Bearbeiterlizenzen in TOPdesk prüfen

Bei TOPdesk zahlen Sie pro Bearbeiter. Ob jemand ein kostenpflichtiger Bearbeiter ist, sehen Sie aber weder am Namen noch an der Funktion. Entscheidend sind die Berechtigungen seines Kontos. Bei einem Austritt, einem Funktionswechsel oder einem Projekt müssten diese Berechtigungen angepasst werden, doch manchmal geschieht das nur unvollständig. Prüfen Sie deshalb regelmäßig, welche kostenpflichtigen Konten noch genutzt werden und wo Berechtigungen nicht mehr zu den tatsächlichen Aufgaben passen.

Wann ein Bearbeiter kostenpflichtig ist

Auf der Preisseite von TOPdesk steht, dass Sie pro Bearbeiter und Monat zahlen und dass ein Bearbeiter jemand ist, der Tickets anlegen und bearbeiten kann. Für jemanden, der nur Dashboards ansieht, zahlen Sie nichts.

Ob ein Bearbeiter mitgezählt wird, hängt von den Berechtigungen in seinen Berechtigungsgruppen ab. TOPdesk unterscheidet kostenlose und kostenpflichtige Berechtigungen; die kostenpflichtigen erkennen Sie an einem Geldsymbol. Hat ein Bearbeiter mindestens eine kostenpflichtige Berechtigung, zahlen Sie für ihn. Vereinfacht gesagt reichen kostenlose Berechtigungen, um Informationen einzusehen, und wer Daten oder die Umgebung selbst ändert, braucht in der Regel kostenpflichtige. Die Dokumentation zu kostenlosen und kostenpflichtigen Berechtigungen nennt als Beispiel eine Berechtigungsgruppe für das Incidentmanagement, in der viele kostenpflichtige Berechtigungen aktiviert sind, sodass jeder damit verknüpfte Bearbeiter kostenpflichtig ist.

Ein Bearbeiter kann eine kostenpflichtige Berechtigungsgruppe auf seiner eigenen Karte erhalten oder über eine Bearbeitergruppe, mit der die Berechtigungsgruppe verknüpft ist. Im zweiten Fall bekommen alle Mitglieder der Bearbeitergruppe die Berechtigungen. Der Administrator hat dagegen alle Rechte für alle Prozesse, ohne einer Berechtigungsgruppe anzugehören. Wer nur die Berechtigungsgruppen durchgeht, übersieht ein solches Konto.

Einige Kartenarten gelten nicht als kostenpflichtig, auch wenn ihnen kostenpflichtige Berechtigungen zugewiesen sind:

• API-Konten. In TOPdesk SaaS haben sie seit Oktober 2025 eine eigene API-Kontokarte. Sie können sich nicht im Bearbeiterbereich anmelden und belegen keine Bearbeiterlizenz, auch nicht mit umfassenden Berechtigungen.
• Karten ohne Anmeldeerlaubnis. Ist „Erlaubnis, sich anzumelden“ deaktiviert, wird die Karte nicht als kostenpflichtig gekennzeichnet.
• Konten von TOPdesk selbst. Die Beratungs- und Supportkonten in einer SaaS-Umgebung werden nicht als kostenpflichtig gekennzeichnet.

Läuft eine Integration noch über eine normale Bearbeiterkarte, zählt diese Karte mit, solange für sie die Anmeldung erlaubt ist und sie kostenpflichtige Berechtigungen hat. Seit Ende Juli 2026 lässt sich eine solche Karte in TOPdesk SaaS nicht mehr in ein API-Konto umwandeln. Legen Sie stattdessen über „Stammdaten > Neu > API-Konto“ ein neues API-Konto mit den nötigen Berechtigungen an und erstellen Sie dafür ein eigenes Anwendungstoken. Stellen Sie die Integration anschließend auf dieses Konto um und archivieren Sie die alte Karte.

Im Zweifelsfall und vor allem bei Administratoren sehen Sie auf der Bearbeiterkarte im Tab „Autorisierungen“ nach (in manchen Teilen der Dokumentation: „Berechtigung“). Dort steht der Lizenzstatus.

Die Übersicht der Bearbeiterlizenzen

In TOPdesk SaaS gibt es seit dem Produktupdate vom Juni 2025 eine Übersicht der Bearbeiterlizenzen (in der Dokumentation: „Übersicht Lizenzen“). Nutzen Sie TOPdesk on-premises, prüfen Sie in der Dokumentation Ihrer Version, ob die Übersicht dort schon enthalten ist. Zu finden ist sie unter „Module > Stammdaten > Übersicht > Bearbeiter-Lizenzen“. Sie ersetzt die ältere Übersicht der aktiven Bearbeiter, deren Entfernung TOPdesk für November 2026 angekündigt hat.

