TOPdesk mit Power BI auswerten: was dazugehört

Beantwortet das Reporting in TOPdesk eine Frage nicht, können Sie die Daten in ein BI-Tool laden. TOPdesk beschreibt, wie das geht, und nennt Power BI als eines der Beispiele. Die Anbindung funktioniert. Wer die Reports ansehen soll, braucht allerdings unter Umständen eine eigene Lizenz, und jemand muss ein Datenmodell aufbauen und pflegen.

Der OData-Feed von TOPdesk

Neben der REST-API bietet TOPdesk für das Reporting eine eigene Schnittstelle, den OData-Feed. In der Dokumentation heißt er auch Reporting Layer API. TOPdesk empfiehlt den Feed, wenn das integrierte Reporting nicht ausreicht und Sie mit einem BI-Tool eigene Reports erstellen möchten. Als Beispiele nennt TOPdesk Microsoft Power BI (auch die kostenlose Version) und Microsoft Excel. Was die REST-API liefert und was nicht, lesen Sie im Artikel über die TOPdesk-API.

• API-Konto. Die Dokumentation von TOPdesk empfiehlt ein API-Konto mit Anwendungstoken statt der Anmeldedaten eines Bearbeiters. Die Seite zum Verknüpfen des BI-Tools nennt allerdings noch einen Bearbeiter mit Anwendungskennwort. Ein API-Konto kann sich nicht im Bearbeiterbereich anmelden und zählt in der „Übersicht Lizenzen“ als kostenloses Konto.
• Berechtigungen. Das Konto braucht die Berechtigungen „REST API > Lesen“, „Anwendungstoken verwenden > Schreiben“ und „Datenzugriff für erweitertes Reporting > Lesen“.
• Anwendungstoken. Beim Erstellen geben Sie dem Token einen Namen und ein Ablaufdatum. TOPdesk zeigt das Token nur ein einziges Mal an. Speichern Sie es deshalb, solange es auf dem Bildschirm steht.
• BI-Tool. Das Tool muss OData 4.0, Standardauthentifizierung (Basic Authentication) und JSON unterstützen. In Power BI stellen Sie die Verbindung über „Daten abrufen > OData-Feed“ her und verwenden die Adresse aus der Anleitung. Die Adresse enthält eine Versionsnummer, die sich mit späteren TOPdesk-Versionen ändern kann.

Laut der TOPdesk-Anleitung zum Reporting mit Ihrem BI-Tool unterstützt der TOPdesk-Support keine externen Tools wie Power BI. Die Anleitung setzt voraus, dass Sie das BI-Tool bereits beherrschen. Vorab sollten Sie laut TOPdesk Ziel und Zielgruppe festlegen, weil nicht jede Gruppe alle Daten sehen darf.

Der Feed deckt noch nicht alle Module ab; TOPdesk baut ihn weiter aus. Er enthält auch nicht alle Informationen aus der TOPdesk-Datenbank. Welche Felder Sie sehen, hängt von Ihren Berechtigungen, Ihren Zugriffsebenen, Ihrer TOPdesk-Version und Ihrer Lizenz ab. TOPdesk empfiehlt, nur die Tabellen zu laden, die Sie brauchen.

Die Anleitung verwendet Power BI als Beispiel. Laut derselben Anleitung können Sie den OData-Feed auch mit Excel auslesen. Zur Frage, ob ein anderes BI-Tool mit dem Feed zusammenarbeitet, verweist TOPdesk auf den Wissensartikel 11910 in My TOPdesk. Die folgenden Abschnitte zu Lizenzen und Aktualisierung beziehen sich auf Power BI.

Kosten und Aufwand bei Power BI

Auf der Preisseite von Microsoft stehen nur die Lizenzen. Aufbau und Pflege der Reports kosten zusätzlich die Arbeitszeit Ihrer eigenen Mitarbeitenden oder eines Dienstleisters, den Sie damit beauftragen.

Lizenzen für Betrachter

Nach Microsofts Erläuterung der Lizenztypen können Sie mit einer kostenlosen Power-BI-Lizenz nur Reports für sich selbst erstellen. Wer Pro hat, kann Reports mit anderen Pro-Benutzern teilen. Mit einer kostenlosen Lizenz allein sehen Sie geteilte Reports nur, wenn der Arbeitsbereich einer Premium-Kapazität oder einer Fabric-Kapazität ab F64 zugewiesen ist. Bei einer kleineren Fabric-Kapazität braucht jeder Betrachter Pro, Premium pro Benutzer oder eine Testlizenz.

