TOPdesk in Power BI: wat komt erbij kijken?

Past een vraag niet in de rapportage van TOPdesk, dan kun je de gegevens in een BI-tool laden. TOPdesk beschrijft daar een route voor, met Power BI als een van de voorbeelden. De route werkt, al is de koppeling alleen niet genoeg. Er kunnen licenties bijkomen voor wie meekijkt, en iemand moet een datamodel bouwen en bijhouden.

De OData-feed van TOPdesk

TOPdesk heeft naast de REST-API een aparte route voor rapportage, de OData-feed. In de documentatie heet die ook de Reporting Layer API. TOPdesk raadt de feed aan als de eigen rapportage niet volstaat en je met een BI-tool eigen rapporten wilt maken. Als voorbeelden noemt TOPdesk Microsoft Power BI (ook de gratis versie) en Microsoft Excel. In het artikel over de TOPdesk-API lees je wat de REST-API wel en niet teruggeeft.

• API-account. De handleiding raadt een API-account met een applicatietoken aan in plaats van de inloggegevens van een behandelaar. De pagina over het koppelen van de BI-tool spreekt nog van een behandelaar met een applicatiewachtwoord. Een API-account kan niet inloggen in het behandelaarsgedeelte en telt als gratis account in het Overzicht behandelaarslicenties.
• Rechten. Het account heeft de rechten REST-API > Lezen, Applicatietokens gebruiken > Schrijven en Toegang tot data voor geavanceerde rapportages > Lezen nodig.
• Applicatietoken. Bij het aanmaken geef je het token een naam en een vervaldatum. Je ziet het maar een keer, dus leg het op dat moment vast.
• BI-tool. De tool moet OData 4.0, Basic Authentication en JSON ondersteunen. In Power BI koppel je via Gegevens ophalen > OData-feed, met het adres uit de handleiding. In dat adres staat een versienummer dat in latere TOPdesk-versies kan veranderen.

Volgens de TOPdesk-handleiding over rapporteren met je BI-tool ondersteunt TOPdesk Support geen externe tools zoals Power BI. De handleiding gaat ervan uit dat je de BI-tool al beheerst. Verder raadt TOPdesk aan om eerst doel en doelgroep te bepalen, omdat niet elke groep alle gegevens mag zien.

De feed ondersteunt nog niet alle modules, en TOPdesk breidt hem uit. Ook zit niet alle informatie uit de TOPdesk-database erin. Welke velden je ziet, hangt af van je rechten, toegangsniveaus, TOPdesk-versie en licentie. TOPdesk raadt aan alleen de tabellen te laden die je nodig hebt.

De handleiding werkt Power BI als voorbeeld uit en zegt dat je de OData-feed ook met Excel kunt uitlezen. Voor de vraag of een andere BI-tool met de feed overweg kan, verwijst TOPdesk naar kennisitem 11910 op My TOPdesk. De punten hieronder over licenties en vernieuwen gelden voor Power BI.

De kosten van de Power BI-route

Op de prijspagina van Microsoft staan alleen de licenties. Ook het bouwen en onderhouden van de rapportage hoort bij de kosten. Je eigen mensen besteden er tijd aan, of je huurt er iemand voor in.

Licenties voor wie meekijkt

Volgens de uitleg van Microsoft over licentietypen maak je met een gratis Power BI-licentie rapporten voor jezelf. Wie Pro heeft, deelt met andere Pro-gebruikers. Met alleen een gratis licentie bekijk je gedeelde rapporten pas als de werkruimte op Premium-capaciteit staat of op Fabric-capaciteit F64 of groter. Bij een kleinere Fabric-capaciteit heeft iedereen die het rapport bekijkt Pro, Premium per gebruiker of een proeflicentie nodig.

Op de Nederlandse prijspagina van Microsoft kost Power BI Pro € 12,10 per gebruiker per maand en Premium per gebruiker € 20,80, allebei bij jaarlijkse betaling en exclusief btw (gelezen op 24 september 2026). De bedragen zijn een momentopname en kunnen veranderen. Volgens Microsoft zit Pro al in Microsoft 365 E5 en Office 365 E5.

Een datamodel bouwen

In de tabellen van de feed staan gekoppelde gegevens vaak alleen als UNID, een uniek id. Wil je een naam zien in plaats van een id, dan laad je de gerelateerde tabel erbij en leg je zelf de relatie. Het eigenlijke werk zit in de definities die daarna volgen. Je bepaalt wat als doorlooptijd telt en welke statussen als wachten gelden. Ook moet je kiezen wat er met lege velden gebeurt.

Onderhoud

Power BI vernieuwt de gegevens achter een rapport volgens een planning, met Pro maximaal 8 keer per dag en met Premium per gebruiker of capaciteit maximaal 48 keer. Een paar regels merk je pas als het rapport niet meer wordt bijgewerkt.

• Pauze. Is een rapport twee maanden niet bezocht, dan pauzeert Power BI de geplande vernieuwing.
• Uitgezet. Power BI zet de planning uit na vier mislukte vernieuwingen op rij, of bij een fout die om nieuwe instellingen vraagt, zoals verlopen inloggegevens. Zet de vervaldatum van het applicatietoken in de agenda van degene die het rapport beheert.
• Updates van TOPdesk. Veranderen er door een update velden in de feed, dan moet je het rapport daarop aanpassen. Na een nieuwe versie van de feed ondersteunt TOPdesk de oude meestal nog ongeveer zes maanden. Stap je over op de nieuwe versie, dan werken bestaande rapporten mogelijk niet meer en moet je ze opnieuw maken.

