TOPdesk Reporting Hub: Inhalt und Einschränkungen

Seit November 2025 hat TOPdesk mit dem Reporting Hub einen eigenen Bereich für Standardreports. Er ist noch in der Betaphase und wird Schritt für Schritt ausgebaut. Hier lesen Sie, was er nach dem Stand vom 24. September 2026 enthält und welche Einschränkungen die Dokumentation selbst nennt. Ob er für Sie ausreicht, hängt vor allem davon ab, welche Fragen Sie mit Ihren Daten beantworten wollen.

Was der Reporting Hub ist

Die Betaversion erschien mit dem Produktupdate vom November 2025 (Blog vom 26. November 2025). TOPdesk will dort standardisierte Reports anbieten. Grundlage dafür soll sein, wie bestehende Kunden ihre Reports eingerichtet haben. Sie wählen ein fertiges Dashboard und grenzen es mit Filtern auf das ein, was Sie sehen möchten. Eigene Reports können Sie dort laut Dokumentation derzeit nicht erstellen.

Sie öffnen den Hub über das TOPdesk-Menü; in der deutschen Dokumentation heißt der Menüpunkt „Reporting Hub (BETA)“. Laut Dokumentation soll er als zentrale Plattform für TOPdesk-Reports den Reportassistenten schrittweise ablösen. Der Hub ist nur auf Englisch verfügbar. Auf seiner Startseite gibt es ein Feedbackformular. Beschrieben wird er nur in der Dokumentation der SaaS-Version; in der Dokumentation zur On-Premises-Version (Virtual Appliance, VA 2026 Release 3) kommt er nicht vor.

Die Dashboards nennen wir unten mit ihrem englischen Namen und setzen die Bezeichnung aus der deutschen Dokumentation in Klammern dahinter.

Wie der Hub gewachsen ist

• November 2025. Die Betaversion erscheint mit dem Produktupdate.
• Januar 2026. TOPdesk veröffentlicht das Incident dashboard und nennt es das erste vollständige Best-Practice-Dashboard. Es enthält zunächst unter anderem die Registerkarte „Workload“. Neben den bestehenden Laufzeitreports gibt es ab diesem Monat auch Reports zum Wissensmanagement.
• Februar 2026. Es folgt das Customer Satisfaction (CSAT) Dashboard.
• Juni 2026. Das Changemanagement bekommt ein eigenes Dashboard mit den Registerkarten „Change composition“ und „Compliance“.
• Juli 2026. Neue Workload-Dashboards zeigen erstmals Incidents, einfache Changes und Changeaktivitäten gemeinsam, je Bearbeitergruppe und Bearbeiter.
• September 2026. Das Incident dashboard heißt jetzt Call dashboard, passend zum englischen Modulnamen Call Management. Die Registerkarte „Workload“ wird herausgelöst und zu einem eigenen Dashboard.

Was der Hub heute enthält

Die Übersichtsseite der Dokumentation nennt sechs Bestandteile.

• Call dashboard (Dashboard Incidents). Die Registerkarte „Call composition“ zählt Incidents je Niederlassung, Bearbeitergruppe, Incidentart, Priorität, Kategorie oder Unterkategorie; per Drilldown gelangen Sie bis zu den einzelnen Incidents. Die Registerkarte „Compliance“ zeigt, welcher Anteil der Incidents innerhalb der angestrebten Lösungszeit gelöst wurde. Gemessen wird wahlweise am Abschluss- oder am Schließdatum; das Ergebnis erscheint grün, gelb oder rot. Das SLA-Modul brauchen Sie dafür nicht.
• Workload dashboard (Managementübersicht Arbeitslast). Die Auslastung je Bearbeitergruppe und Bearbeiter über Incidents, einfache Changes und Changeaktivitäten hinweg. Die Registerkarten heißen „Open tasks“, „Tasks per operator“, „Calls (2 weeks)“ und „Calls (1 year)“.
• Change management dashboard (Dashboard Changemanagement). „Change composition“ gruppiert Changes unter anderem nach Changetyp (einfach oder umfassend), Art, Priorität, Kategorie, Koordinator und Bearbeitergruppe. „Compliance“ zeigt pro Monat, wie viel Prozent der Changes innerhalb der angestrebten Implementierungszeit umgesetzt wurden, und stellt eingehaltene und überschrittene Fristen in einer Tabelle gegenüber.
• Knowledge management dashboard (Dashboard Wissensmanagement). Es zeigt die Zahl der Wissenseinträge und den Anteil, der im Self Service Portal veröffentlicht ist. Dazu kommen die Bewertung der Nützlichkeit per Daumen hoch und Daumen runter und eine Top 10 der Artikel, die überarbeitet werden sollten.
• Customer satisfaction dashboard (Managementübersicht Benutzerzufriedenheit). Zu sehen sind der CSAT-Wert mit seinem Verlauf und die Verteilung der Bewertungen. Filtern können Sie unter anderem nach Bearbeitergruppe und Bearbeiter. Voraussetzung ist, dass Melder im Self Service Portal die Bearbeitung ihres Incidents bewerten können.
• Duration reports (Laufzeitreports). Die bestehenden Reports Duration Report und Duration Distribution Report, jetzt auch über den Hub erreichbar.