Auf der deutschen Preisseite von Microsoft kostet Power BI Pro 12,10 € und Premium pro Benutzer 20,80 €, jeweils pro Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung und zzgl. MwSt. (abgerufen am 24. September 2026). Die Preise können sich ändern. Pro ist laut Microsoft bereits in Microsoft 365 E5 und Office 365 E5 enthalten.

Ein Datenmodell aufbauen

In den Tabellen des Feeds sind verknüpfte Daten oft nur als UNID hinterlegt, also als eindeutige ID. Möchten Sie einen Namen statt einer ID sehen, laden Sie die zugehörige Tabelle dazu und stellen die Beziehung selbst her. Aufwendiger sind danach die Definitionen. Sie legen fest, was als Durchlaufzeit zählt und welche Status als Wartezeit gelten. Auch für leere Felder brauchen Sie eine Regel.

Pflege

Power BI aktualisiert die Daten eines Reports nach Zeitplan, mit Pro bis zu achtmal am Tag und mit Premium pro Benutzer oder auf einer Kapazität bis zu 48-mal. Einige Regeln fallen erst auf, wenn der Report nicht mehr aktualisiert wird.

• Pause. Wurde ein Report zwei Monate lang nicht aufgerufen, pausiert Power BI die geplante Aktualisierung.
• Deaktivierter Zeitplan. Power BI deaktiviert den Zeitplan nach vier fehlgeschlagenen Aktualisierungen in Folge oder bei einem Fehler, der geänderte Einstellungen erfordert, etwa bei abgelaufenen Anmeldedaten. Das Anwendungstoken hat ein Ablaufdatum. Tragen Sie dieses Datum in den Kalender der Person ein, die den Report betreut.
• TOPdesk-Updates. Ändern sich durch ein Update Felder im Feed, muss auch der Report angepasst werden. Erscheint eine neue Version des Feeds, unterstützt TOPdesk die alte in der Regel noch etwa sechs Monate lang. Nach dem Wechsel funktionieren bestehende Reports möglicherweise nicht mehr und müssen neu erstellt werden.

Wer das Modell aufgebaut hat und pflegt, weiß, warum Beziehungen und Definitionen so gewählt wurden. Verlässt diese Person die Organisation, ohne dass etwas davon dokumentiert ist, nimmt sie ihr Wissen mit. Halten Sie die Entscheidungen deshalb schriftlich fest und klären Sie, wer dann übernimmt.

Fertige Power-BI-Pakete für TOPdesk

Sie können auch eine fertige Lösung eines Drittanbieters kaufen. Auf dem TOPdesk Marketplace gibt es Dashboard-Sets für Incidents, Changes, Problems und SLA, aber auch ein eigenständiges Datenmodell und ein Report-Paket. Ein solches Paket nimmt Ihnen einen Teil des Aufbaus ab, etwa die Beziehungen zwischen den Tabellen und die ersten Reports. Die Definitionen stammen dann vom Anbieter. Prüfen Sie, ob sie zu der Art passen, wie Sie Durchlaufzeit und SLA messen.

Es handelt sich aber weiterhin um Power-BI-Reports. Klären Sie deshalb, welche Lizenzen jeder Betrachter braucht. Fragen Sie auch, wer das Paket aktualisiert, wenn TOPdesk eine neue OData-Version herausbringt, und wer es bemerkt, wenn die geplante Aktualisierung deaktiviert wurde.

Was TOPdesk selbst bietet

Bevor Sie mit Power BI beginnen, prüfen Sie, welche Fragen TOPdesk schon beantwortet. Die folgenden Angaben stammen aus der TOPdesk-Dokumentation (abgerufen am 24. September 2026); Funktionen und Einschränkungen können sich später ändern.

