Behandelaarslicenties in TOPdesk controleren

In TOPdesk betaal je per behandelaar. Aan iemands naam of functie zie je niet of hij een betaalde behandelaar is, want dat hangt af van de rechten op zijn account. Bij vertrek of een nieuwe functie horen die rechten mee te veranderen, en ook bij een project. Dat gebeurt niet elke keer volledig. Met een vaste controle zie je welke betaalde accounts nog in gebruik zijn en bij wie de rechten niet meer bij het werk passen.

Wanneer een behandelaar betaald is

Op de prijspagina van TOPdesk staat dat je per behandelaar per maand betaalt, en dat een behandelaar iemand is die tickets kan aanmaken en aanpassen. Voor wie alleen dashboards bekijkt, betaal je niets.

De rechten in de rechtengroepen van een behandelaar bepalen of hij onder de telling valt. TOPdesk kent gratis en betaalde rechten, en een betaald recht herken je aan een geldpictogram. Heeft een behandelaar minstens een betaald recht, dan betaal je voor hem. In grote lijnen zijn gratis rechten bedoeld om informatie te bekijken. Wie gegevens of de omgeving zelf wil wijzigen, heeft meestal betaalde rechten nodig. In de documentatie over gratis en betaalde machtigingen staat als voorbeeld een rechtengroep voor Meldingenbeheer waarin veel betaalde rechten aanstaan. Elke behandelaar die aan die rechtengroep gekoppeld is, telt daardoor als betaald.

Een behandelaar kan een betaalde rechtengroep rechtstreeks gekoppeld hebben, of de rechten krijgen via een behandelaarsgroep waaraan die rechtengroep gekoppeld is. In dat tweede geval krijgen alle leden van de behandelaarsgroep de rechten. Een administrator heeft alle rechten voor alle processen zonder in een rechtengroep te zitten. Als je alleen de rechtengroepen naloopt, zie je zo'n account niet.

Een paar soorten kaarten tellen niet als betaald, ook als er betaalde rechten aan hangen:

• API-accounts. In SaaS hebben ze sinds oktober 2025 een eigen API-accountkaart. Ze kunnen niet inloggen in het behandelaarsgedeelte en gebruiken geen behandelaarslicentie, ook niet met uitgebreide rechten.
• Kaarten die niet mogen inloggen. Staat 'Toegelaten om aan te melden' uit, dan wordt de kaart niet als betaald aangeduid.
• Accounts van TOPdesk zelf. De Consultancy- en Support-accounts in een SaaS-omgeving worden niet als betaald aangeduid.

Is een koppeling nog op een gewone behandelaarskaart ingericht, dan telt die kaart wel mee zolang hij mag inloggen en betaalde rechten heeft. In SaaS kun je zo'n kaart sinds eind juli 2026 niet meer omzetten naar een API-account. Je maakt dan een nieuw API-account aan via Ondersteunende bestanden > Nieuw > API-account, met de rechten die de koppeling nodig heeft en een eigen applicatietoken. Daarna zet je de koppeling over op dat account en archiveer je de oude kaart.

Bij twijfel, en zeker bij een administrator, kijk je op het tabblad Autorisatie van de behandelaarskaart. Daar staat de licentiestatus.

Het Overzicht behandelaarslicenties

In TOPdesk SaaS zit sinds de productupdate van juni 2025 een Overzicht behandelaarslicenties. Werk je niet met TOPdesk SaaS, kijk dan in de documentatie van je eigen versie of het er al in zit. Je opent het via Modules > Ondersteunende bestanden > Overzicht > Behandelaarslicenties. Het vervangt het oudere Overzicht actieve behandelaars. TOPdesk heeft aangekondigd dat het oude overzicht in november 2026 verdwijnt.

Bovenaan staat een grafiek met het contractuele en het werkelijke licentiegebruik. De grafiek is blauw zolang het werkelijke gebruik binnen het contract blijft. Hij wordt rood als er meer betaalde behandelaren in gebruik zijn dan het contract toestaat. In de lijst daaronder staat bij elke naam wanneer die behandelaar voor het laatst actief was en of het account betaald of gratis is. In het detailpaneel van een behandelaar zie je onder meer of het een API-account is en welke betaalde rechtengroepen eraan hangen. Komen ze via een behandelaarsgroep, dan staat de naam van die behandelaarsgroep erbij.