Let ook op de kennis over het rapport. Wie het model bouwde en bijhoudt, weet waarom de relaties en definities zo zijn gekozen. Vertrekt die persoon en staat het nergens beschreven, dan verdwijnt die kennis uit de organisatie. Leg de keuzes vast en spreek af wie het beheer overneemt.

Kant-en-klare Power BI-pakketten voor TOPdesk

Je kunt ook een pakket kopen dat een ander heeft gebouwd. Op de TOPdesk Marketplace staan dashboardsets voor meldingen, wijzigingen, problemen en SLA, en daarnaast een los datamodel en een rapportpakket. Met zo'n pakket hoef je een deel niet zelf te bouwen, zoals de relaties tussen de tabellen en de eerste rapporten. De definities komen dan van de leverancier, dus ga na of ze passen bij hoe jullie doorlooptijd en SLA meten.

Je werkt met een pakket nog steeds in Power BI, dus vraag na welke licenties nodig zijn voor iedereen die meekijkt. Vraag ook na wie het pakket bijwerkt als TOPdesk een nieuwe OData-versie uitbrengt en wie het opmerkt als de geplande vernieuwing is uitgezet.

Wat TOPdesk zelf biedt

Ga eerst na welke vragen je met TOPdesk zelf al kunt beantwoorden, voordat je aan Power BI begint. De beschrijving hieronder is gebaseerd op de TOPdesk-documentatie, gelezen op 24 september 2026. Functies en beperkingen kunnen later veranderen.

• Rapportmagiër. Via het TOPdesk-menu > Nieuw > Rapport kies je een kaartsoort en loop je in vijf stappen van filters naar het resultaat. Een rapport sla je op en exporteer je naar Excel of PDF. Voor Asset Management is de Rapportmagiër niet beschikbaar. Daar zijn het Rapport Middelensoort en de OData-feed de alternatieven.
• Dashboards. Op de pagina Overzicht zet je widgets uit elk proces bij elkaar, zoals Huidige situatie, Selecties en Rapporten. De widget Rapport/KPI, die rapporten en KPI's als grafiek toont, is er alleen in TOPdesk Enterprise. Een nieuw dashboard maken vraagt beheerdersrechten.
• Doorlooptijd-rapporten. Je ziet hierin hoe lang het duurt voordat meldingen een bepaalde status bereiken en hoe lang ze in die status blijven staan. In het Rapport op doorlooptijddistributie groepeer je per status of per behandelaarsgroep. Je hebt er het recht Rapporten & Selecties > Rapporten doorlooptijd voor nodig.
• Reporting Hub. TOPdesk bouwt hiermee een centrale plek voor rapporten, die de Rapportmagiër geleidelijk vervangt. In de Nederlandse documentatie heet de hub Rapportage Hub. Hij is nog in bèta en alleen in het Engels. De rapporten zijn vooraf gedefinieerd. Je past ze niet aan, maar je kunt ze met filters verfijnen en downloaden. Een dashboard toont maximaal de 70.000 meest recente items.

Volgens de documentatie (gelezen op 24 september 2026) staan in de hub de dashboards Call, Workload, Knowledge management, Customer satisfaction en Change management, plus de doorlooptijd-rapporten. TOPdesk breidt hem stap voor stap uit. Voor een vraag die een van deze rapporten al beantwoordt, is een BI-tool niet nodig.

Rapporteren zonder BI-licentie

Past je vraag niet in wat TOPdesk biedt, dan zijn er zonder BI-licentie twee mogelijkheden. Je kunt de gegevens in Excel verwerken. Daarvoor exporteer je uit de Rapportmagiër, of je laat Excel de OData-feed lezen. Voor een eenmalige analyse gaat dat snel. Bij een maandrapportage moet je de export wel elke maand opnieuw doen. Een Excel-bestand dat de feed leest, kun je vernieuwen, maar de relaties en definities leg je ook daar zelf vast.

De andere mogelijkheid is een gehoste omgeving, zoals AureaDesk, de dienst achter deze site. Na het inloggen in de browser zie je het dashboard, zonder Power BI of andere BI-licentie. AureaDesk leest via de standaard TOPdesk-API, met een apart API-account dat op gegevens uitsluitend leesrechten heeft, en schrijft niets terug. Het werkt met TOPdesk SaaS met API-toegang. Anders dan in een eigen Power BI-model kies je in AureaDesk niet zelf tabellen en relaties.

Je betaalt per pakket, van Standaard met 10 gebruikers inbegrepen (€ 500 per maand) tot Enterprise met 40 (€ 1.300), per organisatie en exclusief btw. Heb je meer gebruikers nodig, dan betaal je per extra gebruiker een vast bedrag per maand. De aansluiting op TOPdesk is inbegrepen. Wie niet inlogt, kan de periodieke rapportage per e-mail ontvangen. Wat in welk pakket zit, staat op de prijzenpagina.

Wanneer Power BI past

• Je combineert bronnen. Je wilt TOPdesk-cijfers naast gegevens uit andere systemen leggen, bijvoorbeeld uit HR, financiën of monitoring.
• Er is een BI-team. Beheert een team al Power BI-modellen en houdt het ook de licenties en de geplande vernieuwing bij, dan is TOPdesk voor dat team een extra bron.
• De licenties zijn er al. Heeft iedereen die meekijkt al Pro, bijvoorbeeld via Microsoft 365 E5, of staat de werkruimte op Premium-capaciteit of op Fabric F64 of groter, dan komt er voor het kijken geen licentie bij.
• Je rekent met eigen definities. Heeft je organisatie een eigen definitie van doorlooptijd, dan wil je het model zelf in de hand hebben.

Houd ook dan de vragen die de Reporting Hub en de Rapportmagiër al beantwoorden buiten het model. Het model blijft daardoor kleiner en kost minder onderhoud.