• Reportassistent. Über „TOPdesk-Menü > Neu > Report“ wählen Sie eine Kartenart und gelangen in fünf Schritten von den Filtern zum Ergebnis. Reports lassen sich speichern und als Excel- oder PDF-Datei exportieren. Für das Assetmanagement steht der Reportassistent nicht zur Verfügung; dort verwenden Sie den Assetart-Report oder den OData-Feed.
• Managementübersichten. Auf der Übersichtsseite stellen Sie Widgets aus jedem Prozess zusammen, etwa „Aktuelle Situation“, „Auswahlen“ und „Reports“. Das Widget „Report/KPI“, das Reports und KPIs als Diagramm zeigt, gibt es nur in TOPdesk Enterprise. Um eine neue Managementübersicht anzulegen, brauchen Sie Administratorrechte.
• Laufzeitreports. Sie zeigen, wie lange es dauert, bis Incidents einen bestimmten Status erreichen, und wie lange sie darin bleiben. Im Laufzeitverteilungsbericht gruppieren Sie nach Status oder nach Bearbeitergruppe. Dafür brauchen Sie die Berechtigung „Reports & Auswahlen > Laufzeitreports“.
• Reporting Hub. Im Reporting Hub fasst TOPdesk Reports an einer Stelle zusammen. Nach und nach löst er den Reportassistenten ab. Der Hub ist noch in der Betaphase und nur auf Englisch verfügbar. Die Reports sind vordefiniert und lassen sich nicht bearbeiten, wohl aber mit Filtern eingrenzen und herunterladen. Ein Dashboard zeigt höchstens die 70.000 neuesten Einträge.

Die TOPdesk-Dokumentation (abgerufen am 24. September 2026) nennt für den Hub die Dashboards Call, Workload, Knowledge management, Customer satisfaction und Change management sowie die Laufzeitreports. TOPdesk erweitert ihn Schritt für Schritt. Beantwortet einer dieser Reports Ihre Frage, brauchen Sie dafür kein BI-Tool.

Reporting ohne BI-Lizenz

Reicht Ihnen nicht aus, was TOPdesk selbst bietet, gibt es zwei Wege ohne BI-Lizenz.

Einer davon ist Excel. Sie exportieren Daten aus dem Reportassistenten oder binden den OData-Feed in Excel ein. Eine einmalige Analyse ist auf diese Weise schnell erledigt, für einen Monatsreport müssen Sie den Export aber jeden Monat wiederholen. Eine an den Feed angebundene Excel-Datei lässt sich aktualisieren, doch Beziehungen und Definitionen legen Sie auch dort selbst fest.

Der andere Weg ist eine gehostete Lösung wie AureaDesk, der Dienst, den diese Website anbietet. Sie melden sich im Browser an und sehen das Dashboard, ohne Power BI oder eine andere BI-Lizenz. AureaDesk liest die Daten über die Standard-API von TOPdesk mit einem separaten API-Konto, das auf Daten ausschließlich Leserechte hat, und schreibt nichts zurück. Voraussetzung ist TOPdesk SaaS mit API-Zugriff. Anders als in einem eigenen Power-BI-Modell wählen Sie in AureaDesk Tabellen und Beziehungen nicht selbst.

Abgerechnet wird pro Paket, von Standard mit 10 enthaltenen Benutzern (500 € im Monat) bis Enterprise mit 40 enthaltenen Benutzern (1.300 € im Monat), jeweils pro Organisation und zzgl. MwSt. Brauchen Sie mehr Benutzer, zahlen Sie für jeden zusätzlichen Benutzer einen festen Betrag pro Monat. Der Anschluss an TOPdesk ist inbegriffen. Wer sich nicht selbst im Dashboard anmeldet, kann die geplanten Berichte per E-Mail erhalten. Was in welchem Paket enthalten ist, steht auf der Seite Preise.

Wann Power BI passt

• Sie kombinieren Quellen. Sie möchten TOPdesk-Zahlen gemeinsam mit Daten aus anderen Systemen auswerten, etwa aus HR und Finanzen oder aus dem Monitoring.
• Es gibt ein BI-Team. Pflegt das Team bereits Power-BI-Modelle und kümmert sich um Lizenzen und Aktualisierung, kommt TOPdesk als weitere Quelle hinzu.
• Die Lizenzen sind schon da. Haben alle Betrachter bereits Pro, etwa über Microsoft 365 E5, oder ist der Arbeitsbereich einer Premium-Kapazität oder einer Fabric-Kapazität ab F64 zugewiesen, brauchen Sie für das Ansehen keine zusätzlichen Lizenzen.
• Sie arbeiten mit eigenen Definitionen. Hat Ihre Organisation eine eigene Definition der Durchlaufzeit, spricht das für ein Modell, das Sie selbst verwalten.

Auch dann sollten Sie Fragen, die der Reporting Hub und der Reportassistent schon beantworten, aus dem Modell heraushalten, denn ein kleineres Modell braucht weniger Pflege.