TOPdesk dans Power BI : ce que cela implique

Si les rapports de TOPdesk ne répondent pas à une question, vous pouvez charger les données dans un outil BI. TOPdesk décrit la marche à suivre, avec Power BI parmi les exemples, et la méthode fonctionne. Il faut cependant prévoir plus que la connexion. Les personnes qui consultent les rapports peuvent avoir besoin de licences supplémentaires, et quelqu’un doit construire puis maintenir un modèle de données.

Le flux OData de TOPdesk

À côté de l’API REST, TOPdesk propose le flux OData, un accès prévu pour le reporting. La documentation l’appelle aussi API de niveau de rapport (Reporting Layer API). TOPdesk le recommande lorsque ses rapports intégrés ne suffisent pas et que vous souhaitez concevoir vos propres rapports dans un outil BI. L’éditeur cite à titre d’exemple Microsoft Power BI (y compris sa version gratuite) et Microsoft Excel. L’article sur l’API TOPdesk décrit les données que fournit l’API REST et ses limites.

• Compte API. La documentation recommande un compte API avec un jeton d’application plutôt que les identifiants habituels d’un spécialiste. La page consacrée à la connexion de l’outil BI mentionne toutefois encore un spécialiste dédié avec un mot de passe d’application. Un compte API ne peut pas se connecter à la Section Spécialistes et est considéré comme un compte gratuit dans l’aperçu des licences de spécialiste.
• Droits. Le compte doit disposer des droits « REST API > Lire », « Utiliser les jetons d’application > Écrire » et « Accès avancé aux données de reporting > Lire ».
• Jeton d’application. Lors de sa création, vous donnez au jeton un nom et une date d’expiration. Comme il ne s’affiche qu’une fois, copiez-le et conservez-le à ce moment-là.
• Outil BI. L’outil doit prendre en charge OData 4.0 et l’authentification de base, et savoir lire le format JSON. Dans Power BI, vous vous connectez via « Obtenir des données > Flux OData », avec l’adresse indiquée dans la documentation. L’adresse contient un numéro de version, qui peut changer avec les prochaines mises à jour de TOPdesk.

Selon la documentation de TOPdesk sur la création de rapports avec votre outil BI, le Support de TOPdesk ne fournit pas d’assistance pour des outils externes comme Power BI. La documentation part du principe que vous maîtrisez déjà votre outil BI. TOPdesk conseille aussi de définir d’abord l’objectif et le groupe cible, car tous les groupes ne peuvent pas voir toutes les données.

Le flux ne couvre pas encore tous les modules ; TOPdesk continue de l’étendre. Il ne contient pas non plus toutes les informations de la base de données TOPdesk. Les champs que vous voyez dépendent de vos droits, de vos niveaux d’accès, de votre version de TOPdesk et de votre licence. TOPdesk recommande de ne charger que les tables dont vous avez besoin.

Les exemples de la documentation de TOPdesk utilisent Power BI, et la même documentation indique que le flux OData se lit aussi avec Excel. Pour savoir si un autre outil BI fonctionne avec le flux, TOPdesk renvoie à l’élément de connaissances 11910 sur My TOPdesk. Plus bas, les passages sur les licences et l’actualisation valent pour Power BI.

Ce qu’implique le choix de Power BI

La page de tarifs de Microsoft ne montre que le prix des licences. Il faut y ajouter la construction et la maintenance des rapports, qui prennent du temps à vos équipes ou à un prestataire externe.

Des licences pour consulter les rapports

Selon les explications de Microsoft sur les types de licences, une licence Power BI gratuite suffit pour créer des rapports pour vous-même. Une licence Pro permet de partager des rapports avec d’autres utilisateurs Pro. Avec une simple licence gratuite, vous ne pouvez consulter des rapports partagés que si l’espace de travail est hébergé sur une capacité Premium ou sur une capacité Fabric F64 ou supérieure. Sur une capacité Fabric inférieure, chaque lecteur a besoin d’une licence Pro ou Premium par utilisateur, ou d’une licence d’essai.