Für Operationsmanagement, Assetmanagement und Reservierungsmanagement nennt die Übersichtsseite kein Dashboard. Laut Dokumentation folgen nach und nach Reports für weitere Module, so wie im Juni 2026 für das Changemanagement.

Einschränkungen laut Dokumentation

Die Dokumentation nennt derzeit die folgenden Einschränkungen. Da der Hub in der Betaphase ist, können sie sich noch ändern.

• Schreibgeschützt. Sie können die Reports ansehen und herunterladen, aber nicht ändern. Wenn TOPdesk in einem Blogbeitrag vom „Anpassen“ spricht, ist das Filtern gemeint. Gewählte Filter gelten nach einem Klick auf „Apply filters“ für alle Reports des Dashboards.
• Höchstens 70.000 Einträge. Ein Dashboard zeigt höchstens die 70.000 neuesten Einträge, um Zeitüberschreitungen zu vermeiden. Sind es mehr, erscheint ein Hinweis, dass der Report unvollständig ist, und TOPdesk empfiehlt einen kürzeren Zeitraum. Bei 6.000 Incidents im Monat überschreitet schon eine Jahresübersicht diese Grenze.
• Manuelle Aktualisierung. Beim Wechsel der Registerkarte laden Dashboards nicht neu. Sie aktualisieren sie selbst über das Menü oben rechts im jeweiligen Report; dort können Sie den Report auch als CSV-, Excel- oder Bilddatei herunterladen. Die Dokumentation beschreibt dieses Menü beim Dashboard Wissensmanagement und bei der Managementübersicht Benutzerzufriedenheit.
• Abhängig von Berechtigungen. Was Sie sehen, hängt von Ihren Berechtigungen und von den Filtern ab. Zwei Personen mit denselben Filtern, aber unterschiedlichen Berechtigungen sehen deshalb nicht unbedingt dieselben Zahlen.
• Voraussetzungen im Workload dashboard. „Open tasks“ und „Tasks per operator“ erscheinen nur, wenn sowohl Incidentmanagement als auch Changemanagement aktiviert sind und Sie Leserechte für Incident- und Change-Reports oder für alle Reports haben. Unabhängig von Ihrer TOPdesk-Konfiguration gilt ein Incident dort erst als gelöst, wenn er geschlossen ist. Dass er fertiggestellt ist, reicht dafür nicht aus.

Für wen das ausreicht

Drehen sich Ihre Fragen um Incidents, Changes, Wissenseinträge und Kundenzufriedenheit und kommen Sie mit den Gruppierungen der Dashboards aus, deckt der Hub viel ab. Sie müssen nichts selbst erstellen, und die Compliance-Auswertung für Incidents funktioniert auch ohne SLA-Modul. Für eine monatliche Besprechung darüber, wie viel eingegangen ist und welche Fristen eingehalten wurden, reicht der Hub oft aus.

Wollen Sie nach einem Feld gruppieren, das die Dashboards nicht anbieten, oder TOPdesk-Daten mit anderen Quellen kombinieren, bleiben Ihnen die bisherigen Wege. Den Reportassistenten gibt es noch, auch wenn der Hub ihn laut TOPdesk ablösen soll. Mit ihm erstellen Sie Reports zu jedem Feld, speichern sie, passen sie später an oder exportieren sie nach Excel oder PDF. Für das Assetmanagement steht er laut Dokumentation nicht zur Verfügung; dort verwenden Sie den Assetart-Report oder den OData-Feed.

