Assetrapportage in TOPdesk: meldingen per asset

Een servicedesk wil over assets vaak meer weten dan het aantal laptops. Je zoekt bijvoorbeeld de switch die elke maand weer in een melding staat. Een andere vraag is of de storing van dinsdag iets te maken had met de wijziging van maandag.

Voor vragen over het bestand zelf is de module Asset Management ingericht. Wil je weten welke assets steeds in meldingen terugkomen, dan heb je ook de meldingen en wijzigingen nodig waarop ze staan. Het eigenlijke werk zit in het combineren van het bestand met die meldingen en wijzigingen.

Wat TOPdesk zelf biedt

Het overzicht hieronder volgt de TOPdesk-documentatie zoals die er op 24 september 2026 uitzag. TOPdesk bouwt zijn rapportage opnieuw op, dus kijk voor de actuele stand op de rapportagepagina van TOPdesk. In de Nederlandse documentatie heten assets middelen.

• Middelen-dashboard. Asset Management heeft een eigen dashboard met het totaal aantal assets, hoeveel er actief en gearchiveerd zijn, hoeveel er niet zijn toegewezen en hoeveel er aan gearchiveerde personen of persoonsgroepen hangen. Ook toont het dashboard het aantal assets per type en een tabel. Een klik op een getal opent het Middelenoverzicht met de bijbehorende filters.
• Middelsoort-rapport. Het rapport (Asset Type Report) telt assets per maand op een datumveld van de middelenkaart, of telt een nummerveld op. Zo zie je bijvoorbeeld welke assets het afgelopen kwartaal zijn toegevoegd.
• Rapportmagiër. De Rapportmagiër (Report Wizard) is niet beschikbaar voor de module Asset Management. TOPdesk verwijst voor verdere rapportage naar het Middelsoort-rapport en de OData-feed.
• Reporting Hub (bèta). In de Nederlandse documentatie heet hij Rapportage Hub, maar de hub zelf is alleen in het Engels beschikbaar. Er staan onder meer een Call dashboard, een Workload dashboard en een Change management dashboard in. Een dashboard over assets staat er volgens de documentatie nog niet bij. Het Call dashboard deelt meldingen in naar onder meer prioriteit, categorie en behandelaarsgroep. Over een indeling naar object of asset zegt de documentatie niets.

De Rapportmagiër werkt niet voor Asset Management, maar daarmee is over Meldingenbeheer nog niets gezegd. De documentatie zegt niet of je daar meldingen per object kunt indelen in een rapport of selectie. Je kunt dat het best in je eigen omgeving uitproberen. TOPdesk beschrijft zelf de route via de OData-feed. Daarin staan de assetgegevens per assettype en tabellen met de koppelingen tussen kaarten en assets, zodat je in een BI-tool zoals Power BI of Excel meldingen en assets zelf kunt combineren. TOPdesk Support helpt niet bij zulke externe tools.

Voor een eigen rapport in een BI-tool heb je mogelijk licenties nodig, en de prijzen daarvan kunnen veranderen. Het bouwen en bijhouden van het rapport kost ook tijd. Na een nieuwe versie van de OData-feed ondersteunt TOPdesk de oude meestal nog ongeveer zes maanden. Stap je over, dan werken bestaande rapporten mogelijk niet meer en moet je ze opnieuw maken. Vertrekt degene die het rapport beheerde, dan gaat de kennis erover mee en moet iemand anders het overnemen. Meer over die kosten staat in TOPdesk-dashboard: Excel, Power BI of gehost.

Assets vastleggen op meldingen en wijzigingen

Elke telling per asset hangt ervan af of het asset op de melding of wijziging is ingevuld. TOPdesk heeft daar twee plekken voor.

• Het blok Object/locatie. Op de kaart klik je naast Object ID op de contextmenuknop, kies je Middel zoeken en daarna Middel kiezen. Bij het zoeken zie je ook de status van een asset.
• Het tabblad Koppelingen. Via Koppelingen > Middelen > Middel koppelen hang je assets aan een kaart, zoals een melding, wijziging of operationele activiteit. Met Selectie koppelen hang je er meerdere tegelijk aan.

Het gaat mis als het team beide plekken door elkaar gebruikt, of als het asset alleen wordt ingevuld wanneer er tijd voor is. Een rapport telt alleen wat op een vaste plek is ingevuld. Spreek dus af op welke plek het asset hoort, en dat behandelaren het elke keer invullen bij categorieën waarin een asset voor de hand ligt.

TOPdesk kent ook een status per asset, operationeel of niet beschikbaar. Volgens de documentatie is dat in TOPdesk de eerste stap naar een oorzakenanalyse. De status kan automatisch doorwerken naar assets die via een koppelingsoort aan het getroffen asset hangen, maar niet bij een gewone ouder-kindrelatie.

Meldingen en wijzigingen per asset, P1 en P2 apart

Staat het asset op een vaste plek, dan kun je tellen. Zet per asset het aantal meldingen en wijzigingen naast elkaar en sorteer op het totaal. Bovenaan staan dan de assets die het meeste werk opleveren.