Sur la page de tarifs française de Microsoft (consultée le 24 septembre 2026), Power BI Pro coûte 12,10 € par utilisateur et par mois, et la licence Premium par utilisateur 20,80 €. Les deux prix s’entendent en paiement annuel et hors TVA, et ils ont pu changer depuis. Selon Microsoft, Pro est déjà inclus dans Microsoft 365 E5 et Office 365 E5.

Construire un modèle de données

Dans les tables du flux, les données liées ne figurent souvent que sous forme d’UNID, un identifiant unique. Pour afficher un nom plutôt qu’un identifiant, vous devez aussi charger la table correspondante et créer vous-même la relation. Les définitions, que vous fixez ensuite, demandent le plus de travail. Vous décidez ce qui compte comme temps de résolution et quels statuts correspondent à une mise en attente. Il faut aussi choisir comment traiter les champs vides.

Maintenance

Vous pouvez planifier l’actualisation d’un rapport Power BI jusqu’à huit fois par jour avec Pro, et jusqu’à 48 fois avec Premium par utilisateur ou sur une capacité Premium ou Fabric. Certaines règles ne se remarquent que lorsque le rapport n’est plus mis à jour.

• Mise en pause. Si un rapport n’a pas été consulté pendant deux mois, Power BI met l’actualisation planifiée en pause.
• Désactivation. Après quatre échecs d’actualisation consécutifs, ou en cas d’erreur qui exige de nouveaux paramètres, comme des identifiants expirés, Power BI désactive la planification. Comme le jeton d’application expire à une date fixée, notez cette date dans l’agenda du responsable du rapport.
• Mises à jour de TOPdesk. Si une mise à jour modifie des champs du flux, le rapport doit lui aussi être adapté. Après la sortie d’une nouvelle version du flux, TOPdesk continue généralement de prendre en charge l’ancienne pendant six mois environ. Lors du passage à la nouvelle, les rapports existants peuvent cesser de fonctionner ; il faut alors les recréer.

La personne qui a construit le modèle et qui le maintient sait pourquoi les relations et les définitions ont été choisies ainsi. Si elle part et que ces choix ne sont notés nulle part, personne d’autre n’en connaîtra les raisons. Mettez-les donc par écrit et désignez la personne qui prendra le relais.

Des packs Power BI prêts à l’emploi pour TOPdesk

Vous pouvez aussi acheter une solution déjà construite. La TOPdesk Marketplace propose des ensembles de tableaux de bord pour les incidents, les changements, les problèmes et les SLA, ainsi qu’un modèle de données vendu seul et un pack de rapports. Un tel pack vous épargne une partie du travail, comme les relations entre les tables et les premiers rapports. Les définitions viennent alors du fournisseur. Vérifiez qu’elles correspondent à la façon dont vous mesurez le temps de résolution et les SLA.

Le pack reste néanmoins un ensemble de rapports Power BI. Demandez donc quelles licences chaque lecteur doit avoir, et qui adapte le pack quand TOPdesk publie une nouvelle version OData. Demandez aussi qui remarque que l’actualisation planifiée a été désactivée.

Ce que TOPdesk propose lui-même

Avant de vous lancer dans Power BI, vérifiez à quelles questions TOPdesk répond déjà. Ce qui suit provient de la documentation de TOPdesk (consultée le 24 septembre 2026) ; les fonctions et les limites peuvent évoluer par la suite.

