TOPdesk-dashboard: Excel, Power BI of gehost

Voor een dashboard op TOPdesk heb je de gegevens al. Open meldingen, SLA, doorlooptijd en de verdeling van het werk over het team staan allemaal in TOPdesk. Je moet ze er nog wel uit krijgen. TOPdesk heeft zelf dashboards en een rapportagemodule, en voor de standaardvragen kom je daar ver mee. Gaat je vraag verder, dan zijn er drie wegen. Ze verschillen vooral in de tijd die ze je kosten, en minder in wat ze laten zien.

AureaDesk is de derde weg. Houd daar bij het lezen rekening mee. De eerste twee beschrijven we zoals ze zijn, ook waar ze het beter doen.

Welke vragen het dashboard moet beantwoorden

Schrijf eerst op welke vragen steeds terugkomen, en kies pas daarna hoe je het dashboard maakt. Bij vrijwel elk team gaat het om dezelfde vier.

• Hoeveel werk ligt er nu, en gaat dat de goede kant op?
• Halen we de afspraken, en waar lukt dat niet?
• Waar blijft werk hangen?
• Hoe is het werk over het team verdeeld?

Kun je die vier beantwoorden zonder eerst een middag te exporteren, dan heb je een werkend dashboard, en wat er verder op staat is minder belangrijk.

Route 1: exporteren naar Excel

Vanuit TOPdesk exporteer je een lijst naar Excel, en voor een enkele vraag is dat de snelste weg. Na het filteren en exporteren maak je in Excel een draaitabel.

Lastig wordt het pas als je dezelfde export elke maand opnieuw moet maken. Dan blijkt bijvoorbeeld dat iemand een categorie heeft hernoemd. Je draaitabel klopt niet meer, en je bent een uur bezig om uit te zoeken waar het misging.

Een ander nadeel is dat een export alleen de stand laat zien van het moment waarop je hem maakte. Vraagt iemand in het overleg om welke meldingen het gaat, dan kun je niet doorklikken. Je kunt alleen zeggen dat je het uitzoekt, en het antwoord komt dan pas in het volgende overleg.

Voor een audit of een eenmalige analyse is Excel uitstekend.

Route 2: Power BI op de TOPdesk-API

Veel TOPdesk-dashboards die je in de praktijk tegenkomt, zijn Power BI-rapporten. Je haalt de gegevens via de API binnen en bouwt een datamodel. Daarop maak je de grafieken. Technisch kan hiermee alles. Een groot voordeel is dat je TOPdesk-cijfers kunt combineren met gegevens uit andere systemen.

Meestal wordt alleen de licentie meegerekend, terwijl ook de bouw en het onderhoud geld kosten.

De licentiekosten zijn het duidelijkst. Power BI Pro kost volgens Microsoft 12,10 euro per gebruiker per maand, excl. btw en bij jaarlijkse betaling (stand 24 september 2026). Iedereen die het rapport wil bekijken, heeft er een nodig. De prijs kan veranderen, want prijzen van BI-licenties schommelen. Over een paar maanden kan dezelfde licentie meer kosten. Wil je de licentie per gebruiker omzeilen, dan heb je Fabric-capaciteit van minimaal F64 nodig, en die kost een veelvoud van wat een klein team aan Pro-licenties betaalt.

Het bouwen kost vaak meer tijd dan verwacht. Een betrouwbaar TOPdesk-rapport maak je niet in een middag. Je zet een datamodel op en legt de relaties tussen meldingen, wijzigingen en behandelaren. Ook moet je bepalen wat je doet met lege velden en met categorieën die iemand drie jaar geleden heeft gearchiveerd. Reken op tientallen uren, en op veel meer als je voor het eerst met die API werkt.

Het onderhoud is de kostenpost die het makkelijkst wordt vergeten. Een rapport kan fouten vertonen als iemand een veld hernoemt of als er een behandelaarsgroep bijkomt. Veranderen er bij een update van TOPdesk velden, dan moet het rapport worden aangepast. Ook de OData-feed, de route die TOPdesk zelf voor BI-tools beschrijft, krijgt nieuwe versies. Volgens de documentatie van TOPdesk wordt de oude versie daarna doorgaans nog ongeveer zes maanden ondersteund. Stap je over op de nieuwe versie, dan werken bestaande rapporten mogelijk niet meer en moet je ze opnieuw maken.