Met de filters stel je de lijst samen die je wilt nalopen. Er is een filter voor alleen betaalde accounts en een filter op accounts die sinds een gekozen datum niet meer hebben ingelogd. Ook kun je API-accounts en accounts met een applicatietoken tonen of juist weglaten. In de documentatie van dit overzicht heet dat filter toepassingswachtwoord.

Laatst actief is de laatste keer dat iemand inlogde. De datum wordt ook bijgewerkt als de persoon die aan de behandelaar gekoppeld is, inlogt op de Self-Service Portal. Een recente datum zegt dus niet dat iemand zijn betaalde rechten heeft gebruikt.

Om het overzicht te openen heb je zelf leesrecht nodig op Behandelaars en op Machtigingsgroepen (zo heten de rechtengroepen daar) in het blok Ondersteunende bestanden. In het blok Overzicht behandelaarslicenties heb je ook het recht Toegang tot het overzicht nodig.

Wat er in 2026 verandert

Onder de naam One TOPdesk User brengt TOPdesk persoon en behandelaar samen. Drie onderdelen daarvan hebben gevolgen voor de licentiecontrole. Ze staan in de documentatie over fase 2 van One TOPdesk User (gelezen op 7 oktober 2026).

Het Overzicht actieve behandelaars verdwijnt

Volgens de documentatie wordt het Overzicht actieve behandelaars in november 2026 verwijderd. Open je het nog, of werk je met een vaste export ervan, stap dan voor die tijd over op het Overzicht behandelaarslicenties. Het nieuwe overzicht verschilt op drie punten van het oude.

• Het nieuwe overzicht vraagt eigen rechten, die hierboven staan. Wie het oude kon openen, heeft die niet per se.
• De knop Export geeft een Excel-bestand met Naam, Loginnaam, Licentiestatus en Laatste actieve datum. De filters werken niet door in de export, dus het bestand bevat alles wat voor jou beschikbaar is. Waar de betaalde rechten vandaan komen, staat er niet in.
• Het oude overzicht liet ook zien wie op dat moment online was. In de beschrijving van het nieuwe overzicht staat die kolom niet.

Ook het portaal telt mee voor Laatst actief

Vanaf augustus 2026 wordt Laatst actief volgens de documentatie over fase 2 ook bijgewerkt bij een aanmelding op de Self-Service Portal. TOPdesk vraagt daar bij het beheer van de licenties rekening mee te houden. Een teamleider die af en toe via het portaal een melding indient, kan zo met een even recente datum in de lijst staan als een collega die elke dag meldingen afhandelt.

Met het filter op Laatst actief spoor je daardoor vooral mensen op die helemaal niet meer inloggen, zoals vertrokken medewerkers. Wie een andere rol heeft gekregen, vind je beter door na te gaan op welke kaarten hij de laatste tijd als behandelaar stond. Maak in het overzicht van meldingen een selectie op het afgelopen kwartaal, zet de kolom Behandelaar en een datumkolom erin, zoals de afmelddatum, en kies Meer > Exporteren. Doe hetzelfde voor wijzigingen en, als je die gebruikt, operationele activiteiten. Met een draaitabel zie je dan per behandelaar de laatste datum. Neem alleen de kolommen op die je hiervoor nodig hebt. Met de export staan er persoonsgegevens buiten TOPdesk, dus verwijder het bestand als de controle klaar is. Om te exporteren heb je aanmaakrechten voor Exportlijsten onder Import en exports nodig.

Elke behandelaar krijgt een persoonskaart

Op 28 juli 2026 meldde TOPdesk in de Community dat elke behandelaarskaart zonder gekoppelde persoon automatisch een persoonskaart krijgt. TOPdesk noemde voor de uitrol een termijn van een à twee weken. API-accounts en de eigen accounts van TOPdesk vallen erbuiten. De nieuwe persoonskaarten krijgen geen extra rechten en geen toegang tot de Self-Service Portal.

Ook accounts van leveranciers of externe consultants die nog niet gekoppeld waren, krijgen zo een persoonskaart. Zolang niemand bij die accounts de portaaltoegang aanzet, zegt Laatst actief nog wel iets over het gebruik van het behandelaarsgedeelte. Als zo'n account niet meer nodig is, archiveer je meestal beide kaarten, omdat de persoonskaart alleen voor dat account is aangemaakt.

Betaalde rechten die blijven staan

Iemand krijgt betaalde rechten omdat hij ze voor zijn werk nodig heeft. Ze blijven vaak staan als die reden er niet meer is, vooral in de volgende gevallen.

