De Reporting Hub van TOPdesk: wat erin zit

Sinds november 2025 heeft TOPdesk een eigen plek voor standaardrapportages, de Reporting Hub. Hij is nog in bèta en wordt stap voor stap uitgebreid. Hieronder staat wat er op 24 september 2026 in zit en welke beperkingen de documentatie zelf noemt. Of je er genoeg aan hebt, hangt vooral af van de vragen die je stelt.

Wat de Reporting Hub is

De bètaversie verscheen met de productupdate van november 2025 (blog van 26 november 2025). TOPdesk wil er standaardrapporten aanbieden die uitgaan van hoe bestaande klanten hun rapporten hebben ingericht. Je kiest een dashboard dat klaarstaat en filtert op wat je wilt zien. Zelf een rapport bouwen kan er volgens de documentatie nu niet.

Je opent de hub via het TOPdesk-menu. In de Nederlandse documentatie heet het menu-item Rapportage Hub (BETA). De hub is alleen in het Engels beschikbaar. Op de openingspagina staat een feedbackformulier. Volgens de documentatie is het een centrale plek voor TOPdesk-rapporten, en vervangt de hub de rapportmagiër geleidelijk. Alleen de documentatie van de SaaS-versie beschrijft de hub. In die van de on-premises-versie (Virtual Appliance, VA 2026 Release 3) komt hij niet voor.

Hieronder gebruiken we de Engelse namen van de dashboards, zoals in de hub, met de naam uit de Nederlandse documentatie tussen haakjes.

Hoe de hub is gegroeid

• November 2025. De bètaversie verschijnt in de productupdate.
• Januari 2026. Het Incident dashboard, volgens TOPdesk het eerste volledige best-practice-dashboard, met onder meer een tabblad Workload. In dezelfde maand komen er rapporten over het Kennissysteem bij, naast de bestaande rapporten over doorlooptijden.
• Februari 2026. Het Customer Satisfaction (CSAT) Dashboard.
• Juni 2026. Een dashboard voor Wijzigingsbeheer, met de tabbladen Change composition en Compliance.
• Juli 2026. Workload-dashboards die voor het eerst meldingen, eenvoudige wijzigingen en wijzigingsactiviteiten samen tonen, per behandelaarsgroep en per behandelaar.
• September 2026. Het Incident dashboard heet nu Call dashboard, naar de Engelse modulenaam Call Management. Het tabblad Workload is daaruit gehaald en een eigen dashboard geworden.

Wat er nu in zit

De overzichtspagina van de documentatie noemt zes onderdelen.

• Call dashboard (Meldingdashboard). Het tabblad Call composition telt meldingen per vestiging, behandelaarsgroep, soort melding, prioriteit, categorie of subcategorie, en je zoomt in tot op de meldingen zelf. Het tabblad Compliance toont welk deel van de meldingen binnen de beoogde oplostijd bleef. Je kunt meten op de afrondings- of de afmelddatum, en de uitkomst kleurt groen, geel of rood. De SLA-module heb je daarvoor niet nodig.
• Workload dashboard (Dashboard werkdruk). Dit dashboard laat zien hoe druk het is per behandelaarsgroep en per behandelaar, voor meldingen, eenvoudige wijzigingen en wijzigingsactiviteiten. De tabbladen heten Open tasks, Tasks per operator, Calls (2 weeks) en Calls (1 year).
• Change management dashboard (Dashboard voor Wijzigingsbeheer). Change composition groepeert wijzigingen onder meer naar eenvoudig of uitgebreid, soort, prioriteit, categorie, coördinator en behandelaarsgroep. Compliance toont het percentage wijzigingen binnen de beoogde implementatietermijn, per maand en in een tabel met gehaald en overschreden.
• Knowledge management dashboard (Dashboard voor kennissysteem). Het aantal kennisitems, het aandeel dat in de Self-Service Portal is gepubliceerd, de nuttigheidsscore uit duim omhoog en duim omlaag, en een top 10 van kennisitems die verbetering nodig hebben.
• Customer satisfaction dashboard (Dashboard klanttevredenheid). De CSAT-score, het verloop en de verdeling over de beoordelingen, te filteren op onder meer behandelaarsgroep en behandelaar. Het werkt alleen als aanmelders in de Self-Service Portal mogen beoordelen hoe hun melding is afgehandeld.
• Duration reports (Doorlooptijd-rapporten). De bestaande rapporten Duration Report en Duration Distribution Report, nu ook via de hub te openen.

Voor Operationeel beheer, Asset Management en Reserveringenbeheer noemt de overzichtspagina geen dashboard. Volgens de documentatie breidt TOPdesk de hub geleidelijk uit met rapporten voor andere modules. Wijzigingsbeheer is er in juni 2026 bijgekomen.

De grenzen volgens de documentatie

Dit zijn de grenzen die de documentatie nu noemt. Omdat het om een bètaversie gaat, kunnen ze nog veranderen.

• Alleen lezen. Je bekijkt en downloadt de rapporten, maar je wijzigt ze niet. Als een blog van TOPdesk het over aanpassen heeft, gaat het om filteren. De filters die je kiest, gelden na Apply filters voor alle rapporten in dat dashboard.
• Maximaal 70.000 items. Een dashboard toont de 70.000 meest recente items, om time-outs te voorkomen. Zijn het er meer, dan zie je een bericht dat het rapport onvolledig is, en adviseert TOPdesk een kortere periode. Met 6.000 meldingen per maand kom je bij een jaaroverzicht al boven dat aantal.
• Handmatig verversen. Dashboards laden niet opnieuw als je van tabblad wisselt. Verversen doe je zelf, via het menu rechtsboven in een rapport. Daar download je het ook als CSV, Excel of afbeelding. De documentatie beschrijft dat menu bij het kennis- en het klanttevredenheidsdashboard.
• Rechten tellen mee. De uitkomst hangt af van je rechten en van de filters. Twee mensen met dezelfde filters maar andere rechten kunnen een ander getal zien.
• Voorwaarden bij Workload. Open tasks en Tasks per operator verschijnen alleen als zowel Meldingenbeheer als Wijzigingsbeheer aanstaan en je leesrechten hebt op melding- en wijzigingsrapporten, of op alle rapporten. Een melding telt daar pas als opgelost wanneer hij is afgemeld, ook als hij al eerder is afgerond. De inrichting van je TOPdesk verandert daar niets aan.