Den OData-Feed lesen Sie mit einem BI-Tool wie Microsoft Power BI ein. Laut der niederländischen Preisseite von Microsoft kostet Power BI Pro 12,10 € pro Benutzer und Monat, zzgl. MwSt. und bei jährlicher Zahlung (abgerufen am 24. September 2026). Der Preis kann sich ändern.

Neben den Lizenzen kostet es Zeit, die Reports zu erstellen und danach zu pflegen. Verlässt die zuständige Person das Unternehmen, muss jemand anderes die Reports übernehmen und herausfinden, wie sie aufgebaut sind. Auch ein Update von TOPdesk kann bedeuten, dass Sie die Reports anpassen müssen. Nach einer neuen Version des OData-Feeds unterstützt TOPdesk die alte laut Dokumentation meist noch etwa sechs Monate. Wenn Sie umstellen, funktionieren bestehende Reports unter Umständen nicht mehr und müssen neu erstellt werden. Welche Lizenzen ein eigenes Power-BI-Dashboard erfordert und wie viel Arbeit der Aufbau macht, beschreibt der Beitrag TOPdesk-Dashboard: Excel, Power BI oder gehostet.

Was ein separates Dashboard ergänzt

AureaDesk liest die Daten über die TOPdesk-API und zeigt sie in einer eigenen, gehosteten Umgebung. Ein Teil dessen, was Sie dort sehen, überschneidet sich mit dem Hub. Unterschiede gibt es vor allem bei den Modulen, für die der Hub derzeit kein Dashboard hat, und beim Export nach Word und PowerPoint.

• Operationsmanagement. Gezählt werden offene, abgeschlossene und überfällige operative Aktivitäten. Die Zahlen sind nach Status, Kategorie und Bearbeitergruppe aufgeschlüsselt. Eine Einhaltungsmatrix je Kategorie und Woche zeigt, wie viel geplante Arbeit nicht erledigt wurde. Die Ansicht ist in Enterprise enthalten.
• Assetmanagement. Für jedes Asset sehen Sie die Zahl der verknüpften Incidents (einschließlich P1 und P2) und Changes sowie eine Zeitleiste. Monat für Monat verfolgen Sie, wie viele Assets seit der Anbindung hinzugekommen sind, verteilt nach Typ, Status und Standort. Verfügbar ist die Ansicht in den Paketen Pro und Enterprise.
• Reservierungsmanagement. Die Ansicht zeigt Reservierungskonflikte und Reservierungen, die nach ihrem geplanten Enddatum noch nicht abgeschlossen sind, sowie die Verteilung nach Status, Bearbeitergruppe und Standort. Zu Standard und Pro können Sie sie zubuchen, in Enterprise ist sie enthalten.
• Workload. Das Workload dashboard von TOPdesk kombiniert seit Juli 2026 Incidents, einfache Changes und Changeaktivitäten. Die Ansicht „Workload“ in AureaDesk (Pakete Pro und Enterprise) bezieht mit dem Modul Operationsmanagement zusätzlich die operativen Aktivitäten ein und zeigt einfache und umfassende Changes getrennt. Je Bearbeitergruppe und Bearbeiter sehen Sie, wie viel Arbeit eingegangen ist, in Bearbeitung genommen und abgeschlossen wurde, dazu einen Trend und einen kurzfristigen Ausblick.
• Word und PowerPoint. Über das Menü „Berichte“ exportieren Sie ausgewählte Registerkarten als Word-Dokument oder PowerPoint-Präsentation. Kennzahlen und Diagramme beziehen sich dabei auf den eingestellten Zeitraum und die aktiven Filter. Für den geplanten Bericht per E-Mail stehen Ihnen dieselben Formate zur Wahl. PDF, Word und PowerPoint sind in jedem Paket enthalten.

Alle neun Ansichten werden auf der Seite Ansichten beschrieben; was in welchem Paket enthalten ist, steht auf der Seite Preise.

Eine Momentaufnahme

Die Angaben zum Reporting Hub entsprechen dem Stand von Ende September 2026. Die aktuelle Liste finden Sie in der Dokumentation von TOPdesk zum Reporting Hub.

Quellen, abgerufen am 24. September 2026: die Dokumentation von TOPdesk zum Reporting, zum Reporting Hub, zu den einzelnen Dashboards und zu neuen Versionen des OData-Feeds, die Blogbeiträge von TOPdesk über die Neuerungen im November 2025 und im Februar 2026, die Produktupdates von TOPdesk in der TOPdesk Community von Januar bis September 2026 sowie die Preisseite von Microsoft für Power BI.