• Vertrek. Iemand gaat weg en de kaart wordt niet gearchiveerd. Zolang die kaart mag inloggen en een betaald recht heeft, telt hij mee.
• Functiewijziging. Iemand stapt over naar een ander team en krijgt de rechtengroep van dat team erbij. De oude blijft staan. Dat raakt beveiliging en audits. Soms gaat het andersom en ontbreekt iemand in de behandelaarsgroep waarin zijn nieuwe werk binnenkomt, wat gevolgen heeft voor de doorlooptijd.
• Tijdelijke rechten. Voor een project of een vervanging krijgt iemand een paar weken extra rechten. Na afloop haalt niemand ze weg.

In het licentieoverzicht zie je wie niet meer inlogt. Of iemand betaalde rechten nodig heeft, hangt af van wat hij in TOPdesk doet. Dat iemand inlogt, betekent nog niet dat hij ze nodig heeft. Voor een teamleider die dagelijks inlogt om alleen de stand te bekijken, volstaan vaak gratis rechten.

Controle per kwartaal

1. Maak de lijst. Filter in het Overzicht behandelaarslicenties op betaalde accounts waarvan Laatst actief meer dan drie maanden geleden is. Heb je ook een overzicht van wie de afgelopen maanden als behandelaar op meldingen, wijzigingen of operationele activiteiten stond, leg dat ernaast.
2. Kijk waar de betaalde rechten vandaan komen. Dat zie je in het detailpaneel van het overzicht of op het tabblad Behandelaarsgroepen van de behandelaarskaart. Komen ze via een behandelaarsgroep, dan blijft het account betaald zolang de behandelaar in die behandelaarsgroep zit, ook als je de rechtengroepen op de kaart zelf weghaalt. Houd er rekening mee dat de behandelaarsgroep vaak ook bepaalt welk werk bij iemand binnenkomt. Als je een rechtengroep van de behandelaarsgroep afhaalt, geldt dat voor alle leden.
3. Bespreek de lijst met de teamleiders. Zij weten wie er vertrokken is of ander werk is gaan doen, en wie TOPdesk alleen nog gebruikt om mee te kijken. Bij iemand met een andere rol ga je ook na of zijn rechtengroep nog past en of hij in de behandelaarsgroep zit waar zijn werk binnenkomt.
4. Pas het aan in TOPdesk. Wie alleen informatie hoeft te zien, kan meestal met gratis rechten toe. Een behandelaarskaart archiveer je via Meer > Archiveren. De gekoppelde persoonskaart gaat niet vanzelf mee; TOPdesk vraagt of je alleen de behandelaarskaart of beide kaarten wilt archiveren. Blijft de medewerker in dienst, archiveer dan alleen de behandelaarskaart. Meerdere kaarten tegelijk archiveer je via Modules > Ondersteunende bestanden > Overzicht: Behandelaars. Krijgt iemand nieuwe rechten, dan werken die pas nadat hij uit- en weer inlogt.
5. Leg vast wat je hebt besloten. Met een korte notitie per account weet je volgend kwartaal nog wat er is besloten en om welke reden.

Verandert daarna het aantal gecontracteerde behandelaren, dan duurt het twee werkdagen voordat dat in het Overzicht behandelaarslicenties zichtbaar is.

Rechten per behandelaar in een lijst

Waar de betaalde rechten vandaan komen (stap 2), zie je per account in het detailpaneel, maar niet in de export. Bij honderden behandelaren wil je een lijst. Op de openbare roadmap van TOPdesk staat de rechtenrapportage bij Launched. TOPdesk meldde daar in februari 2026 een nieuwe API waarmee je kunt opvragen wie welke rechten heeft, en noemde daarbij Power BI als voorbeeld. De Access roles API op developers.topdesk.com heeft daarvoor een rapportage-endpoint, dat per rechtengroep de gekoppelde gebruikers en de aangevinkte rechten als id's teruggeeft. Het account dat de API aanroept, heeft leesrecht op rechtengroepen nodig.

Of een recht betaald is, en of rechten via een behandelaarsgroep meetellen, staat niet in de beschrijving. Leg de uitkomst daarom eerst naast een paar behandelaren van wie je het antwoord al weet. Meer over de API staat in Wat de TOPdesk-API wel en niet teruggeeft.