• Assistant Rapport. Via « Menu TOPdesk > Nouveau > Rapport », vous choisissez un type de fiche, puis l’assistant vous guide en cinq étapes, des filtres jusqu’au résultat. Le rapport peut être enregistré et exporté vers Excel ou au format PDF. L’Assistant Rapport n’est pas disponible pour la Gestion des biens. Pour ce module, TOPdesk renvoie au Rapport sur le type de bien et au flux OData.
• Tableaux de bord. Sur la page Aperçu, vous rassemblez des widgets de chaque processus, comme Situation actuelle, Sélections et Rapports. Le widget Rapport/ICP, qui affiche des rapports et des indicateurs clés sous forme de graphique, n’existe que dans TOPdesk Enterprise. Créer un nouveau tableau de bord demande des droits d’administrateur.
• Rapports sur la durée. Ils montrent combien de temps il faut aux incidents pour atteindre un statut donné et combien de temps ils y restent. Dans le Rapport sur la répartition de la durée, vous regroupez les résultats par statut ou par groupe de spécialistes. Il vous faut pour cela le droit « Rapports & Sélections > Rapports sur la durée ».
• Reporting Hub. Avec le Reporting Hub, TOPdesk construit un espace central de reporting, qui remplace progressivement l’Assistant Rapport. La documentation française l’appelle aussi pôle de reporting. Le hub est encore en bêta et n’existe qu’en anglais. Les rapports sont prédéfinis. Vous ne pouvez pas les modifier, mais vous pouvez les affiner avec des filtres et les télécharger. Un tableau de bord affiche au maximum les 70 000 éléments les plus récents.

Selon la documentation (consultée le 24 septembre 2026), le hub contient les tableaux de bord Call, Workload, Knowledge management, Customer satisfaction et Change management, ainsi que les rapports sur la durée. TOPdesk l’étoffe progressivement. Si l’un de ces rapports répond à votre question, vous n’avez pas besoin d’un outil BI pour la traiter.

Des rapports sans licence BI

Si les outils de TOPdesk ne répondent pas à votre question, vous pouvez encore vous passer de licence BI avec Excel ou avec un environnement hébergé.

Avec Excel, vous exportez les données depuis l’Assistant Rapport, ou vous reliez le classeur au flux OData sans passer par un export. La méthode est rapide pour une analyse ponctuelle, mais un rapport mensuel oblige à refaire l’export chaque mois. Un classeur relié au flux peut être actualisé. Comme dans Power BI, vous établissez alors vous-même les relations et fixez les définitions.

AureaDesk, le service présenté sur ce site, est un exemple d’environnement hébergé. Vous vous connectez depuis votre navigateur pour consulter le tableau de bord, sans Power BI ni autre licence BI. AureaDesk lit les données via l’API standard de TOPdesk, avec un compte API distinct qui n’a que des droits de lecture sur les données, et n’écrit aucune donnée dans TOPdesk. Il fonctionne avec TOPdesk SaaS, à condition de disposer d’un accès API. Dans AureaDesk, à la différence d’un modèle Power BI maison, vous ne choisissez pas vous-même les tables et les relations.

Le prix varie selon la formule, de Standard (10 utilisateurs inclus, 500 € par mois) à Enterprise (40 utilisateurs inclus, 1 300 € par mois), par organisation et hors TVA. Au-delà, chaque utilisateur supplémentaire est facturé un montant fixe par mois. Le raccordement à TOPdesk est inclus. Les personnes qui ne se connectent pas peuvent recevoir le rapport périodique par e-mail. Le contenu de chaque formule figure sur la page Tarifs.

Quand Power BI est le bon choix

• Vous combinez des sources. Vous voulez mettre les chiffres de TOPdesk en regard de données d’autres systèmes, par exemple ceux des RH, de la finance ou de la supervision.
• Vous avez une équipe BI. Si une équipe gère déjà des modèles Power BI, avec leurs licences et leur actualisation, TOPdesk devient pour elle une source parmi d’autres.
• Les licences sont en place. Si toutes les personnes qui consultent les rapports disposent déjà d’une licence Pro, par exemple via Microsoft 365 E5, ou si l’espace de travail se trouve sur une capacité Premium ou sur une capacité Fabric F64 ou supérieure, la consultation n’exige aucune licence supplémentaire.
• Vous appliquez vos propres définitions. Si votre organisation a sa propre définition du temps de résolution, vous avez intérêt à garder la main sur le modèle.

Dans ces situations aussi, laissez hors du modèle les questions auxquelles le Reporting Hub et l’Assistant Rapport répondent déjà. Le modèle demandera ainsi moins d’entretien.