Oben zeigt ein Diagramm die vertraglich vereinbarte Lizenzzahl und die tatsächliche Nutzung. Es ist blau, solange die Nutzung im vertraglichen Rahmen bleibt, und rot, wenn mehr kostenpflichtige Bearbeiter im Einsatz sind, als der Vertrag erlaubt. Darunter folgt eine Liste mit dem Namen jedes Bearbeiters, dem Zeitpunkt seiner letzten Aktivität und der Angabe, ob das Konto kostenpflichtig ist oder nicht. Im Detailbereich eines Bearbeiters sehen Sie unter anderem, ob es sich um ein API-Konto handelt und welche kostenpflichtigen Berechtigungsgruppen damit verknüpft sind. Stammen sie aus einer Bearbeitergruppe, wird deren Name angezeigt.

Mit den Filtern stellen Sie die Liste zusammen, die Sie durchgehen möchten. Sie können sie auf kostenpflichtige Konten beschränken, auf Bearbeiter, die sich seit einem von Ihnen gewählten Datum nicht mehr angemeldet haben, oder auf beides. Mit zwei weiteren Filtern zeigen Sie nur API-Konten beziehungsweise Konten mit Anwendungstoken an oder blenden sie aus.

„Zuletzt aktiv“ ist der Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Das Datum wird auch aktualisiert, wenn sich die mit dem Bearbeiter verknüpfte Person im Self Service Portal anmeldet. Ein aktuelles Datum bedeutet also nicht, dass jemand seine kostenpflichtigen Berechtigungen genutzt hat.

Um die Übersicht zu öffnen, brauchen Sie selbst im Block „Stammdaten“ die Leseberechtigung für „Bearbeiter“ und „Berechtigungsgruppen“ und im Block „Übersicht der Lizenzen“ die Berechtigung „Zugriff auf Übersicht“.

Wo kostenpflichtige Konten übrig bleiben

Kostenpflichtige Berechtigungen werden vergeben, wenn jemand sie braucht, und bleiben oft bestehen, auch wenn der Anlass bereits weggefallen ist. Typische Fälle sind:

• Austritt. Jemand verlässt die Organisation, und die Karte wird nicht archiviert. Solange für diese Karte die Anmeldung erlaubt ist und sie eine kostenpflichtige Berechtigung hat, zählt sie mit.
• Funktionswechsel. Jemand wechselt in ein anderes Team und bekommt die Berechtigungsgruppe dieses Teams dazu, die alte wird aber nicht entfernt. Für Sicherheit und Audits ist das relevant. Es kommt auch vor, dass jemand in der Bearbeitergruppe fehlt, der seine neuen Vorgänge zugewiesen werden, und das wirkt sich auf die Durchlaufzeit aus.
• Befristete Berechtigungen. Für ein Projekt oder eine Vertretung erhält jemand einige Wochen lang zusätzliche Berechtigungen. Nach Ablauf entfernt sie niemand.

Unterscheiden Sie dabei, ob sich jemand nur anmeldet oder auch mit TOPdesk arbeitet. Die Lizenzübersicht zeigt Ihnen, wer sich nicht mehr anmeldet. Ob jemand kostenpflichtige Berechtigungen braucht, hängt davon ab, was er in TOPdesk tut. Einem Teamleiter, der sich täglich anmeldet, um sich nur den aktuellen Stand anzusehen, reichen oft kostenlose Berechtigungen.