Een behandelaar archiveren of verwijderen

Stap 4 beschrijft hoe je een behandelaarskaart archiveert. Vanaf de persoonskaart werkt het anders. Archiveer je een persoonskaart, dan gaat de gekoppelde behandelaarskaart automatisch mee. Volgens de documentatie over fase 2 gebeurt dat ook via de API en bij een import, en geldt in die twee gevallen ook het omgekeerde. Archiveert een import of koppeling een behandelaarskaart, dan gaat de gekoppelde persoonskaart dus mee, ook bij iemand die in dienst blijft. Probeer zo'n import daarom eerst met een testaccount.

Bij terughalen is het andersom. Dearchiveer je een behandelaarskaart, dan komt de gekoppelde persoonskaart automatisch terug. Dearchiveer je een persoonskaart, dan vraagt TOPdesk of de behandelaarskaart ook terug moet. Let bij die keuze op de licenties, want een teruggehaalde behandelaarskaart die mag inloggen en betaalde rechten heeft, telt weer mee. Voor archiveren en dearchiveren heb je het recht Archiveren nodig op zowel Behandelaars als Personen.

Verwijderen kan ook. Verwijder je een persoonskaart waarvoor geen openstaande meldingen zijn, dan wordt volgens de documentatie over fase 2 ook de gekoppelde behandelaarskaart verwijderd. De pagina over archiveren waarschuwt dat gegevens op andere kaarten onvolledig of onbruikbaar kunnen worden als je een kaart verwijdert. Na archiveren blijven die kaarten bruikbaar. Hoe lang de persoonsgegevens van een vertrokken behandelaar daarna in TOPdesk blijven, hangt af van de bewaartermijn die jullie hanteren.

Anonimiseren gaat sinds eind juli 2026 via de persoon. Volgens Bescherming van persoonlijke gegevens kan dat alleen bij gearchiveerde personen, en gaat de gekoppelde behandelaar mee. Volgens dezelfde pagina is anonimiseren niet ongedaan te maken. Een geanonimiseerde gebruiker kan ook niet meer inloggen. Automatisch anonimiseren na een ingestelde periode in het archief staat volgens die pagina standaard aan, en een geanonimiseerde behandelaar haal je niet meer terug uit het archief. Welke periode bij jullie geldt, zie je onder Functionele instellingen > Verantwoord gegevensbeheer > Bescherming van persoonsgegevens.

Behandelaarslicentiebeheer in AureaDesk

Voor de controle per kwartaal heeft AureaDesk de weergave Behandelaarslicentiebeheer. Behandelaarslicentiebeheer gaat uit van activiteit op meldingen en wijzigingen, en met de module Operationeel beheer ook van operationele activiteiten. Inloggen telt daarbij niet mee. Je ziet welke betaalde behandelaren de afgelopen 90 dagen geen geregistreerde activiteit hadden en aan welke rechtengroepen ze nu gekoppeld zijn. De lijst uit AureaDesk kun je in stap 1 naast het Overzicht behandelaarslicenties leggen.

De weergave toont ook behandelaren van wie de functie of afdeling is gewijzigd sinds AureaDesk op TOPdesk is aangesloten. Bij hen ga je na of hun rechten en behandelaarsgroepen nog passen bij hun huidige rol. Heb je een account gecontroleerd, dan vink je het af als Gecontroleerd; met Alles gecontroleerd vink je een hele lijst in een keer af. Een afgevinkt account verdwijnt uit de lijst, ook voor je collega's. Is er niets veranderd, dan staat een betaald account zonder activiteit na uiterlijk 90 dagen weer in de lijst.

Een paar grenzen:

• Geen oordeel. Wie vooral problemen behandelt of in het Kennissysteem, Asset Management of Reserveringenbeheer werkt, kan in de lijst staan terwijl hij zijn betaalde rechten wel gebruikt. De lijst is bedoeld om met de teamleiders te bespreken.
• Een eigen telling. AureaDesk toont betaalde behandelaren volgens de gegevens die het uit TOPdesk leest. Voor de licentiestatus blijft het Overzicht behandelaarslicenties maatgevend.
• Alleen behandelaarslicenties. Softwarelicenties en contracten vallen erbuiten.
• Aanpassen doe je in TOPdesk. AureaDesk leest alleen en verandert daar niets, ook niet aan rechten of kaarten.

Behandelaarslicentiebeheer zit in Pro en Enterprise. Wat er in welk pakket zit, staat op de prijzenpagina.