Tel de P1- en P2-meldingen apart, of hoe de twee hoogste prioriteiten bij jou heten. Een printer met twintig meldingen over toner staat in een lijst op totaal bovenaan. Een switch met twee P1-meldingen in een maand staat daar ver onder, maar in een lijst op P1 en P2 juist bovenaan. De printer kost het team tijd, terwijl de organisatie last heeft van de switch. Let ook op de soort melding, want anders tellen verzoeken om nieuwe toner mee alsof het storingen zijn. Wie alleen storingen wil zien, filtert daarop.

Kijk ook per type. Tien meldingen op een type waarvan je vijftig exemplaren hebt, wegen zwaarder dan tien meldingen op een type met vijfhonderd exemplaren. Deel daarom het aantal meldingen door het aantal assets van dat type voordat je types vergelijkt.

De tijdlijn: een storing kort na een wijziging

Uit de telling blijkt welke assets opvallen. Om te begrijpen waarom, kijk je eerst of er kort voor de storing iets aan het asset is veranderd.

Zet daarvoor alle meldingen en wijzigingen van een asset op een tijdlijn, van nieuw naar oud. Een melding zet je op het moment waarop ze is gemeld. Voor een wijziging neem je de datum waarop ze is uitgevoerd in plaats van de datum van de aanvraag. Is een wijziging nog niet uitgevoerd, vermeld dat dan.

Zo zie je bijvoorbeeld dat een reeks meldingen over een applicatieserver twee dagen na een update begon. Daarmee is een verband nog niet bewezen, al weet je dan wel waar je moet beginnen en wie je erbij haalt. Wie de wijziging heeft uitgevoerd, weet vaak sneller wat er is aangepast dan de servicedesk het kan uitzoeken.

Het bestand: toewijzing, type, status en locatie

Om meldingen per type te vergelijken, heb je het bestand zelf ook nodig.

• Toewijzing. Via de widget Toewijzingen wijs je assets toe aan personen of persoonsgroepen en aan locaties. Een opschoonronde begint vaak bij assets zonder toewijzing of assets die aan een gearchiveerde persoon zijn toegewezen.
• Type. In TOPdesk maak je per soort asset een eigen sjabloon. Voor je rapportage is dat ook de logische indeling.
• Status en locatie. Hoeveel assets operationeel zijn, niet beschikbaar of gearchiveerd, en hoe ze over vestigingen en locaties verdeeld zijn.
• Groei. Hoeveel assets er per maand bijkomen. Het Middelsoort-rapport telt dat op een datumveld, mits dat veld goed gevuld is.

Storingsgedrag en levenscyclus

Vragen over aanschaf, afschrijving, garantie of het einde van de ondersteuning door de leverancier horen bij levenscyclusbeheer. Daarvoor heb je andere gegevens nodig, zoals datums en bedragen op de middelenkaart. Een asset met veel meldingen hoeft niet per se vervangen te worden. Ook een asset waarvan de garantie afloopt, kan nog goed werken. Voor een besluit over vervanging heb je vaak beide soorten gegevens nodig.

Een werkbare volgorde

1. Kijk in een steekproef van recente meldingen hoe vaak het asset is ingevuld, en waar.
2. Spreek af waar het asset wordt ingevuld en bij welke categorieën.
3. Maak een lijst per asset en per type over de afgelopen maanden, met P1 en P2 apart.
4. Zet voor de assets bovenaan de meldingen en wijzigingen op een tijdlijn, en bespreek de uitkomst met de behandelaarsgroep die het asset beheert.

Hoe AureaDesk dit laat zien

AureaDesk toont assets, meldingen en wijzigingen uit TOPdesk in de weergave Asset Management. Asset Management zit in Pro en Enterprise.

• Per asset en per type. Je ziet het aantal meldingen en wijzigingen per asset, gesorteerd op het aantal meldingen, en welke assets het vaakst bij P1- en P2-meldingen betrokken zijn. Per assettype zie je ook de storingsgraad, uitgedrukt in meldingen per 100 assets per jaar en berekend over de gekozen periode.
• Tijdlijn. In het detail van een asset staan de meldingen en wijzigingen van dat asset van nieuw naar oud. Een melding staat op haar meldmoment, met haar prioriteit. Een wijziging staat op de datum waarop ze is uitgevoerd. Is ze nog niet uitgevoerd, dan staat ze op de datum van de aanvraag, met de vermelding dat ze nog niet is uitgevoerd. Je klikt door naar elke melding en wijziging en opent de middelenkaart rechtstreeks in TOPdesk.
• Bestand. Assets met en zonder persoon, de personen met de meeste assets en de verdeling naar type, status en locatie. Ook zie je hoeveel assets er sinds de koppeling per maand bij zijn gekomen. Assets die er al waren, vallen in de maand van de koppeling. Gearchiveerde assets bekijk je in TOPdesk zelf, want AureaDesk toont ze niet.

AureaDesk telt een melding bij het asset dat in het blok Object/locatie is ingevuld. Een asset dat alleen via het tabblad Koppelingen aan de melding hangt, telt niet mee.

AureaDesk toont geen gegevens over de levenscyclus van een asset, zoals afschrijving en garantie. Wat er in welk pakket zit, staat op de prijzenpagina.