Exporteren uit TOPdesk naar Excel: wat meegaat en waarom het soms niet lukt

Voor een losse vraag is een lijst uit TOPdesk in Excel vaak de snelste weg, en meestal heb je die in een paar klikken. Soms gebeurt er niets. Een andere keer ontbreekt er een kolom, of staan er minder kaarten in het bestand dan je verwachtte. De documentatie van TOPdesk beschrijft wat je dan kunt nakijken, maar verspreid over een aantal pagina's. Hier staat het bij elkaar, voor TOPdesk SaaS.

Alles hieronder over TOPdesk komt uit die documentatie, gelezen op 8 oktober 2026. TOPdesk kan de pagina's aanpassen, dus klik bij twijfel door naar de bron.

Waar je in TOPdesk exporteert

Je kunt op meerdere plekken in TOPdesk exporteren, en de werkwijze verschilt per plek.

• Overzicht of selectie: open het overzicht of het resultaat van je selectie en kies Meer > Exporteren. In het scherm Exporteren kies je of alle kaarten meegaan of alleen de aangevinkte, en hoe de memovelden meegaan. Daarna open je het bestand in Excel of sla je het op (Overzichten en selecties exporteren naar Excel).
• Rapport of KPI: open het rapport of de KPI, kies Meer > Exporteren en klik op OK (Rapporten en KPI's exporteren naar Excel). Een rapport kun je volgens de uitleg over rapportage in TOPdesk ook naar PDF exporteren.
• Asset Management: in het Middelenoverzicht klik je rechtsboven op Export. Daarna geef je aan of je alles exporteert of alleen de huidige selectie, en of elke middelensoort een eigen blad krijgt. Ook kies je tussen alle velden en alleen de zichtbare. Als kolomnamen kun je labels of veld-ID's gebruiken. Na Export starten downloadt je browser een XLSX-bestand (Middelen exporteren).
• Bestede tijd: op een kaart exporteer je de tijdsregistratie via het tabblad Tijdsregistratie en de knop Exporteren (Bestede tijd exporteren naar Excel).
• Reporting Hub: in de hub, die in de Nederlandse documentatie Rapportage Hub heet, kun je rapporten bekijken en downloaden, maar niet wijzigen. Volgens dezelfde pagina is de hub nog in bèta en alleen in het Engels beschikbaar. Ook staat er dat hij de rapportmagiër geleidelijk vervangt. Bij het dashboard Klanttevredenheid staat het downloaden in het menu rechtsboven in elk rapport, als CSV, Excel of afbeelding.

Wil je een regel per kaart, bijvoorbeeld voor een eigen draaitabel, begin dan bij een overzicht of selectie. Daar gaat het hieronder vooral over.

Als exporteren niet lukt

Lukt een export uit een overzicht niet, loop dan deze punten na. Ze komen van dezelfde pagina over overzichten en selecties.

• Pop-ups: je browser moet pop-ups vanuit TOPdesk toestaan. Gebeurt er niets nadat je op OK klikt, kijk dan eerst of je browser een pop-up heeft tegengehouden.
• Rechten: niet iedere behandelaar mag overzichten exporteren. Daarvoor kent de applicatiebeheerder aanmaakrechten toe voor Exportlijsten, onder Import en exports. Lukt het een collega wel en jou niet, vergelijk dan dit recht.
• Kolommen: je krijgt de kolommen van het overzicht. Mist er een kolom, voeg die dan eerst toe via het pictogram Overzicht instellen. De volgorde pas je aan door een kolomkop naar links of rechts te slepen.
• Vinkjes: wil je alle kaarten, zet dan geen vinkjes. Heb je wel kaarten aangevinkt, kies dan in het scherm Exporteren of alles meegaat of alleen de aangevinkte kaarten.
• Memovelden: je kiest of ze gedeeltelijk, volledig of helemaal niet meegaan. Staat de tekst maar gedeeltelijk in het bestand, kijk dan wat je hier koos. Heb je de tekst niet nodig, laat de memovelden dan weg.

De applicatiebeheerder kan verder zoeken als het daarna nog niet werkt. Geef daarbij door wat je deed en welke foutmelding je zag.