Vierteljährliche Prüfung

1. Erstellen Sie die Liste. Filtern Sie in der Übersicht der Bearbeiterlizenzen nach kostenpflichtigen Konten, deren Datum „Zuletzt aktiv“ mehr als drei Monate zurückliegt. Haben Sie auch eine Übersicht darüber, wer in den letzten Monaten als Bearbeiter bei Incidents, Changes oder operativen Aktivitäten eingetragen war, gleichen Sie die Liste damit ab.
2. Sehen Sie nach, woher die kostenpflichtigen Berechtigungen stammen. Die Herkunft zeigt der Detailbereich der Übersicht oder der Tab „Bearbeitergruppen“ der Bearbeiterkarte. Stammen die Berechtigungen aus einer Bearbeitergruppe, bleibt das Konto kostenpflichtig, solange der Bearbeiter Mitglied dieser Bearbeitergruppe ist, auch wenn Sie die Berechtigungsgruppen auf der Karte selbst entfernen. Die Bearbeitergruppe steuert aber oft auch, welche Vorgänge jemandem zugewiesen werden. Entfernen Sie eine Berechtigungsgruppe aus der Bearbeitergruppe, betrifft das alle Mitglieder.
3. Besprechen Sie die Liste mit den Teamleitern. Die Teamleiter wissen, wer gegangen ist oder die Rolle gewechselt hat und wer nur noch Informationen einsieht. Bei einem Rollenwechsel prüfen Sie auch, ob die Berechtigungsgruppe noch passt und ob der Bearbeiter Mitglied der Bearbeitergruppe ist, der seine Vorgänge zugewiesen werden.
4. Nehmen Sie die Änderungen in TOPdesk vor. Wer nur Informationen einsehen muss, kommt meist mit kostenlosen Berechtigungen aus. Eine Bearbeiterkarte archivieren Sie über „Mehr > Archivieren“. Die verknüpfte Personenkarte wird nicht automatisch mitarchiviert; TOPdesk fragt, ob Sie nur die Bearbeiterkarte oder beide Karten archivieren möchten. Bleibt die Person in der Organisation, archivieren Sie nur die Bearbeiterkarte. Mehrere Karten auf einmal archivieren Sie über „Module > Stammdaten > Übersicht: Bearbeiter“. Erhält jemand neue Berechtigungen, greifen diese erst, nachdem er sich ab- und wieder angemeldet hat.
5. Dokumentieren Sie Ihre Entscheidungen. Mit einer kurzen Notiz pro Konto können Sie im nächsten Quartal nachvollziehen, was Sie entschieden haben und warum.

Ändert sich danach die Anzahl der vertraglich vereinbarten Bearbeiter, dauert es zwei Arbeitstage, bis das in der Übersicht der Bearbeiterlizenzen sichtbar ist.

Bearbeiterlizenzverwaltung in AureaDesk

In AureaDesk gibt es dafür die Ansicht Bearbeiterlizenzverwaltung. Ausgangspunkt sind dort nicht Anmeldungen wie bei „Zuletzt aktiv“, sondern die Aktivität bei Incidents, Changes und, mit dem Modul Operationsmanagement, bei operativen Aktivitäten. Sie sehen, welche kostenpflichtigen Bearbeiter in den letzten 90 Tagen keine erfasste Aktivität hatten und mit welchen Berechtigungsgruppen sie derzeit verknüpft sind. Die Liste können Sie in Schritt 1 mit der Übersicht der Bearbeiterlizenzen abgleichen.

Die Ansicht weist auch auf Bearbeiter hin, deren Funktion oder Abteilung sich geändert hat, seit AureaDesk an TOPdesk angebunden ist. Bei ihnen prüfen Sie, ob Berechtigungen und Bearbeitergruppen noch zur aktuellen Rolle passen. Konten, die Sie geprüft haben, haken Sie einzeln ab, mit „Alles geprüft“ auch eine ganze Liste auf einmal. Was Sie abhaken, verschwindet aus der Liste, auch für Ihre Kollegen. Hat sich nichts geändert, steht ein kostenpflichtiges Konto ohne Aktivität spätestens nach 90 Tagen wieder auf der Liste.

Die Ansicht hat einige Grenzen:

• Keine Bewertung. Wer vor allem Probleme bearbeitet oder in der Wissensdatenbank, im Assetmanagement oder im Reservierungsmanagement arbeitet, kann auf der Liste stehen, obwohl er seine kostenpflichtigen Berechtigungen durchaus nutzt. Die Liste ist ein Ausgangspunkt für das Gespräch mit den Teamleitern.
• Eine eigene Zählung. AureaDesk zeigt kostenpflichtige Bearbeiter nach den Daten, die es aus TOPdesk liest. Für den Lizenzstatus bleibt die Übersicht der Bearbeiterlizenzen maßgeblich.
• Nur Bearbeiterlizenzen. Softwarelizenzen und Verträge gehören nicht dazu.
• Angepasst wird in TOPdesk. AureaDesk greift nur lesend zu und ändert nichts, auch nicht an Berechtigungen oder Karten.

Die Bearbeiterlizenzverwaltung ist in den Paketen Pro und Enterprise enthalten. Was die einzelnen Pakete umfassen, sehen Sie auf der Preisseite.