Vertrekt degene die het rapport gebouwd heeft of beheert, dan gaat de kennis mee en moet iemand anders het overnemen. Lukt dat niet, dan blijft er een rapport achter dat niemand meer durft aan te passen.

Bouwen loont als je TOPdesk echt moet combineren met andere bronnen. Het loont ook als er al een BI-team is dat dit soort modellen beheert, of als je vraag zo specifiek is dat geen product erin voorziet.

Route 3: een gehoste omgeving

De derde weg is een omgeving die al klaar is en die je op je TOPdesk-API aansluit. Na de koppeling log je in en zie je de overzichten. Je hebt geen BI-licentie of eigen datamodel nodig, en het onderhoud ligt niet bij jou.

Daar staat tegenover dat je minder flexibel bent, want je werkt met de overzichten die het product biedt. Voor de vier vragen hierboven is dat zelden een probleem. Heeft jouw organisatie een eigen definitie van doorlooptijd die verder nergens zo gebruikt wordt, dan kan dat lastig worden.

Wel win je tijd, en je bent niet meer afhankelijk van de collega die het rapport beheert.

Wat het kost

Vergelijk de totale kosten over drie jaar, met de licentieprijs als een van de posten. Neem als voorbeeld een team van vijf mensen die meekijken.

Bij Excel betaal je niets extra bovenop TOPdesk, maar reken een halve dag per maand voor het samenstellen. Tegen een intern uurtarief van 60 euro is dat ruim 8.600 euro over drie jaar. Omdat die uren nergens als kostenpost staan, lijkt Excel gratis.

Voor Power BI reken je naast de licenties ook de bouw en het onderhoud mee. Aan licenties betaal je over drie jaar zo'n 2.200 euro, tegen de prijs van nu. De bouw kost veertig tot tachtig uur. Extern kost dat 4.000 tot 8.000 euro, bij een uurtarief rond de 100 euro. Tel je het onderhoud mee, uitgaande van een tot twee dagen per jaar tegen hetzelfde tarief, dan kom je uit tussen 8.500 en 15.000 euro. Moeten rapporten na een nieuwe OData-versie opnieuw worden gemaakt, of moet een opvolger zich inwerken, dan kunnen daar nog uren bij komen.

Een gehoste omgeving kost een vast bedrag per maand. Bij AureaDesk past voor vijf gebruikers het pakket Standaard, waarin tien gebruikers zijn inbegrepen. Het pakket kost 300 euro per maand excl. btw. Over drie jaar komt dat op 10.800 euro, een eventuele jaarlijkse indexering niet meegerekend.

De bedragen verschillen per situatie, en in dit voorbeeld liggen ze in dezelfde orde van grootte. Kijk daarom ook hoe vast ze liggen. Bij Excel zitten de kosten in uren die op geen factuur staan. Een Power BI-rapport is duur om te bouwen en verdient zich pas terug als je die flexibiliteit gebruikt. Bij Power BI hangen de kosten over drie jaar ook af van de licentieprijs en van updates van TOPdesk, en van wie het rapport beheert. Een gehoste omgeving heeft voorspelbare kosten, en je werkt binnen de grenzen van het product.

Een route kiezen

De keuze hangt af van twee vragen. Heb je iets nodig wat een kant-en-klaar product niet kan? Is er iemand die het over drie jaar nog onderhoudt?

Is het antwoord op beide vragen ja, kies dan voor Power BI. Bij twee keer nee zou je met bouwen iets maken wat je ook kant-en-klaar kunt krijgen, en het onderhoud blijft dan bij jou liggen. Zit je ertussenin, begin dan gehost. Loop je later tegen grenzen aan, dan kun je alsnog bouwen. Andersom kan ook, maar dan zitten de bouwuren al in een rapport waar je misschien vanaf wilt.