Een rapport maken in TOPdesk met de rapportmagiër

Een eigen rapport maak je in TOPdesk met de rapportmagiër. Eerst kies je een kaartsoort, daarna volgen vijf stappen. In de laatste stap sla je het rapport op. Je kunt het dan exporteren naar Excel of PDF, of TOPdesk het op vaste momenten laten maken. De stappen hieronder volgen de documentatie van TOPdesk SaaS. Daarbij staat ook welke keuzes het getal beïnvloeden.

De rapportmagiër openen

Je begint in het TOPdesk-menu linksboven, via Nieuw > Rapport. Daarna kies je de kaartsoort, bijvoorbeeld meldingen, en loop je vijf stappen door: filters, kengetallen, groeperingen, weergave en resultaat (rapporten aanmaken). De documentatie noemt stap 2 ook Velden en stap 4 ook Uitvoermogelijkheden.

Voor Asset Management bestaat de rapportmagiër niet. Daar verwijst TOPdesk naar het Rapport Middelensoort en de OData-feed (zie Assetrapportage in TOPdesk). Hieronder gaat het over Meldingenbeheer.

Stap 1: welke meldingen meetellen

• Kaartfilter: alle meldingen, alle opgeloste meldingen, alleen de meldingen die openstaan als je het rapport draait, of alleen meldingen met een SLA (met de module Contractbeheer en SLM). Je kiest hier ook of gearchiveerde meldingen meetellen.
• Opgeslagen selectie: een bewaarde selectie kun je als filter gebruiken. Heb je in die selectie een waarde opengelaten met Vragen tijdens gebruik, dan vraagt TOPdesk bij elke uitvoering om die waarde (selecties). Zo kun je hetzelfde rapport bijvoorbeeld per vestiging draaien.
• Datumfilter: een vaste periode, zoals 1 januari tot 15 mei, of een relatieve, zoals een maand geleden. Een relatieve periode staat standaard op een jaar. Langer kan, maar volgens de documentatie kan dat ten koste gaan van de snelheid van TOPdesk.

Zonder datumfilter maak je geen nieuw rapport meer. TOPdesk haalde die optie ("Everything up to now" in de release note) op 26 februari 2026 uit stap 1, om de prestaties te verbeteren (release notes van TOPdesk, release 16.02.021). Bestaande rapporten zonder datumfilter blijven werken. Maak je zo'n rapport opnieuw, dan krijgt het een periode en kan de uitkomst afwijken.

Het datumfilter bepaalt de periode. Op welke datum er binnen die periode geteld wordt, volgt pas uit stap 2.

Stap 2: kengetallen kiezen

Kengetallen zijn de getallen in het rapport, verdeeld over Aantal, SLA (alleen met Contractbeheer en SLM), Bestede tijd, Looptijd en Kostendeclaraties. Je kiest er minstens een.

Let op de datum waarop een kengetal telt. Aangemeld telt de meldingen die in de periode zijn aangemeld. Bij Afgerond gaat het om de meldingen die in de periode zijn afgerond, en dat hoeven niet dezelfde te zijn. Als er 120 zijn aangemeld en 110 afgerond, wil dat niet zeggen dat er van die 120 nog 10 openstaan. Aangemeld en afgerond telt alleen de meldingen die in de periode zijn aangemeld en ook in die periode zijn afgerond. Voor de werkvoorraad zijn er Openstaand aan begin van de periode en Openstaand aan het einde van de periode (velden voor rapporten van Meldingenbeheer).

De uitkomst hangt verder af van twee instellingen in je omgeving.

• Moment van afronden: een melding telt als afgerond bij gereedmelden of pas bij afmelden, afhankelijk van de instelling onder Instellingen > Module-instellingen > Meldingenbeheer > Algemeen.
• Meldingen in de doorlooptijd: in de module-instellingen van Meldingenbeheer kies je onder Rapporten of de doorlooptijd gaat over meldingen die in de periode zijn aangemeld of afgemeld. Volgens de documentatie kan dat twee zeer verschillende rapporten geven.

In de gerealiseerde doorlooptijd zit ook de tijd dat een melding On hold stond. Staat On hold in je omgeving aan, dan kun je ook kiezen voor de aangepaste doorlooptijd, waarin die tijd niet meetelt, of voor de tijd On hold zelf (meldingrapporten met On hold en SLA's). Zet erbij welke doorlooptijd je toont. In SLA-rapportage in TOPdesk lees je wat On hold met een SLA-percentage doet.

Stap 3: groeperen

Je groepeert op hooguit drie niveaus. Bij Veld kies je uit de velden van de meldingkaart, zoals Vestiging, Afdeling en Categorie. Groeperen op periode of percentiel kan ook (rapportagefunctionaliteit in TOPdesk). Wil je alleen bepaalde waarden zien, klik dan rechts van het veld op Filter.

Een van de voorbeeldrapporten telt per week hoeveel meldingen zijn aangemeld en afgerond:

• Stap 1: alle meldingen, met het archief erbij, en een periode.
• Stap 2: de kengetallen Aangemeld, Aangemeld en afgerond, en Afgerond.
• Stap 3: groeperen op tijdsduur, per week.
• Stap 4: een tabel.

Groepeer je in stap 3 per maand, dan krijg je een maandoverzicht.

Stap 4 en 5: weergave en resultaat

In stap 4 kies je een tabel, dynamische tabel, taartdiagram, staafgrafiek of lijndiagram. Welke er beschikbaar zijn, hangt af van het rapport, en na het draaien kun je nog wisselen. In stap 5 zie je de uitkomst. Via Meer > Verticale/horizontale percentages weergeven zet je er percentages bij.