Voor wie dat genoeg is

Gaan je vragen over meldingen, wijzigingen, kennisitems en klanttevredenheid, en passen ze binnen de groeperingen die de dashboards bieden, dan heb je veel aan de hub. Je hoeft niets te bouwen, en de naleving op meldingen werkt ook zonder SLA-module. Voor een maandelijks overleg over instroom en gehaalde afspraken is dat vaak genoeg.

Wil je groeperen op een veld dat de dashboards niet aanbieden, of TOPdesk naast andere bronnen leggen, dan kom je uit bij de routes die er al waren. De rapportmagiër is er nog, al vervangt de hub hem volgens TOPdesk geleidelijk. Je kunt er op elk veld mee rapporteren. Zo'n rapport sla je op, en je kunt het later aanpassen of exporteren naar Excel of PDF. Voor Asset Management werkt de rapportmagiër volgens de documentatie niet. Daar gebruik je het Rapport Middelensoort of de OData-feed.

De OData-feed lees je in met een BI-tool zoals Microsoft Power BI. Power BI Pro kost volgens de prijspagina van Microsoft € 12,10 per gebruiker per maand, exclusief btw en bij jaarlijkse betaling (gelezen op 24 september 2026). De prijs kan veranderen.

Naast de licenties heb je iemand nodig die de rapportage bouwt en daarna bijhoudt. Vertrekt de collega die dat deed, dan moet iemand anders het overnemen en uitzoeken hoe de rapportage in elkaar zit. Ook een update van TOPdesk kan betekenen dat je de rapportage moet aanpassen. Na een nieuwe versie van de OData-feed ondersteunt TOPdesk de oude volgens de documentatie meestal nog ongeveer zes maanden. Stap je over, dan werken bestaande rapporten mogelijk niet meer en moet je ze opnieuw maken. Wat een eigen Power BI-dashboard kost aan licenties en bouwtijd, rekenen we door in TOPdesk-dashboard: Excel, Power BI of gehost.

Waar een apart dashboard iets toevoegt

AureaDesk leest de gegevens via de TOPdesk-API en toont ze in een eigen, gehoste omgeving. Een deel van wat je daar ziet, overlapt met de hub. Het verschil zit vooral in de modules waar de hub nu geen dashboard voor heeft, en in de export naar Word en PowerPoint.

• Operationeel beheer. Deze weergave telt de operationele activiteiten die openstaan of zijn afgerond, en die waarvan de geplande einddatum is overschreden, verdeeld naar status, categorie en behandelaarsgroep. Een nalevingsmatrix per categorie en week laat zien hoeveel gepland werk niet is gedaan. De weergave zit in Enterprise.
• Asset Management. Per asset hoeveel meldingen en wijzigingen eraan zijn gekoppeld, inclusief de P1- en P2-meldingen, met een tijdlijn van meldingen en wijzigingen. Per maand volg je ook hoeveel assets er sinds de koppeling bij zijn gekomen, met de verdeling naar type, status en locatie. Deze weergave zit in Pro en Enterprise.
• Reserveringenbeheer. Hier staan de reserveringsconflicten en de reserveringen waarvan de geplande einddatum is verstreken terwijl ze niet zijn afgerond. Verder zie je hoe de reserveringen zijn verdeeld naar status, behandelaarsgroep en locatie. Bij Standaard en Pro kun je deze weergave bijbestellen. In Enterprise is de weergave inbegrepen.
• Workload. Het Workload dashboard van TOPdesk combineert sinds juli 2026 meldingen, eenvoudige wijzigingen en wijzigingsactiviteiten. De weergave Workload in AureaDesk zit in Pro en Enterprise. Eenvoudige en uitgebreide wijzigingen staan daar apart, en met de module Operationeel beheer telt de weergave ook de operationele activiteiten mee. Per behandelaarsgroep en per behandelaar zie je de instroom en hoeveel er is opgepakt en afgerond, met de trend en een vooruitblik voor de korte termijn.
• Word en PowerPoint. Via het menu Rapportage exporteer je de gekozen tabbladen als Word-document of presentatie, met kerncijfers en grafieken binnen de gekozen periode en filters. Dezelfde formaten kun je ook kiezen voor de periodieke rapportage per e-mail. PDF, Word en PowerPoint zitten in elk pakket.

Alle negen weergaven staan beschreven op Weergaven, en wat in welk pakket zit op de pagina Prijzen.

Een momentopname

Het overzicht hierboven geeft de stand van eind september 2026. De actuele lijst vind je in de documentatie van TOPdesk over de Rapportage Hub.

Bronnen, geraadpleegd op 24 september 2026: de documentatie van TOPdesk over rapportage, de Rapportage Hub, de afzonderlijke dashboards en nieuwe versies van de OData-feed, de blogs Nieuw in TOPdesk van november 2025 en februari 2026, de productupdates van TOPdesk in de TOPdesk Community van januari tot en met september 2026, en de prijspagina van Microsoft voor Power BI.