?
Das hängt von Ihrem Paket ab: Starter erlaubt bis zu 3 Benutzer, Standard bis zu 10, Pro bis zu 20 und Enterprise nach Vereinbarung. Sie zahlen nicht pro Person, sondern pro Paket. Konten legen Sie selbst im Verwaltungsbildschirm an.
Was sind Signale?
Das Dashboard weist selbst darauf hin, was auffällt, anhand fester Regeln auf Ihren eigenen Zahlen. Auf der Übersicht und oben in der Berichts-E-Mail sehen Sie zum Beispiel einen noch offenen Major Incident, Incidents, die kurz vor dem SLA-Bruch stehen, einen Eingang über dem üblichen Niveau, Notfallchanges oder Aktivitäten mit überschrittenem geplantem Enddatum. Zusätzlich erhalten Sie eine Nachricht per E-Mail, Microsoft Teams oder Slack, sobald eine Kennzahl einen selbst gesetzten Schwellenwert überschreitet. Starter hat ein E-Mail-Signal bei SLA-Risiko. Standard und Pro haben die Signale auf der Übersicht und E-Mail-Signale zu neun Kennzahlen. Teams und Slack gibt es in Pro.
Kann ich Signale in Microsoft Teams oder Slack erhalten?
Ja, in Pro. Bei einem Signal fügen Sie neben der E-Mail-Adresse eine Webhook-URL hinzu: In Teams erstellen Sie sie über Workflows, in Slack über einen Incoming Webhook. AureaDesk sendet dann nur den Namen der Kennzahl, den aktuellen Wert und den Schwellenwert. Die URL wird verschlüsselt gespeichert.
Gibt es Einrichtungs- oder Beratungsgebühren?
Nein. Der Anschluss an Ihre TOPdesk-Umgebung ist kostenlos, bei jedem Paket einschließlich Starter: AureaDesk richtet Ihre Umgebung ein und prüft die Verbindung, ohne dass eine Rechnung daran hängt. Sie zahlen das Abonnement und sonst nichts.
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