Een rapport opslaan

In stap 5 sla je het rapport op, met een naam en een omschrijving. Je kiest ook wie het mag gebruiken. Je kunt het voor jezelf houden of delen, met alle behandelaren of alleen met de behandelaren in een rechtengroep.

TOPdesk slaat de keuzes uit de vijf stappen op. De getallen zelf worden niet bewaard. Open je het rapport later, dan rekent het opnieuw met de gegevens van dat moment, en een relatieve periode gaat dan uit van die dag. Wil je het cijfer bewaren dat je in het overleg liet zien, sla dan een export op.

Volgens de documentatie hangt de inhoud van een rapport deels af van de rechten van degene die het draait. Twee collega's kunnen met hetzelfde rapport een ander getal zien.

Exporteren naar Excel of PDF

Klik in stap 5 op Meer en kies Afdrukken voor een PDF of Exporteren voor een Excel-bestand. Een opgeslagen rapport exporteer je later via Meer > Exporteren (rapporten exporteren naar Excel).

Heb je de losse meldingen nodig, exporteer dan een overzicht of selectie. Daarvoor heb je het aanmaakrecht voor Exportlijsten nodig en moet je browser pop-ups van TOPdesk toestaan (overzichten en selecties exporteren).

Inplannen en versturen

Een opgeslagen rapport kan TOPdesk op vaste momenten maken en opslaan of versturen. Volgens de documentatie over inplannen (gelezen op 7 oktober 2026) is dat niet beschikbaar in TOPdesk Professional, en heb je er rechten voor nodig, zoals aanmaakrechten voor ingeplande rapporten. Na het inplannen kun je het rapport volgens dezelfde pagina niet meer aanpassen. Draai het daarom eerst een keer zelf en bekijk de uitkomst. Loop daarna de vijf vragen onderaan dit artikel na.

1. Open het rapport en kies Meer > Inplannen.
2. Kies bij Soort uitvoer PDF of Excel, en in het blok Uitvoer Rapport opslaan of Per e-mail versturen. De ontvangers zet je na het opslaan op het tabblad Geadresseerden.
3. Kies in het blok Uitvoeren of het rapport draait als een bepaalde behandelaar of als de ontvanger. Kies je een behandelaar, dan krijgt elke ontvanger wat die behandelaar mag zien, ook als de ontvanger zelf minder rechten heeft. Draait het rapport als de ontvanger, dan kunnen de getallen per persoon verschillen.
4. Vink in het blok Inplannen Is actief aan, vul in hoe vaak het rapport wordt gemaakt en sla op. Met Nu uitvoeren maak je het rapport op dat moment. Zet de eerste keer alleen jezelf bij Geadresseerden en voeg de anderen toe als de uitkomst klopt.

De uitvoeringen staan op het tabblad Opgeslagen rapporten van het ingeplande rapport. Alle ingeplande rapporten van een module vind je op het dashboard van die module, via Geplande rapporten in het blok Rapporten. De inhoud van een maandrapport voor het MT komt aan bod in Maandrapportage servicedesk uit TOPdesk.

Rapporten snel houden

Zware rapporten kunnen volgens de documentatie over prestaties je hele TOPdesk-omgeving trager maken. Je kunt dat op een paar manieren tegengaan.

• Beperk de gegevens: gebruik een kaartfilter of selectie en een periode die bij de vraag passen.
• Groepeer niet te fijn: voor een jaaroverzicht is per maand genoeg. Groeperen per dag maakt het rapport zwaarder.
• Dashboard: zet zware rapporten niet op het TOPdesk-dashboard. Daar rekent TOPdesk een rapport periodiek uit. Daarbuiten gebeurt dat alleen als het nodig is, bijvoorbeeld als je het rapport opent.

Rapportmagiër of Reporting Hub

Volgens de documentatie gaat de Reporting Hub de rapportmagiër geleidelijk vervangen. De hub is nog in bèta en alleen in het Engels (gelezen op 7 oktober 2026). Voorlopig gebruik je ze naast elkaar.

• Reporting Hub: als je vraag in een van de dashboards past. Je hoeft niets te bouwen en verfijnt alleen met filters. De indeling is voor iedereen gelijk.
• Rapportmagiër: als je wilt groeperen op een veld dat de dashboards niet bieden, of een rapport op vaste momenten wilt laten maken. Over inplannen zegt de documentatie van de hub niets.

Meer over de huidige inhoud van de hub vind je in De Reporting Hub van TOPdesk. Leg intussen vast welke rapporten je gebruikt, met per rapport de vraag en de ontvangers. Noteer ook de filters en de periode. Begin bij Geplande rapporten. Zo weet je later welke rapporten je in de hub terugvindt en welke je op een andere manier moet maken.

Vijf vragen voordat je een rapport deelt

1. Welke periode staat in stap 1, en is die vast of relatief?
2. Telt het kengetal op de aanmelddatum of op de datum van afronden?
3. Telt afgerond bij gereedmelden of bij afmelden?
4. Zit de tijd On hold in de doorlooptijd?
5. Met wiens rechten draait het rapport?

Zet de antwoorden in de omschrijving van het opgeslagen rapport. Noem ze ook in de mail of het document waarin je de cijfers deelt. Waarom een maandrapport daarna vaak toch handwerk blijft, lees je in TOPdesk-rapportage: wat TOPdesk zelf kan en waar het handwerk begint.