Wat er niet meegaat

Volgens de pagina Details exporteren kun je de meeste informatie uit TOPdesk naar Excel exporteren. De pagina noemt zonder verdere uitleg twee uitzonderingen, (sub)categorieën en gekoppelde informatie in overzichten. Een proefexport van een paar kaarten laat het snelst zien wat dat in jouw omgeving betekent. Kijk dan of elke kolom die je nodig hebt ook gevuld is.

Op dezelfde pagina staat dat je informatie uit verschillende kaartsoorten niet samen in hetzelfde overzicht exporteert. Wil je meldingen en wijzigingen naast elkaar, dan maak je twee exports en breng je ze in Excel bij elkaar.

In de Community wilde een beheerder een lijst maken van personen met per persoon de gekoppelde assets. Op de persoonskaart zie je die koppelingen wel, maar een kolom met assets in een lijst van personen lukte niet (draad van juni 2026). In dezelfde draad deelde een ander lid een actiereeks die zo'n overzicht via de API samenstelt en mailt.

Bij Asset Management gelden eigen regels, volgens de pagina Middelen exporteren:

• Relaties: relaties tussen middelen komen alleen in het bestand als je alle velden exporteert.
• Voorraad: koppelingen met voorraadkaarten komen nooit in het exportbestand.
• Inplannen: de export van middelen kun je niet inplannen.

Meer over rapporteren op assets staat in Assetrapportage in TOPdesk.

Grote aantallen

Een overzicht in TOPdesk toont hooguit 10.000 kaarten. Volgens de tips van TOPdesk voor de beste prestaties geldt dat maximum niet als je een overzicht exporteert. De exportlimiet ligt boven een miljoen.

Volgens dezelfde pagina heeft het wel invloed op de prestaties van de omgeving als je grote hoeveelheden gegevens opvraagt. In die omgeving werken je collega's ook. Voor exports geeft TOPdesk drie adviezen.

• Minder kaarten: beperk het aantal kaarten dat je exporteert.
• Memovelden: laat ze weg uit de export.
• Tijdstip: draai een heel grote export bij voorkeur buiten werktijd.

Op die pagina staat ook een tip voor de selectie waarmee je het aantal kaarten beperkt. Datum- en opzoekvelden zijn volgens TOPdesk waarschijnlijk geïndexeerd, wat voor memo- en tekstvelden niet geldt. Een selectie op aanmaakdatum is volgens de tip een goed voorbeeld, terwijl selecteren op een gewoon woord in een memoveld zwaar is.

Neem verder alleen de kolommen op die je gebruikt. Dat past bij de algemene tip van TOPdesk om niet meer gegevens op te vragen dan nodig. Dan staan er ook minder persoonsgegevens in een bestand buiten TOPdesk.

Ook de Reporting Hub heeft een grens. Dashboards in de hub tonen volgens de documentatie hooguit de 70.000 meest recente items. Zijn het er meer, dan meldt de hub dat het rapport onvolledig is en kies je een kortere periode. Heb je alle kaarten over een lange periode nodig, kies dan de export uit een overzicht of selectie. In De Reporting Hub van TOPdesk staan de dashboards die er nu in zitten.

Elke maand dezelfde export

Een rapport uit de rapportmagiër kun je inplannen. TOPdesk maakt het dan op gezette tijden als PDF- of Excel-bestand en slaat het op of mailt het. Volgens de documentatie kan dat niet in TOPdesk Professional (Rapporten inplannen). In Maandrapportage servicedesk uit TOPdesk lees je hoe je dat voor een maandrapport gebruikt.

Gaat het om een lijst met kaarten, dan kan Excel ook de OData-feed van TOPdesk lezen. Volgens TOPdesk zijn de stappen vergelijkbaar met die voor Power BI (BI-tool koppelen aan de TOPdesk OData feed). Volgende maand vernieuw je dan hetzelfde bestand in plaats van opnieuw te exporteren. De koppeling vraagt wel een apart API-account met een eigen applicatietoken. Dat account krijgt volgens TOPdesk de rechten REST-API (Lezen), Applicatietokens gebruiken (Schrijven) en Toegang tot data voor geavanceerde rapportages (Lezen). De feed ondersteunt volgens TOPdesk nog niet alle modules. Bij externe programma's zoals Power BI helpt TOPdesk Support volgens die pagina niet. Hoe je het account inricht en wat de feed verder vraagt, lees je in TOPdesk in Power BI: wat komt erbij kijken?